《秘书写作 教学课件 ppt 作者 杨忠慧 主编 第二章 公务文书》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书写作 教学课件 ppt 作者 杨忠慧 主编 第二章 公务文书（54页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第二章 公务文书,第二章 公务文书,学习目标 能够识记公务文书的一般格式，熟悉常用公务文书的使用，熟练掌握常见公务文书的格式，能够根据具体的行文需要制作符合文种与行文方向的公文。 第一节 一般格式 先导任务 小组讨论：从大家常见的文件谈谈你对公文格式有哪些方面的印象？你对公文的格式有什么样的认知？,第二章 公务文书,基本知识 一、一般格式 1.眉首 (1)公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识公文份数序号，即用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号，国家行政机关公文处理办法(简称办法)规定带有密级的公文必须编制份数序
2、号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位阿拉伯数字，即从“01”至“99”。,第二章 公务文书,(2)秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据办法的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益
3、遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 (3)紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据办法规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程度分为“特急”、“紧急”、“加急”、“平级”等四种。,第二章 公务文书,(4)发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件(电报)”组成。“函”只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件(电报)”字样；“命令(令)”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种名称。 (5)发文字号 文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理，以及方便文件的再查找和引用。发文字号由发文
4、机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排列。“命令(令)”的文号标注在命令(令)标识下边缘空2行居中位置；“函”的发文字号位于武文线下1行右空1字处；电报的发文字号置电报上、下黑色反线之间右侧。联合行文，只标明主办机关发文字号。,第二章 公务文书,(6)签发人 上报的公文需标注签发人姓名，如联合行文还需标注会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“会签人”及会签人姓名置于“签发人”及签发人姓名之下，其标识方法同签发人。 2.主
5、体 (1)标题 公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，一般是由“发文机关、事由、文种”三个部分组成，通常称为公文标题“三要素”。如国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见，其中“国务院”是发文机关，“进一步做好退耕还林还草试点工作”是事由，“意见”是文种。,第二章 公务文书,(2)主送机关 主送机关是公文收受、承办的机关。主送机关应当使用全称、规范化的简称或同类型机关的统称，在标题下一行顶格书写，回行时仍应顶格书写。上行文的主送机关只能有一个，不要多头主送，以防责任不明，互相推诿，延误对问题的及时处理；下行文的多个主送机关按主次顺序排列。同一性质、同一系列的机关单位排列在一起，不
6、同机关单位名称用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、单位名称用逗号隔开，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。 (3)正文 正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。正文结构包括开头、主体、结尾三部分。,第二章 公务文书,(4)附件 附件是对附属于文件的其他文件或材料的说明。如有附件，应在位于正文之后、下空1行、左空两格的位置标识“附件”，说明所附材料的名称及份数。在发文机关落款和成文日期之后附上所列附件的材料。有附件的公文，附件就同正件一起组成一个完整的公文。 (5)成文日期 成文日期是公文生效的日期。成文日期以领导人签发的日期为
7、准；联合行文的以最后签发的机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的，以讨论通过的日期为准；法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。,第二章 公务文书,(6)印章 加盖印章是公文生效的标志。公文除会议纪要、电报、翻印件外，均应加盖印章。印章压盖在成文时间上。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，印章用红色，端正、居中下压成文时间，印章应上距正文24mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；当联合行文需加盖两个印章时，应
8、将成文时间左右拉开，距离版心左右各为7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，即两个单位联合行文时，也不署单位名称，仅署成文时间；当联合行文需加盖3个以上印章时，此时，行文单位要署名，以避免“空白章”。每排最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。 印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,第二章 公务文书,(7)附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明。附注应当加圆括号标注，标识在成文时间下1行，左空两格的位置。机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 3.版记 (1)主题词 主题词是揭示文件主要内
9、容的规范化名词和名词性词组。文件标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。选用主题词时，要从国务院办公厅编制的国务院主题词表中选用。主题词的选用应以能否确切反映公文主题内容为原则。主题词的标引次序应根据主题词的含义由小到大，从内容到形式来排列。一份文件可根据内容和特点，按类别词、类属词的顺序排列，除类别词外，一份文件选用35个为宜，最多不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；标注位置在附注的左下方，文尾横线上端，词目之间应有一个词的间距，不用标点符号。,第二章 公务文书,(2)抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或
10、知晓的其他机关。抄送机关名称应当使用全称或规范化的简称、统称，在主题词下1行，左空1字，用与图文区等长的横线与主题词隔开；用3号仿宋体字标识“抄送”，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 (3)印发机关和印发时间 印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发日期是指公文文稿送往印刷的时间。印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线。,第二章 公务文书,二、公文的特定格式 1.信函式格式 2.
11、命令格式 3.会议纪要格式 三、公文的排版规格和印制装订要求 1.排版规格 2.制版要求 3.印制要求 4.装订要求 5.用纸要求 例文示范,第二章 公务文书,表格,第二章 公务文书,表格,第二章 公务文书,表格,第二章 公务文书,训练设计 一、指出下面公文发文字号的错误，并给予改正 1.京发(2008)45号 2.(2007)大学字第6号 3.(08)年市字23号 4.政字2008026号 5.教字2007第8号 6.办发2008第07号 7.局发200782号 8.政发二OO八26号 二、指出下面公文标题的错误，并给予改正 1.市物价局关于印发物价管理暂行条例的通知,第二章 公务文书,2.
12、县人民政府通告 3.县食品厂关于添购冷冻机的请示报告 4.厅关于设立基建处的请示报告 5.县税务局关于厂减免工商税的函 三、指出下面所示公文格式(下行文)中不规范之处，并另外绘制出正确的公文(下行文)格式,表格,第二章 公务文书,第二节 通 告 先导任务 小组讨论：阅读下面这则通告，体会通告的使用范围，讨论通告的写作要点，以及通告与公告的区别。 基本知识 一、通告的适用范围和特点: 1.知照性 2.约束性 3.专业性 二、通告的分类: 1.周知性通告 2.法规性通告,第二章 公务文书,三、通告的结构与写法 1.标题 (1)完整式标题 这类标题通常要写全发文机关、事由和文种，如市人民政府关于严厉
13、禁止传销行为的通告。 (2)省略式标题 在实际使用过程中，标题是可以有所变化的。有的标题不写事由，由发文机关和文种构成，省略了事由部分，如中华人民共和国商务部通告；有的标题不写发文机关，由事由和文种构成，省略了发文机关名称，如关于办理营业执照年检的通告；有的标题不写发文机关和事由，只有文种，即“通告”两字，这种标题一般用于张贴的通告。 2.正文,第二章 公务文书,(1)缘由 通告的缘由常用“为了”或“根据”的句式说明发布通告的目的、依据和原因。通告的理由或依据与通告的事项之间一般用“特此通告如下”等惯用语过渡到事项部分。 (2)事项 事项是正文的主体，要写得简洁明了，明确具体。若内容属周知性，
14、往往篇幅较短；若内容属规定性，一般分条文写明应当遵守的有关事项。 (3)结语 结语主要写明执行通告事项的要求或发出号召。有的通告没有专门的结语，用“特此通告”的形式来结束全文。 3.发文机关和成文日期 四、公告与通告的区别 1.发布机关不同 2.周知对象不同,第二章 公务文书,3.实际功能不同 4.内容侧重不同 五、通告写作注意事项 (1)严格区分通告与公告使用范围，不能把文种混淆使用，更不能随意将启事类的文稿冠以“通告”之名行文。 (2)通告的语言要准确、简明，通俗而不失庄重。 (3)通告行文要求内容单一、简明扼要，以方便公布的有关事项被大众理解。 例文示范,第二章 公务文书,训练设计 一、
15、阅读资料，完成任务 在市政府的领导和广大市民的积极配合下，市采取的空气质量和交通保障措施取得了明显成效。为了创建全国文明城市，全面兑现市政府的承诺，实现了“让社会满意、让人民群众满意”的目标。同时，也为贯彻落实国务院节能减排要求，减少机动车尾气排放对空气质量的影响，保持交通基本顺畅，结合本市大气环境质量状况和道路及交通流量的具体情况，市政府决定实施有关交通管理措施。请你代市政府拟写一份通告，要求措施具体、可行。 二、指出下面这则公文的错误，并修改,第二章 公务文书,第三节 通 报 先导任务 小组讨论：阅读下面的通报例文，体会通报的写作特点。,第二章 公务文书,基本知识 一、通报的适用范围和特点 (1)典型性 通报通过对本部门、本系统有代表性的典型人物、事件的宣传达到教育和指导的作用。 (2)时效性 通报报道得越及时，对现实的指导作用就越大。 (3)真实性 通报中报道的人、事都要是真实、确凿的，通报的内容表述也要求准确。,第二章 公务文书,二、通报的分类 1.按照通报的性质和内容分 (1)表彰性通报 用于表扬作出显著成绩的先进集体或先进个人，以达到树立典型，发扬正气，总结成功经验，号召大家学习，推动工作的目的。,第二章 公务文书,(2)批评性通报 用于批评、处分在工作、生产或其他活动中违法政策，或违法纪律等错误行为，通报事故或反面典型，要求大家引以为戒，吸取
