《计算机基础及办公自动化 教学课件 ppt 作者 章五一 徐辉 主编 第四章演示文稿》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机基础及办公自动化 教学课件 ppt 作者 章五一 徐辉 主编 第四章演示文稿（68页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第 4 章 表格处理软件EXCEL 学习目标： 熟练掌握Excel 2003的启动和退出 熟练掌握Excel 2003报表的新建、打开和保存 熟练掌握Excel 2003报表的编辑 熟练掌握Excel 2003工作表的操作 熟练掌握Excel 2003公式与函数的插入 熟练掌握Excel 2003图表的使用与编辑 4.1 Excel 2003基础知识 表格处理软件Excel 2003是功能强大的电子表格处理软件。它不仅具有强大的数据处理和数据分析能力，还有丰富的图表功能，提供了集电子数据表、图表为一体的操作环境。可以高效、方便地完成各种表的设计，进行复杂的数据分析和计算，并可提供数据安全性管理
2、。,4.1.1 Excel 2003的主要功能与特点 Excel 2003是一个全能的电子表格处理软件，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能；绘制出直观图表和不同应用场合的图形；还可以用于统计、分析和科学计算；对数据库进行管理以及对多级数据进行汇总分析等。这些强大的数据处理和分析功能为企业提供决策管理和数据分析。 4.1.2 Excel 2003的启动和退出 1启动Excel 2003 Excel 2003的启动与其他Windows系统的应用软件一样，有多种方法： （1）通过开始菜单启动 单击开始/程序/Microsoft Excel，即可启动。 （2
3、）通过Excel文档方式启动 由于Microsoft Excel是在Windows中注册的一个应用程序，而Microsoft Excel文件通常使用.xls作为文件扩展名，因此可在任何时候只要打开以.xls为扩展名的文件就将启动Excel。 （3）用Windows资源管理器启动 打开Windows资源管理器，在“Windows资源管理器”中可以找到一个可执行图标，双击它即可启动。 2退出Excel 2003 退出Excel 2003有以下几种方法： （1）单击文件/关闭菜单命令。 （2）单击Excel应用程序窗口“关闭”按钮。 （3）单击Excel应用程序窗口标题栏图标，打开窗口控制菜单，执行
4、“关闭”菜单命令。 （4）使用组合键“Alt+F4”,4.1.3 Excel 2003的工作窗口 Excel 2003的工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏等组成。如图4-1所示。,图4-1 Excel工作窗口,1标题栏 显示当前工作簿文档的名字。如图中“Book1”为Excel自动建立的文档名。 2菜单栏 提供了用于操作Excel的菜单和命令，它与其他Windows应用程序菜单一样，包含了若干菜单选项。,3工具栏 是一组图片按钮，它提供了快捷的运行命令。通过单击某个按钮，该按钮即发挥作用。 4编辑栏 用于输入或编辑单元格的值、图表的公式，并可以显示活动单元的坐标和内容。 5全选按
5、钮 名称框的下面灰色的小方块，单击它可以选中整个工作表。 6工作簿窗口 中间最大的空白区域。在一个工作簿中可以包含很多的工作表，工作表就是工作簿中的页。如图，Sheet1、Sheet2等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好象是我们的账本，一个Excel的文档叫做一个工作簿，扩展名为.xls。工作簿又称报表。工作表中最小的单位是单元格，每个单元格存放一个数据。单元格同时起着存储、计算和显示的作用。每个工作表最多可有256（A，B）列，65356（1，2）行。 7状态栏 位于界面的最下面，显示有关当前活动的信息。,4.2 工作表的基本操作 4.2.1 报表的建立、保存 任务要求 进
6、入Excel 2003环境，新建一报表；数据输入；完毕后保存报表于D盘根目录下，命名为“数据表1”；操作完毕后退出Excel 2003。如图4-2所示。,图4-2 “数据表1”文档,方法与步骤 （1）双击桌面上Excel 2003图标，打开Excel 2003窗口。 （2）选择菜单栏中的文件/新建，建立一空白的报表。 （3）向单元格中输入数据。 单元格中数据输入技巧 1）在单元格中直接输入数据。 2）先将鼠标定位在需要输入数据的单元格中，然后在编辑栏中单击一下，编辑栏公式框左边会出现三个按钮 ，当输入结束时，按下“”按钮，取消本次输入或修改，它的作用与按下“Esc”键相同。按下“”按钮，确认本
7、次输入或修改，它的作用与按下“Enter”键相同。 3）如果工作表中有多处重复的数据，那么在数据输入前，可先将这些单元格选中，然后通过编辑栏输入数据，再同时按下Ctrl+Enter键，此时数据将同时显示在被选中的多个单元格中。 （4）保存报表，存放于D盘根目录，文件名为“数据表1”。,报表的保存 1）选择菜单栏中的文件/保存，打开“另存为”对话框。 2）单击“常用”工具栏上的“另存为”快捷按钮： 。 3）使用快捷键“Ctrl+S”。 首次保存时会弹出一个“另存为”对话框，如图4-3所示，按提示在“保存位置”选择保存路径，在“文件名”对话框中输入文件名，单击“保存”即可。再次保存时不会出现该对话
8、框。,图4-3 “另存为”对话框,（5）关闭报表。,关闭工作簿的方法 1）选择菜单栏中的文件/关闭命令，关闭报表。 2）用快捷键“Ctrl+F4”或“Ctrl+W” 3）单击工作簿右上角的“关闭”按钮 。 4.2.2 标题的居中对齐，自动求和公式 任务要求 打开刚刚建立的“数据表1”，设置报表标题居中对齐；用公式计算成绩的合计值；保存报表文件。如图4-4所示。,图4-4 “数据表1”文档, 方法与步骤 （1）用如下方法之一，打开“数据表1”。 打开工作簿的方法 1）选择菜单栏中的文件/打开， 2）用快捷键“Ctrl+O” 3）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮 。 弹出“打开”对话框，如图4-
9、5所示，在“查找范围”中选择D盘，选中“数据表1”文件，单击“打开”按钮即可。 （2）拖动鼠标左键，选择A1至G1的区域，单击“格式”工具栏上的合并及居中按钮 ，报表标题显示在中间。 （3）拖动鼠标左键，选择C3至G13，即需要计算合计的区域，包括放置结果的单元格，使该区域反白显示，单击“常用”工具栏上自动求和按钮 ，计算完成。 （4）编辑完毕，选择菜单栏中的文件/保存。,图4-5 “打开”对话框,单元格的表示 单元格以列标和行号表示，列标用大写字母表示，行号用数字表示。如第5列第4行这个单元格的名称为E4。 自动求和 使用该公式计算快捷方便，最大的好处是：在计算完毕后，若改动了某个数据，合计
10、的结果会自动随之改变。 4.2.3 边框线绘制、行高列宽的调整 任务要求 打开刚刚建立的“数据表1”，预览其打印效果；画出表格线；调整行高、列宽。如图4-6所示。,图4-6 “数据表1”绘制边框线、调整行高列宽, 方法与步骤 （1）打开“数据表1”。 （2）选择菜单栏中的文件/打印预览，如图4-7所示，可以看到，此时的工作簿还没有边框线，在工作表区域当中的灰色网格线只是定位的作用，并不能打印输出。,图4-7 “数据表1”打印预览,（3）鼠标拖动选择A2至G13的区域，单击“格式”工具栏上的边框按钮 ，在弹出的“边框”选项板中选取，如图4-8所示，给选中区域绘制表格线。 （4）按照以下方法之一调
11、整行高、列宽。 （6）调整行高、列宽 1）通过菜单实现 单击行号，选中一行，也可以通过鼠标拖动的方法同时选中多行，选择菜单栏中的格式/行/行高，在弹出的“行高”对话框中输入数值。 单击列标，选中一列，也可以通过鼠标拖动的方法同时选中多列，选择菜单栏中的格式/列/列宽，在弹出的“列宽”对话框中输入数值。 2）通过鼠标拖动实现 鼠标移至所要设置行高的下边框处，即相邻两行的中间，此时光标变成双向箭头，上下拖动鼠标行高随之发生变化。 鼠标移至所要设置列宽的右边框处，即相邻两列的中间，此时光标变成双向箭头，上下拖动鼠标列宽随之发生变化。 鼠标拖选行号，选中要调整高度的多行，将鼠标移至任意两行的行号交界处
12、，此时光标变成双向箭头，此时拖动鼠标调整行高，可同时设置所选行的行高。 鼠标拖选列标，选中要调整宽度的多列，将鼠标移至任意两列的列号交界处，此时光标变成双向箭头，此时拖动鼠标调整列宽，可同时设置所选列的列宽。 （7）编辑完毕，选择菜单栏中的文件/保存。,图4-8 “边框”选项板,注意 有时在单元格中输入数值的时候，会出现这种情况，这是因为单元格的间距太小，调整单元格宽度即可。,4.2.4 单元格的格式化 任务要求 打开“数据表1”，对其单元格进行格式化：将放置分数的单元格设置小数点后一位；班级、姓名字段左对齐，其余均为居中对齐；字体为宋体，标题字号16，其他单元格均为12；外边框线设为粗体，其
13、余使用默认线宽；总分字段底纹为蓝色；修改完毕后存盘。如图4-9所示。,图4-9 “数据表1”, 方法与步骤 （1）打开“数据表1”。 （2）鼠标拖动选择C3至G13数据区域，选择菜单栏中的格式/单元格，在打开的对话框中，选择第一个“数字”选项卡，如图4-10所示，在左侧的分类栏中选择“数值” ，在右侧的“小数点位数”中输入“1”，单击“确定”。 单元格格式“数字”选项卡 Excel 2003提供了强大的数字格式化功能来实现数字属性的显示与优化。为了解决格式问题，Excel针对常用的数据格式，事先已进行设定并加以分类。它包含了常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数法、文字
14、、特殊与自定义等十二类数据格式。对于一些常用的格式，Excel已经在“格式”工具栏上为其建立了相应的命令按钮，如货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位、减少小数位等 。 （3）鼠标拖动选择A2至B13数据区域，选择菜单栏中的格式/单元格，在打开的对话框中，选择第二个“对齐”选项卡，如图4-11所示，“水平对齐”选择“左对齐”，单击“确定”。 （4）重复操作，把C2至G13用同样方法设置为水平居中垂直居中对齐。,图4-10 “数字”选项卡,图4-11 “对齐”选项卡,数据的对齐方式 Excel 2003提供了几种快速设置格式的方法， 可以通过格式工具栏上的一组对齐方式命令按钮，对表格中的
15、数据进行操作，Excel提供了四种对齐方式：左对齐、右对齐、居中对齐、合并及居中 。,数据的自动换行 一般情况下，在一个单元格中输入文字时，无论输入的数值多长，均按一行排列，如果相临的单元格内有数据的话，那么前一个单元格内超出部分内容将被后一个单元格里的内容所覆盖无法显示出来，在单元格里允许自动换行显示内容就可以解决这一问题。 1）Excel 2003允许设置自动换行。选择菜单栏中的格式/单元格，选择“对齐”选项卡，“文本控制”勾选“自动换行”复选框，单击“确定”。 2）Excel 2003允许执行“强迫换行”这一命令，其方法是先将鼠标指针移至需要换行的位置，然后同时按下Alt+Enter键。
16、 （5）选中A1单元格，选择菜单栏中的格式/单元格，在打开的对话框中，选择第三个“字体”选项卡，如图4-12所示，设置字体为“宋体”，字号为“16”，单击“确定”。用同样方法将A2至G13单元格的内容设置为“宋体”，字号为“12”。 （6）鼠标拖动选择A1至G13数据区域，选择菜单栏中的格式/单元格，在打开的对话框中，选择第四个“边框”选项卡，如图4-13所示，在线条中选择一粗线，然后单击预置中的“外边框”按钮，单击“确定”。,图4-12 “字体”选项卡,图4-13 “边框”选项卡,单元格格式“字体”选项卡 该选项卡中的各项设置均可以通过“格式”工具栏的相应按钮实现。 单元格格式“边框”选项卡 此选项卡，包括预置、线条样式、颜色等选项。另外，在设置边框时，还
