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1、无锡市万里实业发展有限公司档案管理制度文 件 号WL/XZ-2014-03/01受控状态发 放 号编 制：审 核：批 准：2014年03月01日编制 V0版本1、总则：为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2、归档范围：2.1、行政综合类：包括重要的会议材料；体系及行政管理文件；各类资质证明；企业变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件, 员工档案（包括登记表、教育培训卡），花名册等。2.2、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料等。2.3、质量管理类：质
2、量管理方面的文档，如产品检验文件、产品检验试验大纲、材料委外复验报告、产品形式试验报告、最终产品检验试验报告、重大质量事故处置记录、重大顾客投诉处置记录等。2.4、技术类：在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、技术标准、技术协议书、工艺文件、产品材料清单、产品首件验证记录、工艺验证记录、顾客确认报告、产品委外检验报告、文字材料、照片，以及外来、外购的图纸、资料、图书等等。2.5、项目管理类：公司大规模的项目管理、销售活动纪事, 协议、商务合同（包括采购、外协加工等供方资料）、项目方案等文件资料、市场调研报告等。3、职责：3.1设计开发部、工艺技术部要
3、把技术档案工作纳入本公司的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档分类编号,以保证全公司技术档案工作的顺利开展。3.2质量控制部负责收集与整理质量管理类文件，并将文件进行分类编号。3.3项目管理部负责收集与整理项目管理类文件和售后服务类文件档案资料，并将资料分类编号。3.4物资管理部负责收集与整理主辅材料采购、外协加工等供方档案资料，并将资料分类编号。3.5财务管理部负责收集、整理、自行归档保管财务会计统计类等档案，并将档案进行分类编号。 3.6行政管理部负责收集与整理行政综合类等档案资料，并进行该档案的分类编号，以及更新各部门编制的档案目录。3.
4、7 各部门按职责范围要求，定期收集与整理归档文件，将归档文件进行分类和编号，每月最后一个周六经行政管理部审核后，在档案管理人员陪同下将档案存放至档案室，并将更新过的目录清单交行政管理部。3.8档案管理人员的职责：（1）认真钻研业务，提高管理水平，保证档案工作任务的完成。积极主动地为各部门提供各类相关档案资料。（2）承办各类档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。（3）遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。（4）严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。（5）保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。4、措施和方法4.1资料的收
5、集与整理4.1.1公司各部门依据档案资料的分类要求应定期进行收集与整理，编制一份应归档保管的文件清单（包括电子文件），报总经理批准，以确定是否归档。4.1.2各部门在档案资料归档期按文件的密级确定是否归档，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门经理应积极配合与支持。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室.4.2 文件资料的归档4.2.1公司设立综合档案室，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。4.2.2每个项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的文件资料，并按公司形成文
6、件资料的归档范围和要求，将所形成的文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。4.2.3 各部门在移交文件资料档案时，交接双方应按规定办理交接手续(参见文件和资料控制程序），签字归档备查。凡不符合组卷要求或文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。4.2.4凡需归档的文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁使用铅笔、圆珠笔和复写纸。4.2.5凡各部门形成的归档文件，有电子稿时（内容应一致）应一并向档案室移交归档。4.2.6凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用
7、说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。4.3 档案的鉴定和销毁4.3.1认真做好档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。4.3.2任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。4.3.3当某些档案到了销毁期时，由档案管理员提出申请，凡属于密级的档案资料必须由最高管理者批准方可销毁；一般的档案资料，由各分管副总经理以上领导批准，必要时报总经理批准后方可销毁。4.3.4经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案销毁
8、申请和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 4.3.5在销毁公司档案资料时，必须由各分管副总经理以上领导指定专人监督销毁，防止失密(参见文件和资料控制程序）。4.4档案的保管和借阅：4.4.1对接收来的档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。4.4.2认真执行档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交主管审查。主管根据检查报告的结果，对出现的问题要求档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。4.4.3凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅档案。由管
9、理人员填写文件借阅登记表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。4.4.4总经理、副总经理、副总工以上借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。4.4.5各种档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经主管批准方能借出。 4.4.6经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，将按规定对档案借阅人进行处罚。
10、4.4.7借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚。 4.4.8电子文档的借阅也应该按文件借阅程序办理借阅手续，获得批准后，由档案管理员通过局域网向文件借阅者发送电子文档4.5密级档案的管理：4.5.1公司档案密级分为绝密、秘密二个级别，绝密级档案除最高管理者或授权人可以调阅外其他人禁止调阅；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理以上领导批准，也可由其受委托人审批。4.5.2
11、做好档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。4.5.3全公司职工必须严守机密，维护档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。4.5.4档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。4.5.5非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。4.5.6会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案
12、时，应持正式公文，并经公司最高管理者同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。4.6 档案的复制和发放：4.6.1 重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。4.6.2因工作原因，需要发放各使用场所的文件资料，应在档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制文件发放清单（参见文件和资料控制程序），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，
13、经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。 4.6.3发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，应对责任者罚款后，由档案管理员报副总经理以上领导批准后发放。 4.7档案和受控技术文件的更改：4.7.1 当文件编制部门需对档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持责任人签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。有电子文档时更改责任人应同时升级电子版本4.7.3档案更改后（包括电子文档），资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。5、 附则 本制度解释权归公司行政管理部，制度自公布之日起实施。
