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1、行政管理制度汇编二0一0年三月前 言为规范公司的行政管理程序，确保公司行政管理制度的完善和行政管理工作的正常运作，特编制本制度汇编。 本制度汇编由公司行政部统一编制，经董事会批准后发布。本制度汇编供成都泰和物业有限公司全体人员查阅、使用，各部门负责人及行政管理人员有责任就本制度汇编在执行过程中出现的问题提出合理化建议，并有义务提议修改本制度汇编及向发生质疑的员工提供咨询、答复。本制度汇编是成都泰和物业管理有限公司行政政策和行政事务操作程序的指南，主要向公司及各部门负责人和行政管理人员提供日常操作的依据、参考、查询和政策指导。本制度汇编对公司各部门均具有约束力。 本制度汇编发放至各主管以上人员，
2、领用者应妥善保管本制度汇编，不得损毁、遗失，离职(或调职)时应及时交还行政部或移交给接任者。 未经成都泰和物业管理有限公司行政部书面授权，不得复印、拷贝或提供给其他人员借阅。 本制度汇编的解释权归公司行政部，如有疑义，请及时联系。 目 录发文管理制度 3文档管理制度 5办公礼仪管理制度 9劳动考勤制度 12公司会议制度 15公司保密制度 16印章管理制度 17员工职业着装及扣款规定 18办公设备使用管理制度 20对外接待管理规定 22宿舍管理制度 25职业安全管理制度 27工资及福利制度 33人员入职、转正等手续办理制度 36发文管理制度一、本文所指的文件是指：1、以公司名义向公司内部人员发出
3、的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等；2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件；3、以各部门名义发出的文件； 二、文件格式如下：1、以公司名义对外发文格式如下： 文件编号(黑体小四)文件名称(黑体二号)文件内容(宋体四号)成都市泰和物业管理有限公司年 月 日2、其余发文格式如下：文件编号(黑体小四)文件名称(黑体二号)文件内容(宋体四号)公司名称部门名称 签署： 年 月 日注：当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应按要求编号、存档。三、文件编号规定：1、以公司名义对内发放文件编号：成都泰和2009序号2、以公司名义对外发放文件编号
4、：成都泰和(外) 2009序号3、以各部门名义对内或对外发文编号：如成都泰和(行政) 2009序号、成都泰和(财务) 2009序号，成都泰和2009序号，其余部门的编号以此类推。四、文件的签署与盖章：除以公司名义对外发文外，其余文件在正式发布之前均需签署，签署权限如下：以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署，以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署，以业务部门发出的文件应由管理处主任或片区经理签署。需对外张贴的文件经部门负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉签署栏，有部门负责人签署的文件存档。以公司名义发布的文件应盖公司公章，以部门名义发出的文件应盖本部门印章，若因特殊情况需盖公司公章
5、，应经行政部同意。公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理，文件发布前应与总经理取得一致意见，并有总经理书面或电子邮件批准。五、文件的登记与归档： 公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的文本。文档管理制度一、职能部门文档资料管理：1职能部门文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关条例、政策、法规；管理人员档案；重要资料及文档资料的电脑备份等。2文档资料收集及整理：行政部负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存
6、放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例、法规的有效性。(1)物业管理相关政策、法规：行政部负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改重要资料一览表泰和/ZY7.6.1-01文件。(2)公司内部重大活动、事件记录：重大事件通常包括：国家、省、市领导来访接待；公司领导重要活动；招投标项目及委托管理、代理等业务的开展；重要管理活动的开展及重要管理举措；公司所获国际、国家、省、市级颁发的各项荣誉、奖励；公司内部发生的重大质量事故等。由行政部负责编辑公司内部重大事件，报行政部经理审批后，统一归入重大事件类文件夹；(3)重要资料：由行政部负责收集，主
7、要包括：公司营业执照、资质证书、荣誉证书等。(4)公司及本部门重要文件，主要包括：A、以公司或本部门名义发出的文件。B、质量体系文件。 C、行政管理制度汇编。D、公司会议纪要。F、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 G、各部门呈报的工作计划(年度半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划)、总结(年度总结、活动总结等)、申请(采购申请除外)、报告及管理规章制度等。(5)公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。(6)人员档案：行政部负责全公司人员档案登记和管理，档案内容包括甄选表或个人简历、体检表、相关岗位证书复印件等。3、文档
8、资料查阅或复印：物业管理政策、法规及重要资料的查阅或复印，需在行政部办理登记手续；各类文件的查阅或复印需填写相关记录，并经行政部经理批准后，方可查阅或复印。4、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写文件销毁申请单泰和/BG7.6.1-03，报行政部经理批准后销毁。二、各部门文档资料管理：1、各部门文件编制要求见本制度汇编发文管理制度成都泰和（行政制度）2007001：2、各管理处应保管的资料：(1)开发商提供的资料：A产权资料；B技术资料(含图纸)；C竣工资料；D交接手续及清单等。(2)部门建立的资料：A物业资料；B业主资料；C出租屋资料；D车辆资料；E设备资料；F员工电
9、子档案；G收费资料；H荣誉资料；I 业委会资料等。3、文档资料收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。4、 文档资料查阅或复印：各类文件资料的查阅或复印需进行登记，必要时报经部门负责人批准。5、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由责任人填写文件销毁申请单泰和/BG7.6.1-03，报经部门负责人批准后，由专人负责销毁。三、各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。四、各类文件发放要求：1、文件的发放
10、应办理签收手续。2、有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、人事行政制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。3、文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作， 禁止外来人员拍摄或抄录。五、电脑及电子文档管理：1、各部门应指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。2、电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政管理制度汇编、质量体系文件、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘或软盘备份，备份件应交各部门指定人员进行管理。3、与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外，还必须存档
11、签名文件。六、剪报管理：各部门指定人员负责剪报及管理，剪报选材范围主要来源于所有有关置信公司的信息、所有有关物业管理行业的信息；与物业管理相关专业知识；安全、保健小常识；经营管理知识、信息；最新出的各种法规、条例等。负责根据剪报选材范围分类做好简报编辑工作，编辑时需注明摘自XX报第X版XX年XX月XX日，并以年度为单位进行归档。七、音像制品管理规定l、音像制品管理范围： 照片、录音带、录像带、摄像带。2、照相、摄像要求：须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动、培训、参观考察内容、重大工程遗留问题、突发事件及公司各部门承办的重大活动等。3、照片归档要求：凡公司组织的各类活动照片需统一交行政
12、部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题，并将每张照片、底片对应编号入册。4、音像制品归档要求：凡公司组织的各类活动录音带、录像带、摄像带或其他培训用录音带、录像带及摄像带等，需统一交行政部存档，各部门组织的各类活动录音带、录像带及摄像带等需指定专人保管。行政部须对收集到的各类录音带、录像带、摄像带进行标识，并在一周内安排时间观看审核，挑选精彩片段进行转录保存，并须注明时间、地点、活动主题。从外购进的音像物品须及时编目归档，并知会相关人士。各部门外租影带应制定相应管理规定，对放映时间、责任人、
13、音量及内容予以明确规定。5、音像制品借阅要求： 音像制品的借阅应经行政部经理批准，并办理登记借阅手续。6、音像制品报废须经行政部经理审批。 办公礼仪管理制度为保持良好的公司形象，创造严肃、活泼、高效、和谐的办公环境，特制定本管理规定：一、 微笑微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。使用敬语，并注意各种场合的言谈举止，维护企业形象。二、 文档装订文件、资料都是横写的多，所以订书机应订在左上方，而且，横拿或竖拿都比较方便，也比较容易存档。文件原稿或借来的资料不可自作主张地订上，如无特殊要求，应按原状归还三、 电脑使用电脑在使用完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态； 在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密； 文件存档时应注意存放地点，并作好登记工作，（不要将文件存在他人电脑的硬盘上，以免被他人删掉）；不要私设密码、私自删除原有的文件；盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用；使用后应将所有东西归位，打好的稿件要检查是否有错、漏字，不要的废纸应放入废纸篓。四、 传真机简洁地写上收件人、发件人名字、主题、张数等事项，原稿要一一编上号码，方便对方整理，发完传真后应打电话确认。五、复印机复印前确认纸张大小、方向，墨色的浓淡、（以免浪费纸
