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1、乌鲁木齐职大传媒学院 秘书理论与实务课件,位于乌鲁木齐南门的人民剧场,项目一模块2 秘书职业特征及其功能与职能,模块任务,主要内容,模块小结,思考练习,学习目标,秘书的特性和秘书的定义(摆正位置，发挥作用) 秘书的两大部类分类、两个层次分类及其他分类 秘书职业特征(理解秘书工作的重要性并按照其职 业特征规划和打造自己）,1,2,3,秘书部门的设置。典型的秘书部门/广义 的秘书部门/临时性秘书部门。 秘书部门的性质及其内部结构（当好领 导的事务性助手和智谋性助手） 秘书部门的领导管理体制及其重要制度 建设,5,4,6,案例分析 秘书钟苗操办并参加的一次商务宴请 人物：南方某地宏远公司秘书钟苗、王
2、总经理、几位同 事；昌和公司周总经理等几位客人 地点：宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室 物品：一桌酒席 着装要求：职业装 情景一（秘书钟苗办公室） 钟秘书：“红枫宾馆餐厅江经理吗？我是宏远公司秘书 钟苗，今天中午12点我们要订枫韵阁包房，来了几个西 北的客人。没问题吧？那好，你问订什么菜？我们王总， 你还不知道，爱吃肉呗，什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排 骨、烧大肠等等，反正以肉菜为主。就这么说定了，我12 点准时到，到时上菜可得快点。”,模 块 任 务,请按职业化要求指出秘书行为正误,情景二（宾馆宴会厅。楼上正在装修，宴会厅有很多人 在吃饭，不时传来包间的歌声） 钟秘书领着几位客人：“这边请。”走在客人
3、的左侧引 领。 客人中有一两个人悄悄相互说：“真够乱的。” 钟秘书：“大家请入座，周总经理您请这边坐。” 钟秘书帮客人抽出椅子，钟秘书将周总经理等客人安排 在了包间门口，让客人坐在一起。王总等本公司的人坐 在一边。 服务小姐沏上茶。 钟秘书说：“今天，我们在这里为周总一行接风，真是 荣幸之至，咱们新朋旧友能坐在一起，真是缘分。” 王总咳嗽一声，说：“大家闲话少叙，先端起酒杯，为 我们的友谊和合作干杯。”大家起身举杯。,情景三 （宾馆宴会厅。） 服务员小姐不断端上菜来，报菜名：“扒猪脸、烧猪手、藕 炖排骨” 钟秘书问身边的男士：“钱先生，您怎么不动筷 子？”钱先生不好意思：“我”旁边周总说：“我
4、忘了介绍 了，我们钱副总是回民。” 王总：“真不好意思，我们考虑不周，钟秘书让餐厅的江经 理给我们换几个菜。” 钟秘书：“对不起，是我工作不细，我马上去另点几个菜。” 钱先生：“给你们添麻烦了。” 情景四 （宾馆宴会厅。） 服务员小姐不断端上菜来，报菜名：“罐焖牛肉、羊肉萝卜 盅” 钟秘书用自己的私筷给客人夹菜：“周总经理尝尝这 道牛肉，钱先生尝尝这道萝卜盅。” 过了一会儿，钟秘书开始脱毛背心：“这屋里太热。” 王总：“周总，咱们俩既是老同学，又是合作伙伴，咱们俩 得干了这杯。”两人干完。,钟秘书主动敬酒：“各位老总，难得大家有缘相聚， 又难得周总和王总有着这么深厚的友谊，我敬周总和 各位一杯
5、，愿我们的合作顺利。” 钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜，一边问：“钱副 总，你们公司这两年生意这么火，员工的收入一定不 错吧，像部门经理级的月薪都能达到5000以上吧。” 钱先生为难地说：“你们的公司做得也很不错嘛，彼 此彼此啦。”钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。 这时钟秘书的手机响，钟秘书：“对不起，我要接个 电话。”离座出去，在包房外面，钟秘书：“你说什 么，一车间出事故了，一个工作的手被轧断了，好， 你不要离开，我马上向王总汇报。”拿出便笺本，在 上面写了几句话，进去到王总身边递给他，然后退出。 王总看完，过了一会儿，说：“我有个电话，对不 起，失陪一下。”走出来。,钟秘书：“刚才公司
6、的值班室来电话说一车间一名工 人把手给轧断了。”王总：“送医院了么？” 钟秘书：“已经送了，他们主要怕工人的家属来闹怎 么办？” 王总：“我现在一时半会儿也走不开，这样吧，你让 在公司留守的马副总经理先处理一下这件事，等送走 周总他们，我马上赶回公司处理。”然后回到包房。 钟秘书继续打电话：“马总吗，我是钟秘书，王总让 我转告您”过了一会儿，钟秘书回到包房，用 “OK”的手势向王总示意。 案例分析要求 融入项目所创设的情境，按照职业 化要求对照分析秘书钟苗在此次宴请活动中的表现 （言行），找出其“正”、“误”点共16处。,分析 1、宴请订菜，没有考虑客人的情况和饮食习惯。错 2、宴请选择的地点
7、不合适，不够安静。错 3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。对 4、宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不 应让客人坐在一起，应与主人相间而坐。错 5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。对 6、钟秘书抢在上司前说话。错 7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜 肴。对 8、用自己的私筷给客人夹菜，不讲卫生。错,9、当着客人的面脱毛背心，不讲礼貌。错 10、领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。对 11、谈论不适宜的话题，如向别人打听收入。错 12、当别人的面剔牙，不文明。错 13、能用礼貌用语，向客人道歉，然后出去接电话。处理方式正确。对 14、能正确使用便条的形式向上司报告不便
8、明言的事情。对 15、能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。对 16、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。对,二、秘书的分类,三、秘书职业的特征,一、秘书的特性与定义,四、秘书部门及其功能和职能,五、秘书工作机制,秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体，也是本课程研究的核心。,一、秘书的特性与定义,（二）秘书的定义,（一）秘书的特性,（一）秘书的特性,三是角色作用的辅助性,一是所处位置的近身性,二是工作指向的综合性,秘书工作最本质的特性,一、近身性 （从秘书工作所处的位置） 二、综合性 （从秘书工作的指向和范围） 三、辅助性 （从秘书人员的作用）,秘书工作的特征,【
9、讨论一】,我们从本课程一开始就 讲秘书的“四句话八个字” 属性，即“近身”、“直 接”、“综合”、“服务”， 那么在讲秘书特性时为 何不把“服务”列入？,【讨论二】,在市政府机关大院，市政府 秘书长、办公厅主任、市长 副市长秘书、机要室、信访 局、接待办，对其办公室的 安排布局及其他方面应当各 有什么样的要求？,【案例】关于秘书的特性,2000年9月8日19时38分，一辆运载准备销毁的爆炸物品的卡车行至本市西郊的西山路段时发生爆炸，造成六十多人死亡、一百多人受伤。 这就是震惊全国的“九八”意外爆炸事故,“九八”意外爆炸事故,注：模拟照片, ,局办 副主任,公 安 局 长,党委 政府 领导 机关
10、,特警,由于这两位同志特别是局办赵副主任的紧急报告和通知，使各级领导和消防警、巡警、交警、120急救等均在数分钟后赶到，展开了紧急抢险和救援。,正在新疆考察工作的朱镕基总理，9日凌晨看望了乌鲁木齐“9.8”爆炸事故受伤人员，并向遇难者表示沉痛哀悼，向遇难者亲属表示亲切慰问。,这位局办副主任在处置爆炸事故中 发挥了什么作用？是怎样发挥的？,在秘书的主动与被动关系中，处于一个特定环境、特定形势下的赵副主任，他是_地发挥作用的； 在秘书的综合性与专业性关系中，他发挥了_性的作用，在一个特殊的事件和一个特殊的时间，担起了协调各方的重任； 秘书的_特征在此时此事中也显现得特别鲜明。,【案例分析】姜秘书错
11、在哪里？ 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书（女）做接待工作兼翻译。 史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理己等在那里了。经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。,罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？” 罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，味道特别香呢！” 罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，
12、但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。” 史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗 ”,罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们己经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了？” 姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？” 思考：姜秘书错在哪里？（合
13、同没有谈成，真是姜秘书的错吗？她错在哪里？作为秘书兼翻译，姜秘书的角色意识应该是怎样的？）,（二）秘书的定义,近距离（近身）直接综 合辅助领导决策与管理 的工作人员,关键词1,关键词2,关键词3,关键词4,对秘书的不同定义,现代汉语词典定义： 掌管文书并协助机关或部 门负责人处理日常工作的人员。 辞海定义： 职务名称之一。协助领导 综合情况，研究政策，密切各 方面工作的联系，办理文书、 档案、人民来信以及其他日常 行政事务和交办事项。,国际职业秘书组织定义： 具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手。 前苏联定义： 秘书是一项普
14、通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。 从上述定义看，中国的侧重辅助性工作，被动性较强；而国外的则体现较强的主动性。,我国公务员制对秘书的定义： 是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋 。,注意：秘书定义方面的误区！,三是要求和估计过高,一是外延过宽,二是内涵过窄,四是要求和估计过低,二、秘书的分类,（二）两个层次分类法,（一）两大部类分类法,两大部类：公务秘书/非公务秘书,（一）公务秘书,国家公务人员中
15、由组织人事部门调 配，与其领导的关系属于平等的同 志关系与工作分工关系的秘书。 公务秘书始终是我国秘书队伍 的主体。,（二）非公务秘书,与其领导、上司之间，属于在社会主义制 度制约下的雇佣关系。 非公务秘书的范围。 广义与狭义的非公务秘书。 与公务秘书的六大不同（基本性 质、组织管理、薪资来源、组织 性质、工作内容、工作方法）,两个层次：高中级秘书/一般秘书人员,高中级秘书指各高中级机构的秘书 长和办公厅（室）主任。 一般秘书人员属纯粹的服务层次， 其职能任务主要是“搞好服务”。他 们通过各司其责，整体合力， 发挥着辅助决策与管理的功 能。,高级秘书,高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习秘书，是
16、按秘书的业务能力和所承担的工作任务划分的。 高级秘书往往是较重要的领导人身边的高级参谋和助手，如秘书部门负责人、助理、领导的专职秘书往往由高级秘书担任。,秘书部门负责人主要职责,中级秘书,中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。,中级秘书的特点,初级秘书,初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务。,素养训练两则,让我们共同来做教材P.7素养训练1,对教材P.7素养训练2进行自由发言,各行各业的秘书,三、秘书职业的特征,特征之一：遍布管理领域,特征之二：近身围核运转,特征之三：综合服务领导,特征之四：年轻人才群体,如何理解“近身围核运转”？,使秘书成为领导同外界接触交往的
