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1、第三章 会议准备,第三节 会场布置,二、会场布置的原则,1.与会议目的相和谐 庄严 肃穆 轻松、简洁 喜庆 儒雅,小练习：,党代会 人代会 庆祝会 座谈会 工作会 纪念会 追悼会 展览会,庄严隆重 简单务实 朴素大方 新颖别致 庄严肃穆 和谐融洽 隆重典雅 喜庆热烈,2.满足会议的需要,会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状等因素加以设定，并至少在会议开始之前提前几小时进行布置。 小型会议室 中型会议室 大型会议室,三、会场布置的方式,1、相对式,全围式,回字形,小型会议室 椭圆形 回字形 字型 长方形,圆形 多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图93)，国际惯例上称为“圆桌会议
2、”。,中型会议室 半圆型、课堂型。 大型会议室 礼堂型、众星拱月型。,研讨会、座谈会会场布置,将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备一些话筒，便于与会者发言和多向交流。,四、会场布置的注意事项,尽量聚拢一点，有利于表现和谐气氛，也便于讨论问题； 要让主席面对大家； 不要摆放多余的椅子。,如果与会人员超过10个，会场最好布置成“”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论; 如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式； 5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。,五、营造会场气氛的技巧,会标 会徽 台幕 标语 桌签 坐签 色调 灯光 气味 旗帜 花卉
3、,第二讲 会议的座次安排,不学礼，无以立。 孔子 人无礼则不立，事无礼则不成，国无礼则不宁。 荀子 没有良好的礼仪，其余的一切成就都会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。 约翰洛克 世界上最廉价，而且能够得到最大收益的一种特质就是礼仪。 拿破仑.希尔,名 人 名 言,一、安排座次的文化观,传统文化观 重名、尊长、敬贤 强调对号入座 在官职等级、年龄、资历上不容越位,现代文化观 求实、敬能、尊权 弱化等级、年龄、资历的权威 把社会评估升格到组织评价之上,二、关于左尊还是右尊,二者容易引起争执，但重要的是形成惯例后依惯例行事,三、主席台上的座次安排,以职务高低 选举得票多少 以姓氏笔画为序 以汉语拼音
4、字母的顺序排列 会场的主席台和场内座次一般根据（ ）安排： A.职务的高低 B.代表的性别 C.选举的结果 D.是否是正式代表,ACD,尊位,十七大，胡锦涛和中央政治局常委吴邦国、温家宝、贾庆林、李长春、李克强、贺国强、在北京人民大会堂与中外记者见面,9 7 5 3 1 2 4 6 8,10月17日，中国共产党第十七次全国代表大会主席团在北京人民大会堂 举行第二次会议。胡锦涛、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席会议 。,当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首
5、长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列 。,主席台座次安排,新一届政治局常委,练习题,1.检查会场布置的情况应注意的方面有（ ） A.会标是否庄严醒目 B.领导者名签安排是否妥当 C.投票设施是否完善 D.旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体 2.内部小型会议的必备用品有（ ） A.文具、茶具 B.交通工具 C.台签 D.投票箱 3.会场布置情况的检查一般不采用（ ） A.口头形式 B.座谈会形式 C.协调会形式 D.书面形式 4.会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的（ ） A.性质 B.规格 C.规模 D.时间,ABD,A,D,D,练习题,第三讲 会谈的座
6、次安排,一、会议/会见的座次安排,内宾接待席次,来宾随从,主人随从,来宾,主人,会议/会见的座次安排,主席团席次,背景板,主席台,1,2,3,8,4,5,7,6,主席团,案例：看看你是否像这个小王？,某公司王先生年轻肯干，点子又多， 很快引起了总经理的注意并拟提拔为营销部经理。为慎重起见，决定再进行一次考查，恰巧总经理要去省城参加一个商品交易会，需要带两名助手,总经理一是选择了公关部杜经理, 一是选择了王先生。王先生自然同样看重这次机会，也想寻机表现一下。 出发前，由于司机小张乘火车先行到省城安排一些事务尚未回来，所以，他们临时改为搭乘董事长驾驶的轿车一同前往。上车时，王先生很麻利地打开了前车
7、门，坐在驾车的董事长旁边的位置上，董事长看了他一眼，但王先生并没有在意。,车上路后，董事长驾车很少说话，总经理好像也没有兴致，似在闭目养神。为活跃气氛，王先生寻一个话题：“董事长驾车的技术不错，有机会也教教我们，如果都自己会开车，办事效率肯定会更高。”董事长专注的开车，不置可否，其他人均无应和，王先生感到没趣，便也不再说话。一 路上，除董事长向总经理询问了几件事，总经理简单地作回答后，车内再也无人说话。到达省城后，王先生悄悄问杜经理：董事长和总经理好像都 有点不太高兴。杜经理告诉他原委，他才恍后大悟，“噢，原来如此。”,会后从省城返回，车子改由司机小张驾驶。杜经理由于还有些事要处理，需在省城多
8、住一天，同车返回的还是4人。这次不能再犯类似的错误了，王先生想。于是，他打开前车门请总经理上车，总理坚持要与董事长一起坐在后排，王先生诚恳地说：“总经理您如果不坐前面，就是不肯原谅来的时候我的失礼之处。” 并坚持让总经理坐在前排才肯上车。 回到公司，同事们知道王先生这次是同董事长、总经理一道出差，猜测着肯定提拔他，都纷纷向他祝贺。然而，提拔之事却一直没有人提及。,会 谈 桌,主方人员,1,客方人员,5,2,3,4,4,5,3,2,1,会 谈 桌,客方人员,1,2,4,4,2,1,3,5,3,5,门,主方人员,门,竖式 横式,二、商务谈判座次礼仪,商务谈判座次礼仪,正门,6 4 2 1 3 5
9、7,7 5 3 1 2 4 6,客方,主方,横桌式,竖式桌,主方,客方,7 5 3 1 2 4 6,6 4 2 1 3 5 7,谈判桌,谈判桌,正门,动态的右,“面门为上、居中为上、以右为上”,商务谈判座次,三、商务签约座次礼仪,主人在左，客人在主人右边,正门,客方,主方,随从人员54321,随从人员12345,静态的右,“面门为上、居中为上、以右为上”,国旗的悬挂,（客方）,（主方）,商务签约座次礼仪,四、报到与签到,1.报到 指与会者在到达会议所在地时办理的登记注册手续。 报到工作的内容主要包括以下六项： 设置报到处和路标 查验有效证件 登记与会人员的个人信息（后附图表） 接收和发放材料
10、预收费用 安排住宿,XXXX会议报到登记表 （201X年X月X日）,2.签到 签到方法：,薄式签到 优点：利于保存，便于查找；适用于小型会议。 会议工作人员代为签到 优点：简便易行，适用于小型会议和一些常规会议；,证卡签到 优点：方便，可以解决开会入场签到所造成的拥挤问题；适用于大中型会议。 座次表签到方法 电脑签到,思考：报到与签到的联系与区别？,二者都是指与会者到达会议场所时所办理的手续，会期较短，无需集中接待的会议，一般只需办理签到手续；但会期较长、具体会议活动较多，需要集中接待的会议，不仅要签到还要办理报到手续。 二者区别：报到指与会者在到达会议所在地入住宾馆时办理的注册手续，但不一定
11、证明其参加每一次的会议活动；签到则是与会者在每一次具体的会议活动的签到簿上签名，证明他参加了这一次具体会议。,案例分析：,某公司为庆祝开业五周年，举行为期两天的系列活动，庆典活动报到那天，会务组突然发现来的人比当初预料的多得多，且不说活动场面变得拥挤不堪，更麻烦的是原来预定安排住宿的房间不够。,分析：,可能有这样几个方面的原因： 一是不注意发送和回收会议回执；二是会前不注意统计落实到会人数；三是会务组组织应变能力不强，准备工作不充分，没能将各种可能性考虑进去，没有应急措施。 补救措施： 增加会场工作人员，做好引导工作，增加会场座位，分流客人，可设置分会场；预定安排住宿的房间不够，应迅速调配房间，首要任务是让每个人都能得到较好的安排。,作业,本系要召开11-12学年度表彰大会，表彰在本学年度获得奖学金的品学兼优的学生。会场设在阶梯教室，参加会议的人员为本系教师和学生共400余人。主席台就就坐的人员有分管教学的副院长、教务处处长、系主任、系副主任、学生代表。把这次布置会场的工作交给你，你怎样进行会场布置？要求：提供一个会场布置方案，内容包括： 概况：主题、地点、时间、主办单位 会场布置总体介绍：会场立意、会场色系、会场分区 主席台布置：背景、氛围营造、座次安排 观众区的安排 会场布置预算 注意事项,
