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1、第八章 信息工作与调查研究工作,学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能掌握信息的含义、特征与分类，信息工作的特点和意义；调查研究的涵义、作用、内容、原则和类型等有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握信息工作的流程，调查研究的方法、程序和步骤等技能。,案例导入,高叶经常翻阅各种国内外经济报刊，广泛涉猎公开出版的信息，专门从报刊上收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报的分析研究，高叶发掘出有价值信息，得出了服装市场消费者需求变化情况和发展趋势。在此基础上，高叶深入市场进行调查研究，取得大量第一手材料，验证了自己的判断，并向上司提供了信息调研报告、调研资料和有
2、关信息材料，为上司把握市场行情、进行产品决策提供了依据。,案例简析,从以上案例中可以看出，信息与调查研究工作是秘书工作的一项非常重要的内容。通过信息与调研工作，秘书可以为领导做好信息服务，也可使领导及时地了解和掌握各方面的情况，为领导制定政策，进行科学的决策提供准确、完善的依据。,第一节 信息与秘书工作,一、信息的含义、特征与分类 （一）信息的含义 信息是一种普遍存在的社会现象，是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。客观世界的一切事物及其运动都是信息之源，从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。 具体地说，信息是通过一定形式而反映事物特征及其变化发展情况的各种消
3、息、新闻、情报、资料、数据、密码、知识等的统称。,（二）信息的特征 1客观性 真实、准确是信息最重要的本质特征，也是信息的生命所在。信息对事物的描述必须客观、真实、准确、清晰、鲜明，不符合事实的信息不仅没有价值，反而会造成决策和管理的失误。 2时效性 从时间和效能的角度来说，信息必须是具有新内容、新知识的消息，“新”与“快”是信息的重要特征，它的价值作用随着时间的改变而改变，具有明显的时效性。信息反映的内容越新，它的价值越大；时间延长，价值随之减小；一旦超过生命周期，价值就会消失。 3可塑性 信息可以归纳、综合、概括、精炼，具有可塑性。通过对原始信息进行加工、浓缩，去粗取精，去伪存真，最大限度
4、地减少其不确定性和多余度，可以使信息价值增值，为人们提供更多的新知识。,4存储性 信息的客观性决定了信息具有可存储性。信息的存储和积累，使人们能够对信息进行系统的、全面的研究和分析，使信息得以延续和继承。 5传递性 信息可以通过网络、电话、传真、广播、电视、和通讯卫星等媒介或载体进行传递，这是信息的本质特征。传递性意味着人们能够突破时空的界限，对不同地域、不同时间的信息加以选择，增加充分利用信息的可能性。 6共享性 信息是永不枯竭的资源，它可以同时为众多的接受者共同分享，且不会像物质资源因使用而减少。信息的共享性使信息资源能够发挥最大效用，同时也使信息资源生生不息。,（三）信息的分类 1按信息
5、源的性质划分 信息可分为自然信息和社会信息。自然信息是自然界自发产生的。社会信息是人类社会运动的状态和方式，是社会各方面有意识、有目的发出的信息。秘书主要接受社会信息，为领导决策和管理提供依据或参考。 2按信息的表现形式划分 信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。 3按信息内容所涉及的社会领域划分 信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。,4按信息来源方向划分 信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自上级领导部门或下属单位。 5按信息稳定状态划分 信息可分为静态信息和动态信息。静态信息指固定的信息，动
6、态信息指非固定的信息。 6按信息在秘书工作中的作用划分 信息可分为预测信息、动态信息和反馈信息。预测信息是在事物发生阶段、实际工作展开前所产生的信息。动态信息是在事物发展、成长过程中形成的信息，包括事物的进展、经验、成就、范例以及发展变化动向与趋势等。反馈信息是事物结束某一特定运动过程后所产生的结果。,二、信息工作的特点和意义 （一）信息工作的特点 秘书部门不同于其它业务部门或技术部门，它是沟通上下，联系左右的中心枢纽。秘书部门所从事的信息工作，在保证各级各类领导决策和管理的科学化和民主化方面，起着其它工作无法替代的巨大作用，这就决定了秘书部门的信息工作具有自己独有的特征。 1服务的针对性 秘
7、书的信息工作是有针对性地为领导的决策和管理服务的，所以首先它要为中心工作服务。必须紧密围绕所在单位工作的中心和重点，热点和难点进行，及时地选送领导最关心、工作最需要的信息资料，以保证中心工作的顺利进行。其次，秘书人员还要根据不同领导的不同要求有针对性地提供信息资料，要区别对待，投其所好，提高信息的利用率。,2范围的广泛性 秘书为领导提供信息的范围要十分广泛，凡是涉及到单位各方面工作的信息，无论巨细，秘书人员都要进行搜集。首先，信息的内容要具有广泛性，要涉及到方方面面的现实的、历史的各种情况，以及当前的各种动态等情况。其次，信息的来源渠道要具有广泛性，必须调动一切积极因素，多方面、多渠道、多层次
8、、多角度地收集和提供高质量的信息，以便使领导者能总揽全局，开阔视野，进行高质量、高效率的决策和管理工作。 3科学的预见性 科学预测是领导者对管理系统实行有效控制的前提条件，所以，为领导提供有预见性的信息，是秘书部门做好超前服务工作的重要内容。作为辅助领导决策的秘书人员，如果没有信息工作的预见性、超前性的观念，就会坐失良机，给工作带来损失。,4事实的精确性 信息是领导决策和管理的重要依据，因此，秘书人员在为领导决策收集、提供信息时一定要严肃认真。各种情况和数据，必须准确真实，论断要科学、周密、精确。模糊的信息，没有把握的情况，未经核实的数据，切不可轻率地向领导提供，以免导致决策失误，造成不可估量
9、的损失。 5行为的便捷性 秘书部门开展信息工作，既有沟通上下左右的固有渠道，又有联系四面八方的变化途径，因此，在收集、传递信息方面，秘书部门具有比其它业务部门较为优越的条件。秘书人员只有快速地收集、筛选、处理和传递信息，才能适应现代领导者决策的需要。,（二）信息工作的意义 1信息工作是辅助领导科学决策的基础 领导的核心工作是决策，而决策的基础和依据就是信息资料。领导者决策的过程，就是信息收集、利用、反馈的过程，是根据信息来决定政策，拟定计划，制定措施的。因此，秘书部门的信息工作就显得尤为重要，离开了科学、准确的信息作为基础和依据，领导者的决策就难免会有失误。 2信息工作是科学管理必不可少的条件
10、 管理事务是秘书的重要职责，秘书快节奏、高效率地管理事务，能够有效地促进领导工作效率的提高。所谓管理，就是从各方面获得信息资料，然后对这些信息资料进行加工，发出指令，作用于该系统，以期达到某一既定目标。因此，秘书要在管理事务中达到快节奏、高效率的目的，必须首先收集和掌握有关信息，作为发出指令的依据。,3信息工作是沟通协调各方关系的纽带 沟通协调以保持组织机能的整体性，是秘书部门和秘书人员的重要职责。各级、各类组织联系的纽带就是信息。作为组织内外信息集散重要枢纽的秘书部门，正是通过信息这一“神经系统”，沟通了上下左右各方的关系。通过信息的联结，使单位与单位之间，领导与部门之间，部门与部门之间，构
11、成一个协调一致的统一体，以此来提高整体的工作效率。 4信息工作是秘书起草各类文件的依据 为领导和单位起草各种文书稿件，是秘书人员一项经常性的工作。这一类文稿的写作，离不开党和政府的方针政策，离不开上级的指示精神，离不开本系统、本单位的实际情况，以及有关的统计数据、典型材料等，而这些内容正是我们平时收集、整理、储存在信息库里的信息。因此，秘书人员撰写文稿的质量和效率的高低，在很大程度上取决于自身信息资料的丰富程度。,三、信息工作的流程 信息工作一般由收集、整理、传递、存储、反馈和利用六个程序组成，每个程序相互连接，密不可分，形成完整有序的信息工作流程。,（一）信息的收集 信息收集是信息工作的第一
12、步，是信息工作的基础和初级阶段。它是指信息收集者根据自身或服务对象的实际需要，通过不同的渠道，采用各种方法，收集获取信息的过程。能否收集到真实全面的信息资料，将会影响到整个信息工作的进程和效率。 1信息收集的范围 信息收集的范围应十分广泛，一般包括系统内部信息、上级信息、平行信息、社会信息、历史信息和国际信息等。 以企业信息为例，企业秘书应注意收集以下信息： 1）本企业信息：包括企业的历史沿革资料、工作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章制度、重要活动情况等。,2）国际市场信息：包括产品供应商、产品价格、同类产品的规格性能和特点、产品的消费需求、市场竞争情况方面的信息。 3）客户信息
13、：包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户的有关背景方面的信息。 4）贸易信息：包括市场消费动态、供需趋势信息、各种贸易机会、新技术和新产品信息、外资市场信息、国际劳务市场信息、竞争企业与生意合伙人的信息等。 5）国际金融信息：包括国际金融动态、外汇汇率变化、国际证券市场行情、贸易对象国的利息率、汇率、投资、信贷等信息。 6）法律政策信息：包括国家制定的有关经济领域的法律法规和方针政策等。,2信息收集的渠道 1）媒体渠道：指从广播、电视、报纸、期刊及其它文献载体中获取信息。 2）图书渠道：指从书籍和档案资料中收集信息。 3）网络渠道：指通过互联网获取信息。
14、4）会议渠道：指把各种大小会议作为信息源来收集信息。 5）文件渠道：指从各种上行文件、下行文件、平行文件以及各种内部参考资料中收集信息。 6）业务渠道：指从单位的业务往来（供应商和客户，各种贸易交流活动等）中获取信息。 7）调查渠道：指在调查、信访和督查等工作中收集信息。 8）关系渠道：指通过个人的交际关系和单位的工作关系来获取信息。,3信息收集的方法 1）观察法：指人们直接用感官或借助其它工具（录音机、照相机、摄影机、摄像机等）认识客观事物来获取信息。 2）听读法：指通过收听广播、收看电视、浏览网页，阅读报纸、书刊、文献、资料等方式收集信息。 3）询访法：指信息收集者在调查访问中通过提问请对
15、方作答的方式（包括面谈、电话和书面询访）来获取信息。 4）问卷法：指由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答的方式收集信息。 5）索购法：指通过向信息占有者或信息源有关责任人无偿索取或有偿购买的方式来获取信息。 6）交换法：指通过用自己收集和加工整理的信息资料，同有关地区、部门或单位进行交换（临时或长期交换）的互通有无的方式来获取信息。,（二）信息的整理 信息整理是信息工作的核心，是信息工作的高级阶段。它指将收集来的大量原始信息进行分类、筛选、分析和研究，编写成书面材料，将初级信息组织成高级信息。一般来说，信息的整理包括分类、筛选、校核、综合和编写五个环节。
16、,1分类 分类是根据信息所反映的内容性质和其它特征的异同，将其分门别类地组织起来的一种科学方法。 1）分类的步骤 分类的依据是信息资料的特征。特征相同的信息资料归为一类，称为母类。母类下再划分为不同的类别，叫子类。子类下还可根据具体情况细分，从而形成有秩序、有层次的分类体系。 概括地说，进行分类包括辨类和归类两个步骤。 辨类是对信息资料进行类别分辨，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。 归类是对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。,2）分类的方法 字母分类法：是按照字母的排列顺序分类。通常是按作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。排列的规则是按第一个字母顺序排列先后次序，如第一个字母相同则按第二个字母顺序排列，依次类推。 地区分类法：又称地理分类法或地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。 主题分类法：是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。 数字分类法：是
