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1、第七章 秘书与会务工作,学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能熟知会前的计划筹备、会间的组织服务、会后的善后处理的有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握拟定会议预案、安排会议议程与日程、撰写会议通知、搞好会场布置、做好会议记录、拟写会议纪要等技能。,案例导入,朝阳家电有限公司在近期研发了一系列新产品，公司决定召开一次客户咨询洽谈会。总经理任命钟苗秘书负责此次大会的筹备工作，并组成了以钟苗为首的10人筹备小组。钟秘书首先召集会务工作会议，确定大会主题为“宣传新产品，洽谈新业务”，然后围绕主题拟定了大会筹备方案：1、根据公司的客户名单，确定参加会议正式人员为280人，同时特邀有关领导和专家
2、10人；2、会议地点定在北京国际会议中心；3、会议时间定为2006年10月10日15日，会期5天；3、拟定了大会日程和经费预算。此方案经总经理审批后，钟秘书又对筹备小组的全体成员进行了合理、明确的分工。,经过精心准备，各方人员如期到会，大会按时召开。但在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个与会者在报到单上注明“回族”或其他民族。钟秘书得知后马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜。会议第二天上午9：0012：00是专家的专题讲解，离会议开始还有30分钟时，专家打来电话说车子在路上出了故障。钟秘书马上调整会议日程，把下午要进行的参观公司生产车间等活动提到上午。同时又派出公司的司机和维修
3、师傅开车去接专家，使会议得以顺利进行。而且，会议筹备处还为与会者安排了舞会、观影、游戏、游览长城等娱乐项目，客人们都表示对这种形式的会议很满意。 会议结束后，宣传报道组统计，80%的与会者都同意与公司签订合同，超出了预计数量。,案例简析,此次会议，钟苗秘书做得很成功，可谓是“精心筹备，灵活调整”。 一是会前会议筹备方案设计科学合理；二是会议筹备小组的分工合理明确；三是会间的突发事件处理得迅速及时。 但是，钟苗秘书此次组织会议，也有一些疏漏之处： 一是忽略了少数民族的就餐问题；二是会议简报出得不够及时，没能分不同阶段及时报道会议的进展情况。,第一节 会议概述,会议是指有组织、有领导地召集人们研究
4、和讨论问题的一种社会活动方式。它是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式，被广泛地应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。 会议工作一般称之为会务工作，是指直接为召开会议服务的工作。从时间上看，会务工作包括会前的计划筹备工作、会间的组织服务工作和会后的善后处理工作；从内容上看，会务工作主要有事务工作和文字工作两个方面。会议工作是秘书要做的一项经常性的业务工作，作为秘书，应该熟悉和掌握会议工作的有关知识和技能，尽职尽责地把会议工作做好，以提高会议的质量和效益。,一、会议的含义与要素 从字义上讲：会，是聚合、会合。议，是商议、议事。会议，就是聚众议事。“会议”一词有两种含义：
5、一是指有组织有领导地商议事情的集会，如领导办公会、代表大会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议、外国的议会等。这里主要探讨的是第一种。 孙中山先生在民权初步中谈到：“凡研究事理而为之解决，一人为之独思，二人为之对话，三人以上而循有一定规则者，则为之会议。”可见，会议应该是三人或三个以上的人一起参加的群体性活动。 无论是人类早期的氏族议事会议，还是当代社会的国际性会议，都是为了解决一定的实际矛盾和问题而举行的。而且，自古以来就是有组织有领导地商议某种事情的集会，是按照规定的时间、地点和程序，组织有关人员活动的一种方式，是各级机关、企事业单位
6、、各种社会团体商讨问题、部署检查工作、总结经验和进行决策的重要活动形式。会议往往是事先约定的、有组织、有目的的，那些没有组织的聚合和议论，不能称之为会议。,这概括了会议形成的基本条件：三人以上（包括三人）、有目的、有组织、有领导、商议事情、集会。 会议的构成要素包括： 第一，内容要素。包括会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务、会议作用等。 第二，程序要素。包括会前组织准备、会间协调服务、会后落实反馈等。 第三，形式要素。包括会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议方式等。,二、会议的类型 (一)依据会议的性质划分 1法定性会议 即按照法定的程序定期召开，为听取审议有关工作报告，制定颁
7、布法律、法规、条例，选举产生新一届领导班子等重大事项而举行的会议。如各级党代会、人代会、工代会、职代会等。 2行政性会议 即各级行政机关、企事业单位召开的处在一定管理层的人员就职权范围内的工作问题，共同商讨、做出决定的会议。如各类领导机关的办公会、常务会议、董事会议等。,3专业性会议 即为研究、讨论和解决工作中的某些专门问题或专业技术问题而召开的会议。如科技工作会议、教育工作会议、高校招生会、财务审计会等。 4沟通性会议 即旨在进行信息交流、沟通、展示、传播而召开的会议。如经验交流会、座谈会、洽谈会、记者招待会、博览会、展销会等。 5纪念性会议 即为了纪念重大历史事件或人物，为庆祝重要的节日、
8、纪念日而召开的会议。,(二)依据会议的规模划分 会议的规模主要指参加会议的人数多少，有时也包含会议时间的长短。参加会议人数相同的情况下，会期长的则规模大，会期短的规模就小。 1小型会议 人数在3100人之间，如办公会、座谈会等。 2中型会议 人数在1001 000人之间，如各种代表大会、纪念会、报告会等。 3大型会议 人数在1 000人以上，如庆祝大会、职工大会等。 4特大型会议 人数在10 000人以上的大会。,(三)依据会议的范围划分 会议的范围指会议的内容涉及的地区范围和参加会议的人员所来自的地区范围。 1国际性会议 指会议的内容涉及不同国家地区，会议的参加人员来自不同的国家和地区。 2
9、全国性会议 指会议的内容涉及全国性问题，会议的参加人员来自全国各地。 3区域性会议 指与会者来自一个国家的同一区域或代表同一区域内若干组织的会议。 4部门性会议 指行政机关、企业、事业单位召开的内部会议。,（四）依据会议的方式划分 有常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、广播会议、计算机网络终端会议等。 （五）依据会议的周期划分 有定期会议和不定期会议。 （六）依据会议的阶段划分 有预备会议和正式会议。 （七）依据保密的角度划分 有公开性会议和秘密性会议。,三、会议的性质与作用 (一)会议的性质 会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式；是实施决策、计划、组织指挥、控制、协
10、调等现代化管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。 (二)会议的作用 1发扬民主，集体决策 2组织协调，推动工作 3交流情况，沟通信息 4宣传教育，提高认识,第二节 会前秘书工作,一、制定会议计划与预案 （一）会议预案 大中型会议必须在会前制定周密的会议预案，即会议的筹备方案。会议的预案除了表明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员和职责分工、会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后，应及时组织实施。 （二）会议计划 小型会议的准备虽然没有那么复杂，但也必须制定会议
11、计划，确定会议的基本要素，如会议议题、主持人、时间、地点、与会者等，使组织成员做到心中有数，早做安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，定出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。,（三）会议经费预算 大中型会议投入的成本比较大，必须进行成本核算。会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。另一部分称作“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注
12、意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前必然要做些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是： 会议成本=X2JNT 其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间（小时）。,二、拟定会议议题、议程和日程 （一）安排会议议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法，一是要有切实的依据，二是要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。 议题是对主题的细化，是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会
13、议目标的体现。由此可见，会议议题是开好会的一个重要前提和基础，作为秘书，要协助领导选好会议议题。 安排会议议题的程序如下：,1、收集议题 收集议题有三条渠道： 1）领导指示交办的问题； 2）下级单位提请讨论决定的问题； 3）领导下达命令，需要各部门贯彻执行的问题。 2、筛选议题 收集议题工作完成后，秘书要根据会议的目的与任务对事先收集的议题进行筛选。选定会议议题时应注意以下几点：一是一次会议的议题要适量，应以一个中心议题为主，也可再加一二个小议题为辅；二是将同类性质的议题集中在一个会议上讨论；三是把保密性较强的议题安排在后面；四是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议
14、讨论。,3、确定议题 将筛选后的议题，提交领导审批，由领导最后确定会议议题，然后及早以书面形式或口头形式通知与会者，使其做好充分准备。 （二）安排议程与日程 1会议议程 会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议议程是把会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。以下是会议议程表的样式：,市经贸洽谈会议程 一、专题报告 二、销售与服务训练演示 三、分组讨论 四、大会交流 市经贸洽谈会秘书处 年月日 2会议日程 如果会期是一天以上，就应该安
15、排会议的日程表。会议的日程安排是把会议议程规定的各项活动按照单位时间具体落实，不仅包括会议议题内容，还包括其他活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等。,表7.1 市经贸洽谈会日程安排,三、确定与会人员和制发证件 （一）与会人员的确定 应根据会议议题，综合考虑确定与会人员名单。一般情况下，与会者应该和讨论的议题有直接关系，或者是在某一方面有一定的代表性和权威性，能够提供相关咨询的人。 （二）制发会议证件 会议证件是表明与会有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是标明与会人员身份的，包括代表证、出席证、列席证、来宾证等；另一类是标明工作人员身份的，如工作证、记者证等。 各类证件的内容栏目
16、，大致包括会议名称、与会人员的单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。重要会议还要将与会人员的照片压制在证件上，加盖钢印，以防伪造。,四、会议文件资料的准备 （一）会议文件的准备 除了会议议题、议程和日程等程序性文件，对提交会议审议和参考的文件材料，应事先准备好，在会前数日分送与会人员审阅、研究和准备意见。 1会议文件的种类 会议文件的范围主要包括：提交会议审议批准的文件，如工作报告、决定、决议等；会议期间使用的文件，如开幕词、领导讲话、主题报告等；会议参考性文件，如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等；会议管理性文件，如会谈与会议记录、会议通知、议事规则等；会议宣传性文件，如会议公报、会议简报等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿等必须在会前准备妥当，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。,2会议文件的准备 会议文件的准备工作包括起草和印发两个环节。起草会议文件有多种形式，有的由秘书负责起草，有的由秘书部门协助领导起草，有的由秘书部门配合业务部门起草。但不管采取什么方式
