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1、 办公用品管理办公用品管理办公用品管理办公用品管理标准标准标准标准 Q/GQQ/GQQ/GQQ/GQ- - - -219.012219.012219.012219.012- - - -2009200920092009 广前电力有限公司企业标准广前电力有限公司企业标准广前电力有限公司企业标准广前电力有限公司企业标准 Q/Q/Q/Q/GQGQGQGQ 2009200920092009- - - -06060606- - - -15151515 发布发布发布发布 2009200920092009- - - -0 0 0 06 6 6 6- - - -1 1 1 15 5 5 5 实施实施实施实施 深
2、圳市广前电力有限公司深圳市广前电力有限公司深圳市广前电力有限公司深圳市广前电力有限公司 发布发布发布发布 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 1 前前前前 言言言言 本规定是对广前公司办公用品管理工作程序QW-ADM-001、 办公用品（易耗品）定额发放管 理标准QW-ADM-029 的修订，切合广前电力公司发展的实际，是广前电力公司企业标准体系的组成 部分之一。自公司下发之日起生效，公司原颁布的有关规定同期废止。本规定将根据公司的发展和工作 变化的需要而进行相应的修订。 本规定规定的解释权归公司。 附录为规范性附录。 本规定由综合部提出。 本规定由归口管理并负责解释。 本规
3、定主要起草人：王海平 修订 ：钟明慧 杨龙 审核 ：谢谦 审定 ：陈创庭 叶善佩 杨美玲 李红明 批准 ：李方吉 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 1 办公用品管理标准 1 范围范围范围范围 为了规范日常办公用品的申购、领用、管理和维护工作，以及合理使用办公费用，宣传、维护企业 形象，特制定本标准。 本标准规定了深圳市广前电力有限公司办公用品的计划、采购、保管、领用、发放等的相关程序。 本标准适用于深圳市广前电力有限公司各部门办公用品管理工作。 2 规范性引用文件规范性引用文件规范性引用文件规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 凡是注日期的引
4、用文件， 其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励使用本标准的各部门研究是否可 使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T190012000质量管理体系要求 GB/T240011996环境管理体系规范及使用指南 GB/T280012001职业健康安全管理规范 Q/PD1-A00-2004 质量、环境、职业健康安全管理手册 Q/QWPS.CW-009-2006 固定资产管理标准 3 术语及定义术语及定义术语及定义术语及定义 暂无 4 4 4 4 职责职责职责职责 4.1 综合部 负责办公用品的配置标准的制订工作。 负责办
5、公用品的计划审核、标准控制、发放审批管理以及使用情况检查工作。 4.2 生产经营部 负责公司办公设备、办公用品的采购、验收、入库、费用结算。 负责计算机、复印机、打印机类备品备件的计划和领用管理工作。 4.3 设备部 负责办公设备、办公用品的出入库登记和储存保管。 负责办公用品补仓计划、进货验收、仓管和发放工作。 4.4 财务部 负责公司办公设施、办公用品的财务监督、核算及相关资产的管理。 4.5 各部门 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 2 负责部门内部办公用品的合理使用、保管，非通用性办公用品计划的提出等工作。对于以部门名义 领用的非易耗型办公用品，如复印机、打印机、相
6、机、扫描仪、传真机、办公桌椅等，该部部长为第一 责任人。 4.6 领用人 负责妥善保管领用的办公用品，不得故意损坏。领用人为领用物资的第一责任人。 5 管理办法管理办法管理办法管理办法 5.1 办公用品（非易耗品）配置标准 5.1.1 部门办公用品，如复印机、传真机、扫描仪、刻录机等，原则上每个部门仅配置一台，综合部因 工作需要可以适当增加；打印机、相机等设备，原则上每个分部配置一台。 5.1.2 个人办公用品，如 NC 终端、 （移动）电话机、剪刀等，可一次性领用；贵重物品，如打印/传真 一体机、手提电脑，仅限副部长以上人员领用，主任或其他员工若因工作需要可以申请使用，申请程序 详见 5.4
7、。本标准发布前所有员工已经配置的上述贵重物品可继续使用，但若因损坏、老化报废后，不 再另行配置。 5.1.3 各部门领用的电脑、相机、复印机、传真机、影视设备、音响设备、办公桌椅、会议台、椅、沙 发、文件柜、保险柜、帐本、各种表格、锁、钟、值班用品不列入部门包干费用。 5.1.4 公用茶具不列入部门包干费用。 5.1.5 非易耗办公用品每年 10 月 31 日前申报下年度计划，由综合部组织审定，列入下年度预算。采购 前由申请部门以预算为依据在 MAXIMO 系统进行申请，按照“行政物资”采购程序执行。若有未列入 当年预算的物品需要采购时，也必须在 MAXIMO 系统中按照“行政物资”采购程序，
8、经综合部审核， 公司领导批准后再采购。生产用计算机、打印机、照相机等电器，均需走办公用品审批流程，财务部帐 目列入生产物资处理。 5.2 办公用品（易耗品）配置标准 5.2.1 分部主任以上管理人员每月每人 30 元，主任工程师及专责工程师每月每人 25 元，其他人员每月 每人 15 元，非管理人员每月每人 10 元。仓管员每月根据各部门实际人数进行调整规定费用。常见办公 易耗品见附表 A。 5.2.2 每年 1 月 15 日、7 月 15 日前，由各部门在部门总定额内按需求在 MAXIMO 上提交本部门半年易 耗办公用品采购申请， 经综合部审核， 公司领导批准后， 生产经营部物资采购分部执行
9、采购。 若 MAXIMO 自动发出“办公用品库存低”的提示时，仓管人员可将此提示转发给综合部，由综合部在 MAXIMO 中 填写采购申请，以补充库存。 5.2.3 各部门办公费用应尽可能在年度用量标准范围内领用。定额可跨月使用，但不得跨年度使用。定 额用完后，本年度不允许再继续领用任何办公用品。办公用品不是福利，定额未用完的不得在年底突击 领用。 5.2.4 打印机使用的喷墨、色带、硒鼓，复印机使用的碳粉不列入部门包干费用中，由信息主管部门根 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 3 据使用需要提出采购申请，综合部审批，设备部仓库以旧换新发放。 5.3 办公用品的领用、保管 5
10、.3.1 固定资产或非易耗品，若是部门使用，如打印机、复印机、扫描仪、办公桌椅等，由文员统一从 仓库领用。若是个人使用，如（移动）电话机、订书机、计算器等，由员工个人在 MAXIMO 中填写领 用单后领取。 员工在领取非易耗办公用品后，应爱惜使用，妥善保管，不得故意破坏、损毁。不属于固定资产的 办公用品，如订书机、计算器等，在正常使用期限内，因自然磨损或老化无法修复使用的，以旧换新； 人为损坏、丢失的要赔偿。首次领用超过50元的耐用办公用品时，必须经公司分管领导批准。属于公司 固定资产的办公用品，如笔记本电脑、相机等设备，若发生丢失、损坏、报废等情况，需要赔偿，具体 处理办法详见公司制定的非生
11、产性固定资产管理标准 。 员工离职或辞职时，应移交自己使用的所有非生产性固定资产，办理退库手续。员工在厂内调离原 部门时也应办理固定资产内部转移手续。 如果岗位变动， 对于个人不需要的非生产性固定资产要自觉办 理退库手续。固定资产的退库及内部转移办理办法详见公司制定的非生产性固定资产管理标准 。 5.3.2 易耗品，如签字笔、便笺纸等文具，由员工个人在 MAXIMO 中填写领用单后领取。 5.4 特殊办公用品的申请 若因工作需要， 分部需要配置扫描仪、 传真机， 或个人需要配置手提电脑、 相机等贵重办公用品时， 必须向公司申请。具体步骤如下： 在 OA 办公系统中通过“行政办公/签报管理”办理
12、审批，审批流程为：申请人所在部门部长- 综合部部长-分管领导-总经理； 审批完成后，在 MAXIMO 系统中填写采购申请单，按公司管理标准办理采购。未经签报直接 在 MAXIMO 系统中填写采购申请单的综合部一律不予批准。 5.5 其他规定 5.5.1 新入职员工，凭人力党群部录用通知书一次性领取以下办公用品（不在定额内） ：笔记本 1 本、直 尺 1 把、裁纸刀 1 把、胶水一瓶、签字笔 1 支、签字笔芯 2 支、笔筒 1 个、铅笔 1 支、橡皮擦 1 块。以 后所需按定额领用，超额部分自理。 5.5.2 公司及各部门安排的活动、会议等所需用品，由主办部门提前报计划，经公司主管领导审批后，
13、由生产经营部物资采购分部统一采购或主办部门自行采购。 5.5.31 各部门应本着勤俭节约、避免浪费的原则，根据实际工作领用办公用品。严禁将办公用品取回家 私用。 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 4 附录附录附录附录 A （规范性附录规范性附录规范性附录规范性附录） 办公易耗办公易耗办公易耗办公易耗品表品表品表品表 序序序序 号号号号 名称名称名称名称 规格规格规格规格 单位单位单位单位 平 均 价平 均 价平 均 价平 均 价 格格格格（元元元元） 序号序号序号序号 名称名称名称名称 规规规规 格格格格 单位单位单位单位 平均价格平均价格平均价格平均价格 （元元元元） 1
14、 软皮抄 40 页 本 43 派克笔芯 支 2 软皮抄 50 页 本 44 自动铅笔芯 支 3 硬皮抄 本 45 圆珠笔芯 支 4 活页本 大 本 46 荧光笔 支 5 活页本 中 本 47 白板笔 支 6 活页本 小 本 48 油性笔 支 7 笔记本 小 本 49 派克墨水 瓶 8 记事本 本 50 笔筒 大 个 9 会议记录本 大 本 51 笔筒 小 个 10 会议记录本 中 本 52 胶擦 块 11 电话本 大 本 53 笔刨 个 12 电话本 小 本 54 便士贴 本 13 名片本 一格 本 55 长尾夹 大 盒 14 名片本 三格 本 56 长尾夹 中 盒 15 名片本 四格 本 5
15、7 长尾夹 小 盒 16 双行信纸 本 58 回形针 盒 17 信纸 本 59 大头针 盒 18 信封 大 个 60 图钉 盒 19 信封 中 个 61 订书钉 普通 盒 20 信封 小 个 62 订书钉 厚层 盒 21 口取纸 张 63 涂改液 瓶 Q/GQ-219.012-2009 办公用品管理标准 5 22 风琴包 个 64 涂改纸 个 23 打孔文件夹 大 个 65 胶带座 个 24 打孔文件夹 中 个 66 剪刀 把 25 硬壳文件夹 厚 个 67 裁纸刀 把 26 硬壳文件夹 厚 个 68 书立 个 27 按钮文件袋 个 69 三格文件架 个 28 拉链文件袋 大 个 70 纸杯 条 29 拉链文件袋 中 个 71 直尺 把 30 资料袋 个 72 三角尺 把 31 电池 5/7 号 个 73 香皂 块 32 胶水 瓶 74 皂盒 个 33 透明胶 卷 75 纸篓 个 34 双面胶 卷 76 盒纸 盒 35 签字笔 支 77 卷纸 条 36 圆珠笔 支 78 便条纸 条 37 财务笔 支 79 纸筒 个 38 钢笔 支 80 复写纸 盒 39 秀丽笔 支 40 铅笔 支 41 自动铅笔 支 42 财务笔芯 支
