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1、第四章 报表 报表的功能 报表的设计 报表的记录分组和排序 报表的打印和预览 一、报表的功能 尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。 报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点： 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。 报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了
2、以下功能： 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 二、报表设计 如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。1. 报表设计工具 工具栏视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果 工具箱在报表设计过程中
3、，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。 选择对象 用于选定操作的对象。 控件对象 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。 标签 显示标题、说明文字。 文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。 选项组 显示一组限制性的选项值。 切换按钮 当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。 选项按钮 与切换按钮类似，属单选。 复选框 选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。 组合框 包括了列表框和文本框的特性。 列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。 命令按钮 用来执行某些活动。 图像 加入图片。 非绑定对象框 用来显示一些非
4、绑定的OLE对象。 绑定对象框 用来显示一系列的图片。 分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。 选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。 子窗体/子报表 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。 直线 划直线。 矩形 划矩形。 其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。 工作区 报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。 页面页眉 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。 主体 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打
5、印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。 页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&page&“页”】表达式用来打印页码。 报表页脚 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。 属性窗口 2. 使用向导创建报表 创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式
6、中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。 新建报表： 选择表和字段 按学分分组： 按课程ID排序： 选择报表布局： 选择报表样式： 确定报表标题： 运行报表结果：3. 自动创建报表及图表向导 自动创建报表报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。 自动创建图表 如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。 新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表： 选
7、择图表数据所在字段： 选择图表的类型： 指定图表的布局：指定图表的标题：运行图形报表，得到结果图： 4. 标签向导 标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。5. 使用报表设计视图 下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。 启动【新建报表】： 报表设计工作区如下： 向报表工作区添加控件： 报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种： 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包
8、括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。 计算控件 计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。 用户可以在设计视图中对控件进行如下操作： 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。 通过按Del键删除控件。 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。 利用属性对话框改变控件属性。 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。 对控件增加边框和阴影等效果。 向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具
9、箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。 使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下： 在设计视图中打开报表。 创建或选定一个非绑定的【文本框】。 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。 单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。 双击计算中使用的一个或
10、多个字段。 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。 控件的更改和设置更改控件的方法通常有两种：即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。 在报表中添加节为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色；但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。 属性设置除
11、了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。 保存报表在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。 6. 用报表设计视图创建报表 下面通过实例说明设计报表的步骤： 打开相应数据库，新建报表，选择【设计视图】、选择【订单】表。 添加相应字段到报表设计主体区内。 添加页面页眉和页面页脚其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。 保存运行得到结果7. 报表属性 下面是报表的属性窗口，该对话框有五个选项卡，分
12、别是：【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。 8. 使用报表快照 Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装“快照取景器”程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文
13、件和相关文件。在默认情况下，当用户第一次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了“快照取景器”。通过电子邮件发送三、报表高级设计 下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。 1. 排序与分组 所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。 分组形式 选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。 下面对不同的分组情况进行介绍： 按日期/时间字段分组记录 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。 日
