ACCESS数据库案例教程 教学课件 ppt 作者 刘丽 课件 第5章 报表

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1、第5章 报表的创建和操作,Access 数据库案例教程,机械工业出版社,http:/,第5章 报表的创建和操作,http:/,报表功能为用户在打印的文档中显示数据提供了灵活的途径。报表是Access中的主要功能之一，是数据库程序设计中的重要环节，用户可以根据需要来设计数据输出格式。尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备上。,http:/,5.1 报表的基本概念,报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，报表具有可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据

2、进行比较、汇总和小计，报表还可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。,5.1.1 报表的功能,http:/,报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能： 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。,http:/,5.1.2 报表的类型,建立报表之前，首先必须确定报表类型。报表可能是一个电话号码簿，也可能是发票之类的复杂清单。还可以

3、建立特殊种类的报表，如标签便是一种特殊的报表。常见的报表类型有4种，有关说明参见表5-1。,http:/,表5-1 报表常规布局类型,http:/,5.1.3 报表的设计方法,Access 2003 提供了6种创建报表的方式。如下图的【新建报表】对话框列出的示。,5-1 新建报表对话框,http:/,设计视图 可以让用户完全自主地来创建报表。在实际应用中，许多用户喜欢先使用向导创建报表，然后再在“设计”视图中修改报表的设计。 报表向导 该向导自动根据用户所选字段自动创建报表。 自动创建报表：纵栏式 每个字段都显示在一个独立的行上，并且左边带有一个标签。 自动创建报表：表格式 每条记录的所有字段

4、显示在一行上，每条记录只有一个标签，显示在报表的顶端。 图表向导 创建带有图表的报表。 标签向导 创建标签报表。,http:/,5.2 创建报表,在报表的创建过程中归纳为以下三种方法：一是使用“自动报表”创建基于单个表或查询的报表；二是使用向导创建基于一个或多个表或查询的报表；三是在“设计”视图中自行创建报表。下面介绍如何创建报表。,http:/,5.2.1 利用“自动创建报表”创建报表,“自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。使用“自动创建报表”方法可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。 1、使用“自动创建报表：纵栏式”创建报表 2. 使用“自动创建报

5、表：表格式”创建报表,http:/,1. 使用报表向导创建报表 【例5-3】 利用向导创建以学生表为数据源的学生基本情况报表。具体步骤如下： 在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”，然后单击“数据库”窗口工具栏上的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框，如图5-1所示。 在该对话框中，选择“报表向导”，在下拉列表框中选择要作为报表数据来源的表或查询，这里选择“学生表”。单击【确定】按钮。屏幕显示“报表向导”中的“字段选取”对话框。 在“字段选取”对话框中，选取数据库中的“学生表”，“可用字段”列表框列出了选中表中的所有字段，单击所需字段，然后单击右箭头按钮，将它添加到“选定字段”框中。本例

6、选中学生表中除了“团员否”和“照片”两个字段外的所有字段，如图5-4所示。 单击【下一步】按钮，在“请确定是否添加分组级别：”对话框中，选择“性别”，如图5-5所示。,5.2.2 利用报表向导创建报表,http:/,图5-4 “选择字段”对话框 图5-5 “分组”对话框,http:/,单击【下一步】按钮，进入排序对话框，选择“学号”字段作为排序字段，如图5-6所示。 单击【下一步】按钮，在报表布局方式对话框中，选择“阶梯”，如图5-7所示。,图5-6 “排序”对话框 图5-7 “报表布局方式”对话框,http:/,单击【下一步】按钮，在选择报表样式对话框中，选择“组织”样式，如图5-8所示。

7、单击【下一步】按钮，在“完成”对话框中，输入报表标题“学生基本情况一览表”，单击【完成】按钮，如图5-9所示。 由向导生成的报表，Access会自动保存，打开该报表如图5-10所示。,http:/,图5-8 “选择样式”对话框 图5-9 “完成”对话框,http:/,图5-10 “学生情况一览表”报表运行结果,http:/,2. 使用图表向导创建报表 以上所创建的报表，大都以数据形式为主。如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。,http:/,【例5-4】 利用图表向导创建以学生表为数据源的图表报表。具体步骤

8、如下： 在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”，然后单击“数据库”窗口工具栏上的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框。 在该对话框中，选择“图表向导”，在下拉列表框中选择要作为报表数据来源的表或查询，这里选择“选课成绩表”。单击【确定】按钮。屏幕显示“图表向导”中的“字段选取”对话框。 在“字段选取”对话框中，选取数据库中的“学生表”，“可用字段”列表框列出了选中表中的所有字段，单击所需字段，然后单击右箭头按钮，将它添加到“选定字段”框中。本例选中学生表中的“姓名”、“专业编号”和“入学成绩”三个字段，如图5-11所示。 在选择图表样式对话框中，选择“柱形图”，单击【下一步】按钮，如图5

9、-12所示。,http:/,图5-11 “选择字段”对话框 图5-12 “报表布局”对话框,http:/,在预览图表对话框中，观察设计情况，确定后单击【下一步】按钮，如图5-13所示。 在“完成”对话框中，输入报表标题“学生情况一览报表”，单击【完成】按钮，如图5-14所示。,图5-13 “预览图表”对话框 图5-14 “完成”对话框,http:/,因为上一步选择的是“是，显示图例”，所以单击【完成】后，打开该报表的预览界面，如图5-15所示。 关闭预览窗口后，系统弹出“另存为”对话框，此处输入文件名“图表报表”，就可以保存该报表。此时在数据库窗口的报表列表中可以看到新建立的报表名称，双击它可

10、以预览该报表。,图5-15 “图表表”报表运行结果,http:/,3. 使用标签向导创建标签报表 以上所创建的报表，大都以数据形式为主。为了使报表更形象，或为了特殊需要，可以使用图表向导来创建带有图表的报表。,http:/,【例5-5】 利用标签向导创建以教师表为数据源的标签报表。具体步骤如下： 在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”，然后单击“数据库”窗口工具栏上的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框。 在该对话框中，选择“标签向导”，在下拉列表框中选择要作为报表数据来源的表或查询，这里选择“教师表”。单击【确定】按钮。屏幕显示“标签向导”对话框。 选择标签类型。在“选择标签类型”对话

11、框中选择“英制”或“公制”，并确定标签的型号、大小和横标签号，也可以自定义。这里我们选择“公制”及C2180型号的标签，如图5-16所示。单击【下一步】按钮，进入标签向导步骤2。 选择文本的字体和颜色。在此对话框中设置字体为“宋体”，字号为“9”号字，字体粗细为“正常”，字体颜色为“黑色”， 如图5-17所示。单击【下一步】按钮，进入标签向导步骤3。,http:/,图5-16 标签向导步骤1 图5-17 标签向导步骤2,http:/,在“字段选取”对话框中，选取数据库中的“教师表”，“可用字段”列表框列出了选中表中的所有字段，单击所需字段，然后单击右箭头按钮，将它添加到“选定字段”框中。本例选

12、中教师表中的“教师姓名”、“性别”和“职称”三个字段。标签中的字段名称可以在该对话框中“原型标签”中分别输入：“教师姓名：”、“性别：”和“职称：”之后，分别将可用字段“教师姓名”、“性别”和“职称”添加到字段名称的后面，如图5-18所示。也可以在标签设计器中用标签控件添加和修改。单击【下一步】按钮，进入标签向导步骤4。 在“字段排序”对话框中，将“可用字段”中的“教师姓名”移动到“排序依据”框中，如图5-19所示。单击【下一步】按钮，进入标签向导步骤5。,http:/,图5-18 标签向导步骤3 图5-19标签向导步骤4,在“完成”对话框中，输入标签标题的名称“教师情况标签”，单击【完成】按

13、钮，如图5-20所示。,http:/,调整好各控件的位置后，预览该标签，结果如图5-22所示。 关闭预览窗口后，系统会自动以文件名“教师情况标签”保存该标签。此时在数据库窗口的报表列表中可以看到新建立的标签名称，双击它可以预览该标签。,说明：因为上一步选择的是“修改标签设计”，所以单击【完成】后，打开该标签的设计视图界面。在标签设计视图界面中，调整三个字段标签和三个字段文本框的位置和大小，在其上方添加用于显示标题的标签，输入“教师情况标签”，在其右侧添加一个图片，再在标签标题下方添加一个线段控件，然后在主体中添加一个“矩形”控件，将标签内容粘贴到“矩形”控件中，如图5-21所示。,http:/

14、,图5-20 标签向导步骤5 图5-21 教师情况标签设计视图,http:/,图5-22 教师情况标签运行结果,http:/,4.2.3 使用“报表视图”创建报表,“设计”视图可以让用户完全自主地来创建报表。在实际应用中，许多用户喜欢先使用向导创建报表，然后再在“设计”视图中修改报表的设计。 在数据库窗口中，选择“对象”列表中的“报表”，然后用鼠标单击数据库窗口工具栏上的【新建】按钮，打开“新建报表”对话框，在该对话框中先指定用于报表的数据源，然后双击上面列表框中 “设计视图”，系统将弹出报表设计窗口和报表设计工具栏。,http:/,【例5-6】 利用报表设计视图创建以“教师基本情况报表”。具体步骤如下： 在数据库窗口中，单击“对象”下的“报表”，然后单击“数据库”窗口工具栏上的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框。 在该对话框中，选择“设计视图”和数据表“教师表”。 将数据源“教师表”中的所有字段添加到主体节中。 用“标签”控件在报表页眉中，拖出标签控件区域，并输入“教师基本情况一览表”，按回车键后，设置其字体的字形、字号和颜色，添加线条，如图5-23所示。 单击【视图】按钮，屏幕显示报表设计结果，如图5-24所示。