《物业管理实务 教学课件 ppt 作者 鲁捷第2章 2．5 物业档案管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业管理实务 教学课件 ppt 作者 鲁捷第2章 2．5 物业档案管理（26页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、25 物业档案管理,物业档案管理是对物业资料的综合管理，是指对在物业的购置、维修变迁和管理过程中所形成的图、档、卡、册、表等物业资料经过收集、整理、分类，运用科学的方法进行的综合管理。,物业档案是指关于物业项目所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,251 物业档案管理的内容,（1）业主,（2）使用人,（3）探访业主或使用人的来访者,（4）业主大会和业主委员会,业主档案是指与物业管理辖区内业主或使用人有直接关联的，或由业主或使用人在工作、生活中形成的对物业管理工作具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。,1业主档案,2
2、物业项目档案,（1）产权与工程技术资料,（2）装修档案,（3）维修资料,（4）治安交通管理资料,（5）设备设施管理资料,（6）绿化清洁资料,（7）社区文化资料,（8）业主反馈资料,（9）员工管理资料,（10）行政文件资料,252 物业档案管理的程序,1收集,收集就是将与物业项目相关的各种资料集中在一起，它是物业档案管理工作的起点，是实现物业档案集中、统一管理的基本途径。收集的关键是完整，即凡是具有保存价值的文件材料都必须收集，并确保所有图纸、文件材料的齐全、完整、准确、翔实。,物业档案收集的范围包括物业项目自形成到管理整个过程中的一切资料，这些资料简称为图、档、卡、册、表。,2整理,物业档案整
3、理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。,物业档案整理的具体实施包括以下环节：,（1）分类,1）年度分类法,2）组织机构分类法,3）问题分类法,4）年度问题分类法,5）年度组织机构分类法,（2）立卷,把具有查考保存价值的文件材料按照其形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。,1）物业管理立卷类别。常见的有：,修缮档案,物业房产档案,设备、仪器档案,基建档案,行政管理档案,声像档案,2）立卷工作的内容,卷内文件材料的排列,卷内文件材料的编号,卷内文件材料的编号,按照卷内文件材料的排列顺序，用打号机依次编页号。凡有文字或图表的页面均应编号。页
4、号位置为正面编在右上角，背面编在左上角,编号时应注意，页号一律使用阿拉伯数字，从“1”编起，有效数字前不得出现一个或几个“0”。无文字、图表的页面和卷内目录不得编页号。要使用碳素墨水编页号。如出现倒号，将页号划掉，重新打号；漏号，采用分号式，将漏编的页与前页或者后页共用一个页号，如有一页漏号，其前页为7号，其后页为8号，可与前页共用一个号，即前页为“7-1”，该页为“7-2”；重号将重号改为分号式，如前后两页均为9号，则分别改为“9-1”和“9-2”；错号，将错号划掉，打上正确的页号；一个页面有两个或两个以上页号，将正确的页号留下，其余页号划掉。,2）立卷工作的内容,卷内文件材料的排列,卷内文
5、件材料的编号,卷内目录的编制,（a）文件卷、仲裁卷卷内目录的填制,序号：即卷内文件材料的编号，依照文件材料的排列顺序填写。 文号：即文件字号。须照实填写、填全，不得省略。 责任者：即文件形成机关或个人，据实填写。 题名：即文件材料的名称。要照实抄录。没有题名的，应补拟题名，外加方括号。 日期：指归档日期，一般标在发文机关名称的下方。,（b）登记卷卷内目录,序号，即卷内文件材料的顺序号。 证件名称，即文件材料的名称。 页号，即从“1”开始，按大流水编号，双面有文字或图表的双面都应编号。 归档日期；归档人盖章和备注。,（c）卷内目录其他内容的填写方法,分目号：要求与总目上的分目号一致。 丘号、权号
6、、登记户名、权利种类这四项要与总目一致；座落按物业登记申请书填写。 文件编号：按文件右上角分目编号章内编号填写。 文件名称：用物业管理业务部门的专用名称。 件数：按实际件数填写，如两份证明，则件数为2。 页数：卷内文件材料页数的总和。需要注意，页数不同于张数，如果一张产权文件材料背面有文字或图表，那么，它实际上是2页，而不是2张。 附注：一般不填写，如遇文件材料取出，则需在此栏目注明移到何处。,2）立卷工作的内容,卷内文件材料的排列,卷内文件材料的编号,卷内目录的编制,备考表的填制,案卷封面的填制,案卷封面的填制,（a）案卷题名：题名由责任者、内容（问题）和名称三部分组成，要求简明扼要，能确切
7、反映卷内文件材料的主要内容，字数以不超过50字为宜。 （b）卷号：位于封面左上角，一般采用六位或七位数编号法，即区号+图幅编号+产别代号+单元、层次及户号。,2）立卷工作的内容,卷内文件材料的排列,卷内文件材料的编号,卷内目录的编制,备考表的填制,案卷封面的填制,案卷装订,案卷装订应注意：,（a）物业文件材料分类、组卷、排列、裱糊、拆叠、编号等进行完毕，并符合规定要求，即可进行案卷装订。 （b）卷内文件材料要排列得当、取齐，靠装订线一侧要留出225厘米的空白，装订线内不得有文字或者图表。 （c）案卷薄厚要适宜，一般案卷厚度以115厘米为宜。案卷大薄，应加垫条。垫条应放在最末一页文件的后面，垫条
8、数量最多不应超过3个，不得用空白纸充当垫条。 （d）装订采用三孔一线的方法（袋装的案卷除外），使用黑卷线，卷绳结头打在案卷背面，结头不裸漏在外。 （e）案卷装订，要做到整齐，牢固，美观，无脱页、倒页现象。 （f）对于特别珍贵的文件、图片，可使用合适的卷夹、档案袋、盒装封，有利于文件材料保管，便于提供利用。,（4）案卷目录编制,案卷目录即案卷花名册。物业档案的各个类别，各为独立的案卷目录，有多少类就设多少个目录。,1）封面和扉页,2）说明,4）备考表,3）案卷目录表,3更新,物业档案建立以后，由于业主的产权交易、使用人的更换、物业的改建等因素，都会造成物业档案内容的变化，因此，为保证物业管理工作的正常进行，物业管理企业必须做好物业现状变更文件材料的及时归档工作，使物业档案保持完整、准确、系统，做到物业档案与产权档案一致。,4保管,（1）设立专用的档案库房,（5）档案安全检查,（4）物业档案存放位置索引,（3）档案的排列次序和方法,（2）档案装具,5利用,（1）建立完善的检索体系,（4）做好利用效果记录工作,（3）利用方式多样化,（2）熟悉所藏档案的情况,作业：,2-8概述物业档案管理程序的主要环节，各环节应抓的关键问题是什么？,2-9卷内文件材料编号出现错误时，应怎样处理？,
