公文写作与跨部门沟通讲义

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1、公 文 写 作,一、公文基础知识概述 二、公文写作过程 三、常用公文撰写 四、公文写作的常见的问题,公 文 写 作,公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。,公文的含义,一、公文基础知识概述,公文的作用,规范与约束 领导与指导 宣传与教育 协调 交流 组织 凭证与记载,法定公文,党的机关公文14种,行政机关公文13种,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,命令（令）、决定、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,非法定文书,讲话类：工作讲话稿、专题讲演稿、会议讲话

2、稿（开幕式、闭幕辞、祝辞、座谈会发言等） 调研建议类：调查报告、检查报告、研究报告、建议、提案 工作计划类：工作规划、计划、方案、要点、思路、安排 工作总结类：综合总结、专题总结、年度总结、阶段总结 规章类：实施细则、章程、规程、制度,非法定文书,宣传教育类：简报稿、典型材料 契约类：意向书、协议书、合同、协定 礼仪类：贺辞 、欢迎辞、答谢辞、悼辞、颁奖辞 书信类：倡议书、聘书、保证书、申请书、感谢信、证明信 告启类：布告、公示、告示、启事、海报、声明 记录类：大事记、会议记录、工作日志,公文写作的特点,真实性 规范性 特定的作者与阅者 政策性 权威性 实用性 规范的体式 特定的处理程序,公文

3、处理,公文发文处理 公文收文办理,公文处理,发文处理：是指以本机关名义制发公文的各项工 作过程。包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、 登记、分发等程序。程序之间环环相扣，彼此相 连，以不可逆的顺序来完成公文的制发工作。 收文办理：是收受公文并从中提取有关信息、处 理各种公务的活动。是收发机关履行其法定职能 使公文产生实际效用的过程。范围指机关自收到 公文直至阅办完毕的全部过程。具体环节如签收、 登记、审核、拟办等。,公文办毕文件处理,销毁无用文件 清退文件 暂存文件 文件立卷、归档,公文写作程序,1.明确意图 2.确定主题 3.选择文种 4.收集材料,（一）公文写作前的准备,（二）拟制文稿,首先

4、要拟写提纲。,其次是安排结构。,法定公文,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,下行、平行公文首页格式,上报公文首页版式,1. 文头格式,文头是公文制发者的标志。位于公文首页上端的约1/3或2/5的位置。包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。下面加一条红色横实线作为标记，形成正式公文的固定文头形式，因此俗称红头文件。,（1）发文机关标识，又称公文版头，它表明了公文的责任者，展示了公文的法定权威性。通常用大号黑体、黑变体字或标准体、宋

5、体字套红印制，居中排列，醒目、整齐、庄重。,（2）发文字号，简称“文号”，由发文机关、发文年份和发文顺序号三者组成。如“渝政发200415号”。 （3）秘密等级，也称密级，是国家对公文运用范围和保守秘密的规定。标注在发文机关标识的左上方。分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密和机密公文还应标明份数序号。 （4）紧急程度，是对公文抄送和办理的时间限度。办法规定“紧急文件应当分别标明特急、急件，紧急电报应当分别标明特急、加急、平急。”一般标注在发文机关标识的右上方。 （5）签发人，是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当注明签发人、会签人的姓名，平行并列于发文字号右侧。左右各空1格。一般在原稿上签

6、注。,2. 正文格式,（1）标题：就是公文名称，一般由发文机关名称、事由、文种三要素组成。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。 （2） 题注：主要用于会议通过或领导机关批准发布的公文，是这类公文生效的标志之一。 （3）主送机关：是指公文的受理机关，顶格写在标题之下，字体与正文同。 （4）正文：一般由开头、主体、结尾组成 。,（5）附件：随正文发送的其他材料。 （6）发文机关：是公文的法定作者。 （7）成文日期：用汉字将年、月、日标全；位于发文机关名称下一行右侧；会议通过的文件，标在公文标题之下，要加括号注明。 （8）印章：即在公文成文时间和发文机关上加盖机关印章，是公文制发机关合

7、法性及公文法定效力的凭证 。,3. 文尾格式,（1）附注：对正文的某些内容或有关事项的附加说明。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 （）主题词：是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；一般一份文件的主题词3-5个，最多不超过8个。,（）抄送机关：是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关，包括抄报、抄送、抄发。对上级机关用抄报，对平级机关或不隶属机关用抄送，对下级机关用抄报。抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。 （）印发机关和时间：即版记，用于标注公文印发机关名称、印发日期与印发数量等。,4.

8、 用纸、印装格式,（1）公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。张贴的公文，如通知、通告、公告等，其用纸大小根据实际情况而定。 （2）公文的书写、排版，文字一律从左至右横写、横排。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,主题词,一份文件如有两个以上的主题内容，如： 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 主题词：经济管理 企业 破产 劳动就业 通知 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如： 国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定 主题词：科技 体制 改革 决定,抄送机关 指与公文内容有关、需了解和协助工作的机关全称或规 范性简

9、称。 对上级用 “抄报”， 对同级或无隶属关系的机关用 “抄送”， 对下级用 “抄发”； 也可以都用 “抄送” 抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序 印制说明： 公文印制部门（秘书部门）、印制日期（印刷时间）。,宁波大学科学技术学院 关于定期召开家长座谈会的决定 （本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过）,题注：在标题下用圆括号注明法令、规定等通过或批准的时间、程序，或者生效时间。,标题：“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。”,遵循行文规则,1.行文关系 公文是机关、团体、企事业单位内部管理或外部交流的

10、主要载体，发文不但“应当确有必要”，而且应有一定的秩序，要按照机关的隶属关系、职权范围来确定，从而构成了不同的行文关系。,练习题,亲爱的marry 亲密关系私人之间 小胡 集体 咨询部所有员工 上级 胡经理 同事 张学友 下属,2.行文规则,（1）行文应当确有必要，注重效用。 （2）根据隶属关系行文。 （3）根据职权范围行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式发文。,3.行文注意事项,（1）不要多头主送和忽视抄送。 （2）一般应一文一事。 （3）同级机关可联合行文。 （4）注意特殊行文。,二、公文写作过程,一、公文写作的基本原则,旨戒杂 气戒破 局戒乱,语戒繁 字戒僻 详略戒失宜 表述戒

11、失实,注重体式的规范性,二、公文写作的要求,1.正文的结构 （1）三层式 （2）二层式 （3）篇段合一式,2. 正文的开头 （1）单刀直入法 （2）情况概述法 （3）目的依据法 （4）交代原由法 （5）阐明根据法 （6）直叙现状法 （7）表明态度法 （8）引用文件法 （9）综合表述法,3.主体的结构形式,主体是公文的内容事项，或者提出解决问题的指示、措施、意见、方法，或请求指示或批准，或询问和答复问题，或商洽工作或联系工作，或通报情况，或周知遵守的事项等。要求具体明确，层次分明。 （1）因果式 （2）并列式 （3）递进式 （4）总分式 （5）综合式,4.正文的连接 指的是公文正文各段落层次之间

12、的联系。正文连接要遵循适应、从属、体现结构关系的原则。,5.正文的结尾,（1）总结、强调、补充式。 （2）要求、号召、希望式。 （3）表态、建议、设想式。 （4）办理事项式。 （5）规范式。 （6）无尾式。,注意公文的语体色彩,公文语体是指为适应公务文书的需要而形成的语文体式。它的使用范围包括党和国家的文件、法令、公告、通知、通告、批示、通报、报告、请示、计划、制度、合同、公约，协议书、条例、守则等等。,1.公文语体的特征与要求,（1）平实管用 （2）准确周全 （3）庄重简要 （4）规范显体 （5）明快确指,2.公文语体的美感,（1）庄重之美 （2）亲和之美 （3）典雅之美 （4）气势之美,3

13、.公文语言运用的方法,（1）语言选用因文而异。 （2）语言符合公文语体。 （3）依据文种职能，广泛使用公文惯用语。,公文写作解析,如何使用汉字 如何正确使用句式 如何运用模糊语言 如何运用模态词语 如何运用数字 如何正确运用熟语 如何正确运用简称 如何正确运用实例,如何使用汉字,不写繁体字、异体字，也不滥造简化字。 要注意把握汉字的字形、字义、字音，坚决纠正错别字，也要防止出现漏子或多字。 要正确使用各种数字。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词组、惯用 语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语 外，应当使用阿拉伯数字。 -国家行政机关公文处理办法 要讲究书写美，做

14、到字迹清晰工整，美观大方。,如何正确使用句式,句子是公文中的意义单位，意义明确与否及所能理解的难易程度与句子的繁简成正比。 一篇公文正是通过若干个句子、运用一定的句式而集句 成文，记载和传递形形色色的公务信息。,如何正确使用句式,注意把握如下几点： 要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力 要将整句和散句结合起来，使行文错落有致 要注意把握几种常用特定句式 要注意表意的准确性，不用含混不清似是而非的句子,常用特定句式,以“为”、 ”为了”作语言标志，以自我说明为特征的目的句式。 以“-了”为特征的陈述语句。 以“必须”、“禁止”等强调语为特征的祈使语句。 以“凡-者（的）”为标志的判断句式。 以

15、“将”字结构组成的宾语提前句式。 前虚后实，以虚带实的“重后”句式。 以数词缩语为特征的紧缩句式。,如何运用模糊语言,精确是公文的基础和生命，但在某些特定的语言环境或特定的条件下却又必须使用模糊语言。 模糊语言外延小而内涵大的语言。 模糊语言注意点： 要恰当、得体 要注意相对性,模糊语言分类,表示时间 最近、曾经、过去、一直 表示地点 附近、一带 表示方法、方式 严格认真、斟酌、适当 表示主观评价 表示频率 反复、多次 表示分寸、程度 个别、基本上、较大 表示条件 视情节轻重、确因工作需要,如何运用模态词语,“模态”系逻辑学术语，它是指事物所具有的规模和状态。 常见模态： 必须 严禁 应 不应 得 不得 可以 不许（可） 宜 不宜,如何运用数字,公文写作中运用数字，能够给人以确定无疑的概念，并能使人增强量的直感，从而加深对事物本质和规律的认识。 要真实 要准确 要统一 要规范 要得当,如何运用熟语,熟语是现代汉语中一种较为特殊的语言现象。它是人们久经沿用而定型的词组或成语。 成语 （相沿习用的固定词组。） 惯用语 （口头中短小定型的习惯用语。） 谚语 （人民口头传送的通俗、简练而又有含义的固定语句。） 格言 （教育意义的警句。） 歇后语 （由近似谜面、谜底两部分组成的带有隐性性质的口头语言。）,如何正确运用简称,简称又称缩略语，是现代汉语中词组的基本结构形式之一。它是事物的