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1、2010年度办公室系统 工作总结,集团办公室孙涛 2011年2月,办公室部门职能,2010年以来，集团办公室以及各子公司办公室积极发挥着公司行政办公、总务后勤、安全保卫、人事管理、公共关系等部门职能，保护和维持着公司的各项办公秩序。办公室是公司的综合办事机构，作为公司的协调、服务、监督部门，与其他部门紧密联系，相互协作，在整个公司工作中涉及范围最广，就整体来讲，虽然办公室日常工作较为“繁杂”，但各子公司目前已基本形成了一个较为统一的“模式”，下面就2010年工作情况做一汇报：,办公室系统检查,由于办公室检查中涵盖了办公室的各项工作，下面按照检查的顺序进行汇报办公室工作。 2007年元月份开始实
2、施办公室系统工作检查实施细则以来，使办公室工作有了一个较为统一的模式，明确了各子公司办公室的具体内容。每次办公室系统检查结束后，当天口头通报检查情况，与受检公司进行交流，指出发现的问题。整个检查结束后，对每个公司的检查情况形成书面检查报告，并做出客观公正的评分，检查报告反馈给受检公司后，令其限期对存在的问题做出整改措施。,2010年11月 各子公司办公室检查排名情况 （总分排名）,各子公司得分情况依次是：深州886.5分，周口799分，新乡795分，大名786分，东明772分，宿迁718.5分，咸阳677分，赵县657分，兴化545分，雄县532分。,一、行政办公 （满分355分）,行政办公排
3、名,各子公司行政办公得分情况：深州317.5分，大名289分，周口282分，新乡277分，东明273分，宿迁271分，咸阳237分，赵县228分，兴化209分，雄县178分。,1、规章制度制定情况,2010年各子公司制度制定情况：总部59个，大名16个，深州2个，东明4个，新乡12个，咸阳9个，周口3个，宿迁12个，兴化18个，赵县2个，雄县11个，挂面车间18个。,规章制度制定情况分析,从各子公司所制定的制度看，与去年相比，数量增加，且其科学性、合理性明显提高，主要表现在各公司之间加强了对制度的统一性、规范性的建设。但是目前的制度建设，只能算刚刚开始，只能说在起草、制定、下发、保管这些表面上
4、做出了一点成绩，在建制工作也存在很多不足，主要表现在制度的培训和执行力上，通过办公室系统检查中发现，个别公司仍然存在，新制度不能按照要求及时进行培训、宣贯，培训效果不好，基层员工不能掌握，在制度的执行上不到位。规章制度是办公室的重要工作内容之一，它直接关系着企业规范化、程序化管理水平，特别是对于我们公司这样快速发展的大规模企业，只有很好的完成“人治”向“法治”的完全转变，才能保证五得利长久、健康、持续发展。,单项工作排名 2、对规章制度执行情况的检查得分情况（满分75）,此次检查规章制度总分75分(及格分数为45分)，是调整后分数所占比例较大的一项，各公司得分情况：深州64分，新乡59分，周口
5、57分，东明52分，大名43分，宿迁、赵县41分，咸阳40分，兴化33分，雄县29分，从得分看在制度建设方面出现了不同程度的倒退情况，希望加强对制度的管理特别是不及格的公司及时整改，避免出现同类问题。,建制工作存在的主要问题,制度的管理是一个互相影响的系统工作，从发放、接收、登记、回收到培训、检查、反馈，任何一个环节出现问题，都会影响下面的环节。下面着重说一下检查中发现的制度存在的情况： A、制度缺失。制度不全，存在不同程度的制度缺失情况。应对照集团办公室制度目录，检查各部门制度，把制度补齐。 办公室要保存完整的一套制度，建立制度目录并及时更新，各部门执行的制度要以办公室保管的为标准，所以就要
6、求办公室做好制度的保管、发放、回收、更新等制度管理工作。制度管理最基本的要求就是要不缺制度、有完整的制度，若没有制度，培训就无法进行，更谈不上检查、执行。所以对制度保存保管情况，办公室要每月或每季度要对其他部门应进行检查（更新），结果报总经理审批通报各部门，以督促此项工作。 新建公司目前各部门只有从总部带来的涉及本部门的制度，没有涉及本部门的其他部门编制的制度，如财务部目前只有财务制度，没有办公、人事、生产、销售等制度。应补齐制度。,建制工作存在的主要问题,B、制度清单未及时更新。制度下发后随意存放，未按照时间顺序进行分部门分类存放，这样做违背集团制度“统一规范”的初衷，更会造成查阅不方便，找
7、制度难，缺失不易察觉，登记易乱，不易管理。应及时更新清单，每下发一个制度办公室都要及时的更新到位。 建议每部门制度、清单应进行规范分开、分类存放，按照制度的部门年度（时间）涉及部门顺序进行分类：例如：涉及生产部的制度有“生产部管理（GW）文件”、“生产部技术（JW）文件”、“涉及生产部的办公室及人事制度”、“涉及生产部的化验制度”、“涉及生产部的财务制度”、还有“*公司自己制定的制度”等，按照此种分类分别进行保管，每种一本，一本一个清单，一目了然。,建制工作存在的主要问题,C、做废文件未及时抽出，没有建立做废文件档案，没有进行回收登记。还包括另一种情况：文件夹中除有旧的制度（已作废）外，还有未
8、签批制度或制度的征求意见稿。如养老保险实施办法、制度建设管理规定、新建公司员工培训制度、提拔管理人员奖励规定等。 D、自行共制定的规章制度格式不合规范，未按要求向集团总部备案。望办公室管理制度的办事员认真学习关于制度管理的制度，从一点一滴做起，把制度管理规范起来。 E、制度下发后未执行培训检查，或未进行有效的检查。公司制度规定：在制度下发后15天内，对各部门的培训情况，办公室要进行检查，填写“文件下发后培训情况登记表”。除深州、东明、新乡、周口外其他均未进行或未进行有效的制度培训情况的检查，或无记录。,建制工作存在的主要问题,F、缺乏有效的对制度执行情况的检查。办公室每季度要对公用制度进行检查
9、，了解执行情况。采取的形式可以进行考试（此项是重要的方法）、审核奖惩等，望在新的一年里加大制度培训、制度检查的力度，每季度进行一次对全体员工的考试，结果报总经理审批，下发通报以便有效的督促项工作。 G、对总部下发的制度，要求制定各公司具体实施办法的，大部分公司未制定，如集团卫生评比办法下发后，需要制定具体的车间、成品库、收麦处、办公楼等具体实施办法，这样办公室才能“有法可依”的去检查，否则检查没有规定时间、要求，而流于形式。,2011年制度建设及检查重点,针对上述检查中发现的问题以及2011年的计划，今年将在办公室检查中重点复查上述问题的整改情况，对做的好的办公室经总裁批准后将以集团公司的名义
10、进行奖励，对于制度管理较差的公司，要在整个集团进行通报批评，办公室主任负领导责任。,单项工作排名 3、档案工作（满分45分）,档案工作得分情况是：大名41分，深州、宿迁40分，新乡、咸阳、周口37分，东明35分，兴化34分，赵县30分，雄县26分。,针对档案工作的要求,办公室要建立包括制度、文件、通知、外来文件、上报材料、证明、会议纪要、培训资料、企业标准等文件的档案，并做到分类存放，查阅方便。同时，要建立人事方面的员工档案，对人事档案要做到及时更新，分开存放。还要建立员工的电子档案，并能做到及时更新，档案除了查阅方便外，还要考虑到档案的安全性。 档案管理方面，不管新建还是老公司做的均较到位，
11、分类比较清楚，存取方便，保管安全。检查中主要存在以下问题：1、周口、兴化未建立员工纸质档案，仅有电子档案，建议把纸质档案也做起来。目前电子档案不能代替纸质档案的功能，如上级的签字、评语等内容无法显示。2、个别公司档案文件夹中内资料存放混杂，如合同文件夹中有会议纪要、外来文件、上报材料、筹建处文件等，建议把档案分类存放，文件夹名称尽可能的细分。,单项工作排名 4、保密及日常文秘工作（满分60分）,保密及日常文秘工作得分情况：宿迁58分，深州56.5分，大名56分，咸阳53分，东明、周口51分，新乡47分，兴化43分，雄县40分，赵县38分。,保密及日常文秘工作的要求,1、在保密工作方面，各公司办
12、公室人员均能及时将文件入柜、上锁保管，熟知保密制度，进行过保密的培训。主要失分在：复印制度没有执行部门负责人签字，没有做好记录；对门岗的保密培训应加强，多数门岗年龄较大，对岗位描述及公司保密内容理解不到位。 2、日常文秘方面，例会、公司信函、印章均按照公司规定执行，主要问题体现在：对会议纪要的落实情况，缺乏有效地监督检查。检查会议决议的落实情况是办公室的主要职能之一，办公室主任要对每次会议决议落实情况，进行督促和检查。建议各公司每次开例会的第一项内容为：对上次例会决议的落实情况进行汇报。,单项工作排名 5、证照管理（满分35分),证照管在各公司办公室均做的较到位，新老公司均能及时办理证照，办公
13、室主任对证照的办理程序、时间也较清楚。得分情况依次是：深州34分，东明33分，大名、咸阳、兴化32分，宿迁31分，新乡、赵县30分，周口28分，雄县24分。,单项工作排名 6、监督检查（满分65分）,监督检查得分情况是：深州58分，新乡54分，宿迁51分，大名、周口48分，东明45分，赵县38分，咸阳25分，雄县23分，兴化17分。,办公室监督检查的内容,根据办公室部门职能要求，办公室是负有监督检查职能的部门之一。涉及到办公室的监督检查有： 、制度的保管、培训、执行情况检查。 、安全防盗检查，包括押送款安全，发现和揭发公司内部出现的违法、违制情况。 、安全生产检查，有效预防安全事故的发生。 、
14、总务后勤检查，包括食堂、宿舍、卫生（办公区、厂区、生活区等）、麦糠等。 、行政办公秩序检查，包括出勤、会议纪要落实、电话费用等。 、总经理安排的专项检查。 、“四”防检查：防火、防漏、防雷（震）、防涝等预防工作。 、人事工作检查：含各部门的培训情况、奖惩、人员稳定性、员工反馈等。,监督检查工作存在的问题,涉及办公室的检查比较繁多，这就要求办公室理清头绪，有计划、有安排的进行检查，这次检查中发现主要存在以下问题： 1、满分65分，及格分39分，不及格有赵县、咸阳、雄县、兴化。从得分来看新建公司对监督检查的执行情况较差。主要是未进行有效地检查，有的进行了检查却没有结果，没有形成“检查通报”下发，无
15、法监督其落实情况，检查无记录； 2、检查不规范，格式（通报）不统一，各式各样的公告、通告都有。应按照行政办公、总务后勤、安全保卫等分类进行检查，让总经理签批后出公司统一格式的通报。 3、考勤机未严格按照集团考勤机管理规定执行，未公布考勤及处罚情况。做得较好的有大名、深州、新乡、宿迁，均有对考勤的检查、核对、处罚及通报，其他公司不同程度上存在没有处罚通报、没有抽查、核对记录，考勤机没有起到作用，办公室缺乏监管。,单项工作排名 7、电话管理（满分35分),电话费用是办公室需要检查的一项费用支出。检查时抽取了69月份4个月的费用，按照加工量计算，雄县、赵县还有节省的空间。没有执行电话卡控制的公司，办
16、公室主任应每月抽查公司固话清单，核对是否存在公话私打情况。,二、总务后勤 （满分335分）,总务后勤排名,总务后勤得分情况是：深州316分，新乡276分，周口272分，大名266分，东明247分，咸阳246分，宿迁223.5分，赵县219分，雄县209分，兴化191分。,单项工作排名 1、食堂情况（满分75分，及格45分）,食堂得分情况依次是：深州70分，周口59分，新乡52分，东明、咸阳51分，雄县48分，宿迁44.5分，赵县39分，兴化35分。,单项工作排名 2、宿舍情况（满分80分，及格48分）,宿舍情况得分情况依次是：深州78分，周口64分，新乡62分，赵县52分，东明50分，咸阳49分，宿迁47.5分，雄县44分，兴化32分。,食堂宿舍后勤保障,此次检查加大了食堂和宿舍所占比重，检查结果排在后三名的都不及格。 食堂宿舍好坏关系员工的稳定，吃住如果解决不好，员工哪里有心思完全投入到工作中去？吃住条件及环境好了，员工才能在企业找到“家”的感觉。宿舍和食堂是保证员工工作重要基础设施，若没有一个良好休息场所，
