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1、大学生项目管理通识教程,第九章,第一节 采购管理概述 第二节 编制采购计划 第三节 编制采购文件 第四节 招标投标与卖方选择 第五节 合同管理与收尾 第六节 案例：奖品采购计划,大学生项目管理通识教程,第一节 采购管理概述,一、采购的定义 二、为什么要采购 三、采购管理,大学生项目管理通识教程,一、采购的定义,图9-1 采购对项目的作用,通俗地说，采购就是从其他人或单位买东西。采购，不仅可以是采购货物，也可以是采购服务或其他无形的成果。,大学生项目管理通识教程,二、为什么要采购,你可能会问，为什么要向其他公司购买产品或者服务而不是由自己生产或提供？在作出是否向外部采购的决定之前，确实要好好问问
2、自己这个问题，不可以盲目地作决定。对某个产品，到底是自己生产划得来，还是从外部购买划得来，就需要通过“自制或购买分析”来决定。,大学生项目管理通识教程,三、采购管理,图9-2 项目采购管理,采购管理是指对采购的全过程进行管理，保证采购工作的顺利进行。采购工作应该符合下列基本原则： 非核心业务原则：在决定采购之前，你必须弄清楚自己的核心业务(竞争力)是什么。核心业务是绝对不能外包给别人做的。例如，完成作业和写毕业论文，就是大学生的核心业务，绝对不能请人代替。 成本效益原则：把某件事情外包给别人做，所付出的代价一定要比自己做低，或者所取得的效益比自己做高。 质量原则：从外部采购的货物或服务的质量，
3、一定要能够满足项目的需要。 进度配合原则：别人给自己提供产品或服务的时间，要与项目的总体进度计划相匹配，以免影响项目按期完工。 公平竞争原则：给合格的供应商提供公平的竞争机会。用纳税人的钱进行的政府采购，更是要特别强调采购的公平竞争原则。,大学生项目管理通识教程,第二节 编制采购计划,一、采购计划的目的与内容 二、明确采购范围 三、采购计划举例,大学生项目管理通识教程,一、采购计划的目的与内容,采购中有两种基本角色，一是买方，又称甲方、委托人或者业主；二是卖方，又称乙方、被委托人、供应商或者承包商。一般地，除非特别说明，采购管理都从买方的角度进行讨论。 与其他知识领域一样，项目采购管理也始于一
4、个好的、合理的计划，即采购计划。编制采购计划的目的在于： 确定为了满足项目需求，是否需要从外部采购。是否可以由本公司提供所有的产品或服务？如不可以，就需要采购。 如果需要，识别出需要从外部采购的相关产品或服务。如果不是所有的产品、服务都可以由本公司提供，那么哪些必须从外部采购？ 确定采购的数量、什么时候采购、如何进行采购，如选择供应商的准则有哪些？ 作为日后采购实施和管理的依据。采购工作需要按计划进行，并按计划进行监督与控制。 项目采购计划应该包括以下主要内容： 为什么要采购、采购什么、什么时候采购、用什么方式采购。 准备采用的合同类型。,大学生项目管理通识教程,二、明确采购范围,图9-3 尽
5、早明确采购目标,大学生项目管理通识教程,二、明确采购范围,表9-1 合同工作说明书内容,大学生项目管理通识教程,三、采购计划举例,小明自2005年从上海某大学毕业以后，在本地的一家高科技公司工作，收入不菲。小明的家庭条件也很好，父母已经在上海为其购置了房产，因此就没有什么后顾之忧了。看看周围不少朋友陆陆续续都买了车，小明也动了买车的心思。 买车，这可是一个比较大型的采购。小明作了以下分析： 需要买车吗？需要。三方面的原因：(1)由于住的地方距离上班地点比较远，而公司又免费提供停车位；(2)周末可以开车出去游玩，有利于身心健康和社交活动；(3)经济条件许可。当然，还有一个重要的前提条件，就是小明
6、本身没有制造汽车的能力。 有什么特别喜欢的汽车品牌吗？没有。国产、合资生产或者原装进口的汽车品牌均可。 有购车预算限制吗？有。由于计划后年要出国旅游，购车预算要严格限制在20万元人民币以内。 现在市面上有货吗？希望能够12个月内提车，因为已与朋友约好在两个月后，即国庆节假期黄金周，一起到海南三亚自驾游。 允许分期付款吗？希望能够分期付款，每个月付30004000元，压力可以小一些。,大学生项目管理通识教程,第三节 编制采购文件,一、采购方式 二、如何编制采购文件 三、采购文件的形式 四、供应商的选择标准,大学生项目管理通识教程,一、采购方式,表9-2 常见的采购方式,大学生项目管理通识教程,二
7、、如何编制采购文件,买方要通过采购文件，告诉潜在卖方要采购的产品或服务是什么？相关的工作范围有哪些？什么时候需要？他们应该如何提交建议书(投标或报价)？买方将如何选择合适的卖方？采用什么合同种类和合同条款？等等。 编制采购文件，首先要对照采购计划以及合同工作说明书，并考虑项目的其他相关因素，如项目的风险、进度要求以及成本限制等。 编制采购文件，是一件相当费时费力的工作。为了提高编制采购文件的效率和效果，人们普遍采用标准文本和表格，来准备招标(询价)的相关文档，例如，标准合同条款、标准采购事项描述、保密协议范本、投标或报价评价标准核对表以及其他招投标所需要的标准格式。比较大型的项目采购，通常都需
8、要利用现有的标准文本和表格。国内外许多机构已发布自己的采购文件范本，如世界银行、亚洲开发银行、国家发展和改革委员会等。 采用标准文本和表格，至少有三大好处。一是大大降低编制采购文件的工作量，只需要在这些标准文本和表格的基础上进行修改和增补。二是提高采购文件的质量。标准文本和表格，往往是经过许多年的应用、修改和完善的，系统性和规范性都比较好，漏洞比较少。三是有利于买方和卖方对采购文件的理解趋于一致。通常买方和卖方在本次采购之前，就已经比较熟悉标准文本和表格，而且市场上还有一些资料专门讨论它们的解释与应用。,大学生项目管理通识教程,三、采购文件的形式,表9-3 建议邀请书包含的内容,大学生项目管理
9、通识教程,四、供应商的选择标准,表9-4 投标评价标准示例,大学生项目管理通识教程,第四节 招标投标与卖方选择,一、招标投标程序 二、招标投标步骤的法律含义 三、卖方选择的方法 四、合同种类,大学生项目管理通识教程,一、招标投标程序,图9-4 招标采购过程,大学生项目管理通识教程,二、招标投标步骤的法律含义,招标人发出招标文件，是要约邀请，即邀请投标人为提供特定的产品或服务向自己要约。 投标人提交投标文件，是向招标人发出要约。要约，又称发盘或报价，是一方当事人以订立经济合同为目的，向另一方所作的意思表示，即通知对方，表明自己有按一定条件与对方订立经济合同的愿望。发要约的一方，称为要约人；对方，
10、称为被要约人。投标文件，要构成有效的要约，就必须实质性响应招标文件的要求，内容必须全面、明确和肯定。投标文件作为要约，在投标有效期内，对投标人具有约束力：不得任意变更投标书的内容或撤销投标；如果招标人向其授标，投标人不得拒绝该授标。 现场开标是公开各投标报价和相关内容。招标人应该邀请所有投标人参加开标会。开标，标志着投标人的投标正式生效(如果投标书符合相关要求)。从开标时间起，投标人在投标有效期内不得修改或撤回投标。 招标人对投标文件的评审，则是要约分析，以便了解各投标的优势与劣势，并按一定标准对各投标进行排序，为随后的授标决定提供基础。,大学生项目管理通识教程,三、卖方选择的方法,图9-5
11、多种标准下的卖方选择,大学生项目管理通识教程,四、合同种类,(一)固定总价合同 (二)成本补偿合同 (三)工料合同 (四)综合单价合同,大学生项目管理通识教程,(一)固定总价合同,固定总价合同，顾名思义，即合同的价格是一个事先确定的总数，由卖方总价包干。对于买方来说，就出这么多钱，购买卖方的产品或服务，卖方负责在规定日期以规定价格提供所要求的产品或服务。 在这种合同模式下，卖方承担全部成本风险。一旦签订了固定总价合同，卖方将负责合同所规定的产品或服务的交付，而其成本控制好坏将直接决定能否获取利润以及利润的高低。由于承担的风险多，卖方在投标报价时会加大风险准备金(不可预见费)。 在固定总价合同下
12、，买方基本没有成本风险。买方所关注的就是付一笔固定的钱给卖方。由于卖方在投标报价时考虑了比较多的风险准备金，所以无论风险发生与否，买方都需要把这些风险准备金支付给卖方。从这个意义上讲，采用固定总价合同，买方所支付的总价格可能比采用其他合同略高些。,大学生项目管理通识教程,(二)成本补偿合同,采用成本补偿合同，买方对卖方为交付合同产品或服务而实际发生的成本开支给予实报实销，然后再向卖方支付一定的利润。在这种合同模式下，成本风险基本由买方承担。 卖方的成本包括直接成本和间接成本。直接成本是可以直接计入合同工作的、为生产合同产品或者提供相关服务所产生的实际成本，如原材料成本、施工设备成本、专职工作人
13、员的薪水等。间接成本是通过分摊(与其他合同/项目)计入合同工作的管理成本，如卖方总部管理人员的薪水和总部的水电等办公费用。虽然总部管理人员没有直接参与项目的实施过程，但是他们的管理职能以及知识技能对支持项目工作、督促项目团队和实现项目目标起着重要作用。,大学生项目管理通识教程,(三)工料合同,采用工料合同，买方与卖方应该事先商定项目所需的各种资源的类型和单价，然后在项目实施中，按资源使用的实际时间或数量乘以资源的单价，并汇总得到应向卖方支付的金额数。通常按项目所需的主要资源来划分资源种类，例如，先划分为人力、材料、设备等，再往下分解到需要的层次。分得越细，成本管理和结算工作就越复杂。 工料合同
14、下，买方和卖方分担项目风险。买方承担资源使用时间或数量的风险，卖方承担资源单价的风险。,大学生项目管理通识教程,(四)综合单价合同,综合单价合同，也简称单价合同，是把完成某个工作所需的各种资源(数量和单价)加以综合考虑，得到该工作的综合单价，然后在实施中按工作的实际数量乘以相应的综合单价，进行付款。与工料合同比较，综合单价合同的成本管理和结算工作要简单得多，适用于规模比较大的合同。例如，大型土木施工合同，经常约定每立方米土石方开挖的综合单价，其中考虑了土石方开挖所需的各种资源的价格，然后按土石方开挖的实际工程量乘以该综合单价进行付款。,大学生项目管理通识教程,第五节 合同管理与收尾,一、合同管
15、理 二、正确对待合同及其执行 三、合同收尾,大学生项目管理通识教程,一、合同管理,(一)建立、维护与改进当事人之间的关系 (二)促使合同当事人履行合同义务 (三)监控合同工作进展，进行必要的合同变更 (四)处理合同实施中出现的问题,大学生项目管理通识教程,(一)建立、维护与改进当事人之间的关系,任何合同都不是万能的，都不可能考虑到所有情况，所以许多事情的处理要依赖双方的合作关系。合作关系好，就很容易处理；合作关系坏，就很难处理。 传统的承发包合同，双方容易把对方置于对立面。一是因为投标时的激烈竞争使卖方不得不压低报价，卖方要设法在合同实施中挽回损失；二是因为人们传统地认为是买方出钱请卖方做事，
16、双方不属于同一个团队，更何况买方的成本恰好是卖方的收入，买方追求成本最低，卖方追求收入最高。 为了改变这种状况，新的承发包模式应运而生，其中关系型承包(Relationship Contracting)越来越多地在国外建筑行业得到应用。关系型承包是这样一个项目交付系统，它不仅仅关注项目需求(如完成合同规定的产品)，同时也很关注项目参与各方之间的关系15。合同中会正式描述项目参与各方之间的关系，鼓励各方共同参与到项目中来并保持良好的关系，允许项目参与各方都从项目中获益，共同取得成功16。,大学生项目管理通识教程,(二)促使合同当事人履行合同义务,履行义务是享受权利的前提，包括履行明示的义务和暗示的义务。明示的义务，是一方在合同中的明确承诺；暗示的义务，是基于对方的合理期望，一方应该怎么做。 当事人必须全面履行合同义务，不能只履行对自己有利的部分。当事人应该相互帮助，共同履行义务。当事人应该随时准备给对方提供必要的帮助，以便对方履行相关义务。从一定程度上讲，帮助别人就是帮助自己。,大学生项目管理通识教程,(三)监控
