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1、ERP之应用-财务,总账系统的运行和数据处理,一、增加操作员及权限设置及编码方案,1、以系统管理员身份进入系统管理界面 注册后-权限-操作员-增加 2、权限-权限-选某操作员（不是账套主管） -增加,（一）操作员及权限,（二）编码方案的定义,1、编码的目的：提高计算机处理效率，便于分级核算、统计和管理。 2、合理设置编码级次： 根据单位的实际情况和管理的要求 3、合理确实每级的编码长度 根据每级的实际情况和管理的要求,二、辅助核算的使用 1、目的：加强管理，提供更加详细的核算指标 2、种类：客户往来、个人往来、部门核算、供应商往来、项目核算 3、适应条件：往来业务频繁，清欠工作量大，核算要求严
2、格的企业。,1.在“总账系统”主界面，单击“设置”菜单下的“会计科目”选项；屏幕显示“会计科目”界面； 2.在“会计科目”界面，单击增加按钮，屏幕所显示的是“会计科目新增”界面； 3.分别输入科目级次、科目编码、科目名称、科目类型、助记码、账页格式、辅助核算、其他核算、科目性质、外币核算、数量核算等项目，输入完成后，如果输入正确，用鼠标单击确认按钮，否则可以用鼠标单击取消按钮取消此次增加。如果想继续增加，用鼠标单击增加按钮，分别输入上述科目设置栏目，直至所有会计科目全部输入完毕。 4.当所有会计科目全部输入完毕，单击关闭按钮，回到“会计科目”界面，所有新增加的会计科目均列示于“会计科目”一览表
3、。,三、建立会计科目,建立辅助核算（以建立部门核算为例） 1.在“系统总账”界面，单击“系统初始化”菜单下的“部门目录”选项，屏幕显示“部门档案”界面； 2.单击增加按钮，在“部门编码”栏输入“”，“部门名称”输入“厂部办公室”，“部门属性”输入“管理”，顺次输入电话、地址等其他信息内容； 3.单击保存按钮，将厂部办公室增加到部门目录中在左窗中。 4.重复上述操作，可设置单位其他部门直至所有部门输入完毕；设置完毕，单击返回按钮，返回“总账系统”界面。,部门分类及档案,.在“总账界面”，单击“系统初始化”下“明细权限”，屏幕显示“明细权限设置”界面； .单击“明细账科目权限设置”，单击操作员下拉
4、菜单选取“甲操作员”，单击“全选”按钮，所有待选科目均被调入已选科目一览表，表明该操作员对所有会计科目及下级的明细账拥有查询权、打印权； .单击操作员下拉菜单选取“丙操作员”，在待选科目列表中选取“现金”、则该科目被调入已选科目列表，重复此项操作将“银行存款”、“其他货币资金”调入已选科目列表，表明该操作员对现金、银行存款、其他货币资金会计科目及下级的明细账拥有查询权、打印权； .单击“凭证审核权限设置”，单击审核人下拉菜单选取“甲操作员”，分别双击“乙操作员”、“丙操作员”所在的“是否有审核权”一栏并作对勾标记，则甲操作员即可以审核乙、丙操作员填制的凭证，制单权限设置类似明细科目权限设置。
5、.上述设置完成后，单击退出按钮，返回“总账系统”界面。,四、明细权限,明细权限设置,明细权限设置,五、结算方式,.在“总账界面”，单击“系统初始化”菜单下“结算方式”选项，屏幕显示“结算方式”界面； .在“结算方式”界面，点击增加按钮，激活界面的右窗口，在“结算方式编码”一栏输入“”，在“结算方式名称”一栏输入“现金结算”，将“票据管理标志”设置为空；（若实施票据管理则打上对勾标志） .单击保存按钮，则该结算方式进入系统并在界面左则列示；参照上述操作，可定义其他结算方式； .定义完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,结算方式定义,六、凭证类别,.在“总账界面”，单击“系统初始化”菜单下“
6、凭证类别”选项，屏幕显示“凭证类别”界面； .在“凭证类别”界面，系统提供了几种常用的分类方式供使用单位选择，例如可单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”前的选择框，作选中标记，再单击确定按钮；系统已按照所选定的凭证分类方式对凭证进行了预置，双击收款凭证的限制类型栏，单击下拉框选取“借方必有”，在“限制科目”栏输入“、”，重复此项操作将付款凭证、转账凭证的有关栏目进行设置； .设置完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,设置凭证类别,七、常用凭证及摘要定义,1.在“总账系统”界面，单击“凭证”菜单下的“常用凭证”； 2.单击增加按钮，在“编号”栏中输入，在“说明”栏输入“存现金”在“凭证类别
7、”栏输入“收 收款凭证”，或双击该栏再单击下拉箭头调出“凭证类别”参照，单击“收款凭证”并回车即可； 3.单击详细按钮，屏幕显示“常用凭证”凭证分录定义窗口；在此界面中单击增加按钮，在“摘要”栏输入“存现金”，在“科目编码”栏输入“”后回车，由于银行存款科目具有辅助核算属性，对此时系统弹出的“辅助信息”对话框可不作输入，设置完成后，单击确定按钮，返回“常用凭证界面”； 4.由于借贷方金额不能确定，此栏设置为空，单击退出按钮，再重复此类操作直到将所有的常用凭证全部输入。,常用凭证及摘要定义,常用凭证及摘要定义,八、录入期初余额,（一）总账期初余额的录入 1.在“总账系统”界面，单击“系统初始化”
8、菜单下的“录入期初余额”，屏幕显示“期初余额录入”界面； 2.将光标移至需要输入数据的“期初余额”栏，直接输入数据； 3.数据输入完毕，单击刷新按钮，系统自动生成上级科目余额； 4.定义完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,录入总账期初余额,（二）辅助账期初余额的录入 1.在“总账系统”界面，单击“系统初始化”菜单下的“录入期初余额”，双击“其他应收款应收职工借款（个人往来）”科目；屏幕显示“个人往来期初”界面；单击科目名称下拉框选取“应收职工借款”，再单击增加按钮；按回车键空过“日期”、“凭证号”，依次直接输入“部门”、“个人”、“摘要”、“金额”等内容，按回车键光标移到下一行，可继续
9、录入其他个人的期初余额； 2.输入完毕，单击退出按钮，退回到“期初余额录入”界面，“应收职工借款”辅助核算科目的期初数就由系统自动生成； 3.单击试算按钮，查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡；单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致； 4.检查平衡，单击退出按钮，返回“总账系统”界面。,辅助账期初余额的录入,九、进行总账系统初始化设置的正确性检查 1.是否设置会计科目； 2.是否有未定义下级会计科目的会计科目； 3.是否有未定义项目大类的“项目核算类”会计科目； 4.各科目年初余额及各科目上、下级科目的年初余额是否平衡，各科目每月的发生额是否平衡； 5.个人往来账与总账期
10、初余额是否平衡； 6.单位往来账与总账期初余额是否平衡； 7.部门核算总账与总账期初余额是否平衡； 8.项目核算总账与总账期初余额是否平衡； 9.是否设置凭证类型。,十、 日常账务处理,（一）填制凭证的基本方法 1.在“总账系统”界面下，用鼠标单击菜单凭证下的填制凭证选项，屏幕显示一张空白凭证；单击增加图标，系统自动以机内时间作为填制凭证的月份和日期，并自动产生一个凭证流水号码作为凭证号。 2.输入凭证内容：即输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录一般都要由摘要、会计科目、发生金额组成： 3.当凭证全部录入完毕后，按保存 按钮或F6键保存这张凭证，若按放弃 按钮，则放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单
11、击增加则可继续填制下一张凭证； 4.当一批凭证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单文件下的退出填制凭证功能，返回“总账系统”界面。,填制凭证,(二)常用凭证的调用 1.在制单时通过菜单编辑下的调用常用凭证； 2.按屏幕提示输入常用凭证代号，并用鼠标单击确定按钮； 3.若调出的常用凭证与我们所填制的凭证业务内容有出入或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的信息，其操作方法类同于修改或填制凭证。,（三）、审核凭证 .在“总账系统”界面，单击“文件”菜单下“重新注册”功能中的“更换操作员”，系统弹出对话框，在“姓名”栏下拉框选取“李强”，单击确认按钮，返回“总账系统”界面； .在“总账系统”界面，单击“凭
12、证”菜单下“审核凭证”中的“审核凭证”屏幕显示记账凭证选择凭证条件窗，在此处输入出纳凭证的条件：单击“月份”下拉框选取“1998.12”，单击“全部凭证”并作为先取标志，再单击确认按钮，屏幕显示凭证一览表； .在凭证一览表中用鼠标双击待签字凭证，则屏幕显示此张凭证，如果凭证不是要进行签字的凭证，可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询 按钮，按输入的查询条件去查找； .当屏幕显示待签字凭证时，通过菜单查看下的科目转换可切换显示科目编码和科目名称，用或键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息； .在审核员确认该张凭证正确后，即可单击签字按钮，在凭证底部的“审核”处自动
13、签上审核员的姓名； .若想对已签字的凭证取消签字，可用鼠标单击取消按钮取消签字； .用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或按 查询按钮，按输入的查询条件去查找其他待签字凭证，重复上述操作步骤； .签字完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,（四）、凭证汇总 .“总账系统”界面，单击“凭证”菜单下“凭证汇总”功能菜单，屏幕显示出“凭证汇总”界面，“凭证汇总”界面主要有以下栏目： 月份、类别、科目级次、凭证号、日期、凭证汇总范围； .操作员可根据上述屏幕栏目，在“月份”栏输入“1998.12”，在“凭证类别”下拉框选取“付款凭证 ”在记账凭证汇总条件处，选择“全部”，输入完成后，单
14、击汇总按钮，屏幕显示12月份付款凭证汇总表；系统提供了快速定位查询功能，可查询各科目的本期发生额和期末余额。重复上述类似操作，可分别对收款凭证、转账凭证进行汇总； .凭证汇总完毕，单击退出按钮，退回“总账系统”界面。,（五）、记账 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击凭证下记账，进入“记账”向导一。 2.屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭证范围，单击记账凭证的本次“记账范围”； 3.选择完成后，用鼠标单击 下一步按钮 ，系统先对凭证进行合法性检查，如果未发现不合法凭证，屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数，供操作者进行核对； 4.核对无误后，用鼠标单击下一步，进
15、入“记账”界面； 5.当以上工作都确认无误后，我们可以用鼠标单击记账按钮，系统开始登录有关的总账和明细账； 6.记账完毕，系统弹出提示窗口，单击确定按钮，退出“总账系统”界面。,记账,（六）、凭证查询 1.在“总账系统”界面，用鼠标单击系统主菜单 凭证 下的 查询凭证 ，进入“查询凭证”功能，屏幕显示查询条件窗。 2.输入查询凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表； 3.在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此.凭证； 4.可用鼠标单击 首页 上页 下页 末页 按.钮翻页查找或按 查询 按钮查找输入条件查找； 5.通过菜单查看下的科目转换查看科目编码和科目名称，用或键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。,（七）、日记账与资金日报表 1、现金日记账 2、银行日记账 3、 资金日报 4、支票登记簿 （八）银行对账 1、银行对账期初录入 2、银行对账单 3、 银行对账 4、查询输出银行存款余额调节表 5、查询对账结果,十一、 账簿管理,一、基本会计核算账簿管理 （一）总账的查询与打印 （二）余额表的查询与打印 （三）明细账的查询与打印 （四）序时账的查询与打印 （五）多栏账的查询与打印 二、各种辅助核算账簿的管理 （一）部门辅助账的管理 （二）个人往来辅助账的管理 （三）项目辅助账的管理,十二、 期末
