6秘课件下编6“办会”工作

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1、秘书的“办会”工作,学习目的 通过本章学习，应了解秘书“办会” 工作的基本内容及工作程序，掌握会议组织工作的各个环节，掌握办公会组织的基本要点。,如,第一节会务工作概述,所谓“会务”，它是“会议事务”的简称。所谓会务工作是指包括会议的筹划准备、组织服务和会后落实工作。 秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。要顺利举办一次会议，保证会议圆满完成、达到预期目的，不仅要求有充分的会前准备，会间周到细致的服务，而且要求有高质量的会后总结工作。,如,一、会议的要素,1、与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。 2、主持人 主持人是会议过

2、程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况： （1） 一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。 （2） 另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。,如,二、会议的要素,3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。

3、会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。 每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。,如,一、会议的要素,4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。 俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。 会议名称必须用确切、规范的文字

4、表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。,如,一、会议的要素,5、时间 会议时间有三种含义： （1）一是指会议召开的时间； （2） 二是指整个会议所需要的时间、天数； （3）三是指每次会议的时间限度。 会议召开时间 某个会议什么时间召开最合适?首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职

5、工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。 会议需要时间 会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。 会议时间限度 每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息

6、。,如,一、会议的要素,6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。,从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。 按会议规模分： 大型千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。 中型百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会

7、、经验交流会等。 小型少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。,三 、会议的种类,三、会议的种类,按会议性质分： 规定性会议指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会； 决策性会议指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等； 专业性会议这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等； 动员性会议这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会； 纪念性会议纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会； 外事性会议指与外宾会谈，与外商谈判的会议等； 综合性会议这类会议多

8、以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。,三、会议的种类,按时间分： 常规型定期会议如学会年会、机关办公例会； 非常规型不定期会议视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。,三、会议的种类,按会议采用的媒介分： 电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。 电视会议：即运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。 计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种

9、网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。,四、 会议的申报与审批,1.会议申报与审批的形式 一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。 一是口头申报形式。 二是书面申报形式。 三是会议申报形式。,四、会议的申报与审批,2. 会议审批的原则 精简从严的审批原则。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。 会议审批还应遵循“一支笔”的原则。,第二节 会务工作的具体内容,一、 指导会务工作的原则 1.准备充分。 2.组织严密。 3.服务周到。 4.确保安全。,如,第二节 会

10、务工作的具体内容,一、 指导会务工作的原则 1、准备充分。 2、组织严密。 3、服务周到。 4、确保安全。,如,第二节 会务工作的具体内容,二、办会流程 接受办会任务 收集议题，形成会议筹备方案 领导审批 通知相关人员，组成会议筹备小组 划分筹备小组各机构 各司其职,如,第二节 会务工作的具体内容,三、划分筹备机构各小组，各小组所负责的工作如下： 接洽组（主要是联系与会人员、接洽，以及会间服务） 场地组（场地的选择、座次的安排、会间用具的准备） 技术组（保证设备：麦克风、投影仪、空调、笔记本等正常运行） 文件组（负责各类会间必须的文件、材料的撰写和准备） 应急组（负责应急方案，并参加处理突发事

11、件工作）,会前组织是是商务会议组织程序的重点和基础，其主要任务是为会议的成功创造一切必要的条件，建立切实保障。 会前准备工作的基本要求： 充分 周密 安全 （一）三级秘书会前工作 1. 会议筹备方案的拟订 2. 检查会务的筹备情况 3. 审核会议文件 4. 与领导沟通会议的有关事宜 5. 拟订会议的应急方案,一、会前准备,（二）四级秘书会前工作 1. 拟订议程、日程 2. 提供地点备选方案 3. 布置会场、安排座次 4. 发布会议信息 5. 安排食宿 6. 邀请嘉宾 7. 准备会议资料 8. 安排会议礼仪服务 9. 检查会议视听设备,（三）五级秘书会前工作 1. 发送会议通知 2. 制定会议证

12、件和指示标识 3. 预定会议室 4. 预订食宿,（一）三级秘书会中工作 1. 提示会议按计划进行 2. 监督会议经费的使用 3. 处理会中突发事件 （二）四级秘书会中工作 会议值班 2. 接待采访会议的媒体 3. 做好会议记录工作和会议的简报工作 4. 收集会议信息 5. 反馈会议信息 （三）五级秘书会中工作 1. 接站 2. 签到和引导,二、会中服务,（一）分工协作 1.三级秘书会后工作：会议总结工作 ；会议评估工作 2.四级秘书会后工作：文件资料的收集整理 ；会议纪要；会议经费结算 ； 跟踪反馈会议精神 3. 级秘书会后工作：返程工作服务 ；清退会议文件；整理会场,三、会后落实,（二）做好

13、会议评估工作,会议结束后应该收集与会人员对会议的评价，对会议的实施过程进行总结，以便不断改进会务工作。 1、构成有效会议的要素 2、影响会议效率的主要因素 清晰的目标 会议的必要性 适当的时间 会议前期准备工作的质量 合适的地点 会议责任分工 恰当的形式 顺畅紧凑的议程 准确的信息传递 周密的前期准备 精心挑选的参会人员 参会人员得当的表现 领导人员良好的控制能力 合理的内容安排,4、会议评估表 会议工作人员表现评估表 主持人行为表现评估表,3、会议效果评估的基本程序： 分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 汇总评估结果,会中效果评估 会后效果评估 会议效果评估,（三）会后总结工作的

14、内容及形式,1、内容 总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题、参加会议的上级领导人、会议的主持人、领导报告或讲话的要点、对会议的基本评价和贯彻要求、会议的决议情况以及今后的工作任务布置等等。 2、形式 会务总结的形式有座谈会、表彰会和书面总结等。,重点分析大中型会议的组织工作,概括起来说，大都有以下六个环节： 会议预案 会议文件准备 会议通知 会前检查 会间调度 会后整理,举例：重点分析大中型会议的组织工作,(一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。 会议预案一般包括以下10项内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场 开会地点

15、，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工,重点分析大中型会议的组织工作,7. 会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。 8. 主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。 9. 会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。 10. 经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。,重点分析大中型会议的组织工作,（二）会议文件准备 会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。 为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决