《秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 王励 秘书理论与实务课件11》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 王励 秘书理论与实务课件11（56页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第十一章 秘书工作与办公自动化,学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能了解办公自动化发展过程和现状，掌握办公自动化系统的基本功能和相关设备与技术的基本知识；认识理解电子政务和电子商务的工作原理和基本特征。 技能目标： 通过训练，能熟练使用基本的办公设备，并具备较强的维护能力；具备较高操作计算机办公软件的水平与从事电子政务与电子商务的基本能力。,案例导入,北京李宁体育用品公司为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持公司的良好势头，启动了办公自动化系统建设来带动企业的信息化建设，提高企业的整体竞争优势。该项目的目标是在李宁公司内部搭建起适合公司需要的电子邮件系统并逐步建立起满足公司业务
2、需求的办公自动化应用系统。在建设系统的过程中，李宁公司发现目前办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入企业的发展变革过程中，更加贴近企业发展过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、人力资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业信息化系统。,李宁OA的第一阶段建设目标为：李宁公司的整体邮件系统的规划和实施；办公自动化应用，包括：会议室预定、论坛、名片申请、长途电话申请、电子邮件申请、发文管理、工作日历。 第二阶段建设目标为：连通北京总部和外地分公司的邮件系统，建立李宁公司统一的邮件系统 ；连通李宁公司与Internet邮件系统，建立与客户、合作伙伴的沟通通道
3、；建立李宁公司的知识管理系统，建立公司的知识管理体系 ；建立公司员工绩效考核系统，提供员工考核系统的实施服务。,通过两个阶段的建设，李宁公司在内部已经形成了电子化办公的氛围和环境：员工通过电子邮件系统就能够方便地与客户、商业伙伴或是其他员工进行沟通；公司通过各部门的知识管理库，能够将员工积累的知识、经验和信息积累下来并合理的进行分类，员工也能方便的查询到可能会有帮助的知识和经验；通过绩效考核系统，人力资源部能够将公司的KPI考核体系落实到人，能够对员工的绩效情况进行跟踪、评估，最终形成对员工的评价报告；将内部办公信息整合，提供更为准确的数据依据，为公司的管理提供服务；借助系统进行企业文化的深入
4、宣传，进一步增强了企业凝聚力。,案例简析,通过李宁公司办公自动化的进程，我们可以清楚地看到，随着现代信息技术尤其是计算机技术的发展，办公室工作已经发生了革命性的变化，办公自动化革命借助先进的技术设备极大地提高了办公的质量与效率，将机关、企业的管理与办公活动引入了自动化、现代化的轨道。,第一节 传统办公系统与办公自动化系统,一、传统办公系统 传统办公系统是指现代以计算机为核心的信息技术应用到秘书日常工作以前，以手工处理为基础的办公室管理系统。 办公是指处理人类集体事务的非物质生产性活动，它的内容与形式多种多样，但不论何种形式的办公，在内容上都有相同部分，如拟定公文、收发文档、数据收集、数据统计与
5、分析、会议组织与准备等，这些文职工作都是秘书从业人员所必需从事的主要工作。对于秘书的办公活动来说，正常的办公活动需要具备一些条件：第一、要有专门的办公地点，如办公室；第二、要有明确的办公目的与任务；第三、要有能够满足使用的办公设备条件。当满足了这些条件之后，为了提高办公效率，秘书从业人员还需要掌握科学的办公方法，建立完善的监督机制，这一系列条件、方法和机制结合起来，就形成了一个以完成办公目的而存在的办公系统。,（一）办公系统的功能 1.信息的接收与生成 包含办公系统接收系统外部的信息与系统本身形成的信息两个部分。表现在具体的工作事务中，有本单位与外部机构单位来往的公文、报表、通知、合同以及各种
6、形式生产、经营、管理文件信息。 2.信息的保存与记录 是指将办公系统所接受到的信息与经过加工处理的信息，科学的存储在一定的载体上，以便于以后的查询与利用。如秘书工作中常见的保存档案，存入电脑、形成音像资料等。 3.信息的加工与处理 是指用科学的方法对各种信息按其性质、内容进行有目的的分析、研究、综合等深层次处理。,4.信息的传输 是指通过办公系统将系统内外的信息通过科学合理的方法在不同的地点之间迅速、准确、安全、可靠的传递。如发送e-mail，发送传真等。 5.信息的利用 是指办公系统将有用的信息通过方便有效的手段向使用者提供，从而达到信息工作的根本目的。 6.信息的销毁 是指通过办公系统将一
7、些无用文件或需要销毁以防泄密的文件安全有效的进行销毁。,（二）传统办公系统的缺点 传统的办公方式由于条件与技术的限制，一直以手工处理为主。秘书人员往往处于固定的办公室中，对于一些较为程序化的办公室日常事务进行处理，较为强调从业人员的文字功底。随着信息化时代的到来，新的科学技术逐渐使用到工作中，秘书工作的内容、形式、工作环境等等都发生了翻天覆地的变化，较为僵化的传统办公模式已经不能适应时代的要求，暴露出较多问题： 一是效率低下； 二是支持决策功能弱； 三是开放性差（较为封闭）； 四是及时、准确性差。,二、办公自动化系统 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用
8、先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。 （一）办公自动化系统的组成要素 1办公人员 OA系统是一个信息处理系统，因此办公人员是系统不可缺少的重要组成部分。所有办公人员都必须具备按既定要求完成自身职务范围内任务的能力和素质，既有分工又有合作。办公人员可分为上，中，下三个层次，相应地有领导决策人员，中层管理人员，专业人员和辅助人员。,1）领导决策人员。如企业的经理层或政府机关中各级领导决策人员，他们需要掌握准确的信息和情报，综合分析本单位和有关单位的具体情况和动态，制定短期目
9、标和长远规划，对单位的重大事项做出决断，其办公活动性质一般是非确定性的，无规律可循的。 2）中层管理人员。指企事业单位的部门负责人，他们不但负责安排、协调专业技术人员的工作，还要收集信息，进行决策，根据上级指示及时解决本部门的问题，做到上情下达，下情上传，其办公活动属于混合型。 3）专业人员和辅助人员。专业人员在行政机关内是指负责社会，经济，政治，法律等各项业务的工作人员；在企业内是指负责生产，经营销售和技术开发的各类人员。,2.办公机构 办公机构是指决定OA系统的层次和职能的企事业行政机构，直接影响OA系统的总体结构。 3办公制度 办公制度决定具体办公业务并影响办公流程。为了协调各级办公机构
10、的职能，明确各级办公人员的职责，需要建立各种规章制度，使办公活动规范化。在我国一般是领导决策，职能部门管理，基层人员操作。如在企业，是总经理负责制。 4办公信息 办公信息是OA系统的处理对象。办公活动从信息处理的角度讲，就是对各类信息进行采集，存储，处理和传输的过程。分析办公活动的过程可以把办公信息资源种类归纳为数据、文字、语音和图形图像四大类。,5技术设施 技术设施指构成现代化办公系统的各种软，硬件设备和工具，包括计算机软、硬件设备，网络设备和各种常用办公设备等。办公设备的技术性能直接影响到OA系统平台的性能，所以必须根据具体需求精心选择和配置。 6办公环境 办公环境包括物理的和抽象的环境，
11、内部的和外部的环境。物理环境如办公大楼建筑设施情况，位置以及综合布局情况等。抽象环境指OA系统在横向和纵向上与左邻右舍以及上下级之间的关系，它形成了一个OA系统的约束条件，在系统分析和系统设计时要全面考虑。 这些要素中，技术设施是实现开放的现代化管理和办公环境的关键，而起决定因素的是办公人员。,（二）办公自动化系统的模型 模型是系统或过程的一种简化、模仿、抽象和类比表示，它包含原系统或过程的本质特征，可以提供与原系统或过程相似的环境。模型可以理解为一组或一个定量化分析的数学公式，也可以是一种处理问题的方法，模式或者程序流程等。按照模型的构成形式，可以分为物理模型，模拟模型，图表模型，数学模型等
12、；按照模型与时间的关系，可以分为确定模型，随机模型，静态模型，动态模型等。在自然科学和工程技术等领域中，科研人员和技术人员很习惯采用模型来简化、演示、分析、评价研究对象，以求以较小的代价解决复杂的问题。在社会科学活动中同样需要引入这样一种手段。,就目前来说，人们还难以对办公活动给出一个严格的数学模型，适用于传统的数据处理系统中的方法也不适合于解决办公环境下的很多问题，这些为办公活动的描述和模型化带来了很大的困难。但从另外的角度看，办公活动也有其自身的规律。建立办公模型的基本要求可概括为： 第一，简明性。模型简单明了，有助于设计人员准确理解和掌握系统的主要特征。 第二，准确性。模型能完整无误地反
13、映系统工作的过程。 第三，可模拟性。利用模型可以方便地完成对现实系统的模拟。,OA系统共有五类模型： 1.信息流模型 办公的核心是对信息的处理，可以用信息在办公室内和办公室之间的流动来表示办公活动的情况。该模型就是描述这种信息传递与处理的状况，强调办公活动中信息的转换与流向。 2.过程模型 过程模型着眼于办公活动的动态性，把办公活动看成是对信息的有步骤地处理，以完成某项具体任务(如安排一个会议，签订一项合同)。该模型就是描述为完成特定任务所具体执行的步骤。 3.数据模型 亦称数据库模型，它是把办公事务所要处理的信息看成是由若干记录组成的数据库，这些数据是办公活动所要处理的对象。该模型就是描述有
14、关的数据结构，操作方式与约束机制。,4.决策模型 决策模型与系统科学，经济学的关系尤为密切。办公可以被看作是办公群体按已知的决策规律收集、整理、处理信息并完成决策的活动，这种已知规律的抽象表示就是决策模型。高层决策机构的决策模型往往牵涉到宏观经济问题，即国家或地区性的决策问题，如人口，环境，资源，工资与物价模型等，而低层(如企业级)的决策模型则较多地牵涉到微观经济模型，如市场，投资，销售，企业的战略发展规划等。 5.行为模型 办公信息处理是在人们的社会活动中得以发生并完成的。OA系统是一个人机相结合的系统，所以人对系统的认识和看法是非常重要的。行为模型概括了人类思维活动的概念和规律，使人机关系
15、更为协调，人机接口更为顺畅。选择适用的办公系统模型，是研制OA系统必要的准备工作。,（三）办公自动化系统的基本功能 由于行业的不同，社会存在的各式各样的办公室，处理业务和流程也千差万别，很难找到一个用统一的模式来处理社会各类办公事务的办公自动化系统。但是，不同的系统却存在着一些共同的基本功能，人们可以以这些基本的，共同的系统功能为基础实现办公活动统一自动化，同时还可以进一步进行系统开发，满足本单位、本部门的特殊需要。 各类OA系统往往具有下列共同的基本功能： 1.信息提供 办公室处理的信息可以分为两类：以文字、文本为主的资料和以数据为主的资料，后者常常要利用数据制作图表。当然两类信息也可能出现
16、在一份资料中。任何一个办公室都会涉及到信息提供和资料制作工作，这是OA系统必须具备的基本功能。资料制作实际上就是文字处理，数据处理，制表与绘图等功能的综合利用。,2.电子文档管理 保管资料是各类办公室的共同任务。电子文档管理就是用计算机对各种资料，文件，档案乃至书籍，刊物进行登录，保管和检索。与手工管理类似，它同样可以处理单份资料，文件夹，抽屉，文件柜等不同组合，也可以加锁，对不同的人群和不同的层次赋予不同的权限。 3.电子秘书 秘书是领导办公的重要的辅助者，是各类办公室里的重要角色。电子秘书可以辅助各类办公人员完成各种复杂的日常工作，甚至可以在某种程度上取代秘书，一般具有来访接待、日程管理、电话号码簿、会议室预约、会议管理等多种预约管理功能。,4.电子邮政 信息的传递与联通在办公活动中占有很大比重。电子邮政系统可以综合电话，传真，普通邮政及数据处理的多重优势，快速完成办公室所需要的信息交互。 5.决策支持 领导者、管理人员和经营者要利用各类信息实现决策。决策支持功能就是利用系统所积累的全部信息(必要时要求追加信息)以便于观察，易于分析的形式显示出来，帮助决策
