2009.1.8－浅谈建设项目档案管理

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1、浅谈建设项目档案管理,主讲人：梁洲际 二一年一月,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第一部分 建设项目档案基本概念,1.1 建设项目档案含义 本课件所称建设项目档案是指油田公司投资建设的项目（以下简称项目），在前期、实施、竣工验收各建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各

2、种载体形式的历史记录。 油田公司投资建设的项目包括油气田开发地面建设工程、炼油化工工程、油气储运工程、民用建设、公用基础设施、仓储销售设施等建设工程。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.2 建设项目档案归档范围的确定 依据建设项目计划确定归档项目。 1.3 建设项目档案基本术语 建设工程项目：指经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算、行政上具有独立组织形式、实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程组成。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 单位工程：在建设项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程

3、，是建设工程项目的组成部分。 子单位工程：对建筑规模较大的单位工程，依照能形成独立使用功能的原则划分而成的单位工程。 分部工程：将单位工程按专业或建筑部位划分为若干个部位，每个部位可以独立组织施工的工程。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 分项工程：由一个或若干个检验批组成的基本单元工程。 工序：组成施工过程的各个环节，即施工过程的步骤。 检验：对检验项目的性能进行量测、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。 检验批：按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。,第一部分 建设项目档案基本

4、概念,1.3 建设项目档案基本术语 验收：建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，并根据相关标准以书面形式对工程质量合格与否做出的确认。 主控项目：建筑工程中对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验项目。 一般项目：主控项目以外的检验项目。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 工程资料：在整个工程建设过程中，包括建设项目从审批、勘察、设计、监理、施工到竣工验收等一系列活动中直接形成的文件、记录、图表、声像制品等的总称。 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 施工资

5、料：在工程施工过程中形成并收集汇总的文件或资料的统称。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 监理资料：由项目监理机构在工程建设监理全过程中形成并收集汇总的文件或资料的统称。 施工记录：在施工过程中形成的，描述施工控制状况，用以证实工程质量、安全和使用功能特性的各种检查、测试记录的统称。 见证取样检测：在监理单位或建设单位见证人员监督下，由施工单位有关人员现场取样，并送至具备相应资质的检测单位所进行的检测。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 竣工图：工程竣工验收后，用于真实反映建设工程项目施工结果的图样。 建设工程档案：对工程建设活动中直接形

6、成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录，根据档案管理规定予以编目、组卷及管理的文件。 立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理组合成卷。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.3 建设项目档案基本术语 纸质载体：以纸张形式承载信息的物质形体。 缩微品载体：以胶片为基础，通过缩微技术承载信息的物质形体。 光盘载体：以光盘形式承载信息的物质载体。,第一部分 建设项目档案基本概念,1.4 建设项目档案的重要性 工程建设项目档案是反映建设工程从立项、勘察设计、施工建设到竣工验收，以及监理、检验检测、质量验收等全过程中各环节的基本数据、测试结果的原始记录，是工程质量的客观

7、见证，也是评价工程建设过程中各方责任主体遵守法律、法规和执行工程建设强制性标准及工程建设规范情况的真实记载。,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第二部分 建设项目档案管理基本要求,2.1 建设项目档案管理人员要落实“三参加”要求 参加建设项目施工交底； 参加工程质量和进度检查； 参加竣工验收。 2.2 项目档案管理工作应当坚持“三同时”的原则 下达项目计划任务书的同时明确项目档案的职责； 检查施工进度和质量的同时对项目档案的收集、整理、审定工作进行检查；

8、项目竣工验收与项目档案的验收同时进行。,第二部分 建设项目档案管理基本要求,2.3 项目文件的收集、整理和归档应纳入合同管理和项目管理 项目建设单位在签订勘察、设计、施工、工程总承包及监理等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任。 勘察、设计、施工、工程总承包及监理等合同（协议）中应明确项目档案保证金事宜，保证金条款应当经档案管理部门审核，合同（协议）会签单应当有档案管理部门的签署意见。,第二部分 建设项目档案管理基本要求,2.3 项目文件的收集、整理和归档应纳入合同管理和项目管理

9、 勘察、设计、施工、工程总承包及监理等合同（协议）进行竣工结算的，应当到档案管理部门签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入下一个合同付款环节。,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.1 项目文件收集工作 项目文件收集工作可按项目前期阶段、施工阶段、试运行及竣工验收阶段进行，由建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、工程总承包单位、监理（监造）单位和材

10、料（构件）、物资设备采购等单位共同完成。 项目建设单位负责收集、积累和整理项目前期文件，设备、工艺、涉外文件，以及项目管理、试运行与竣工验收等过程中形成的文件。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.1 项目文件收集工作 勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件。 施工单位负责收集、整理施工阶段形成的项目施工文件和项目竣工图。 项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总。 项目实行平行承发分包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的全部文件。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.1 项目文件收集工作 监理单位负责收集、整理项目监

11、理文件。 物资加工、生产单位负责对所加工、生产物资的原材料质量证明文件及产品合格证的收集、整理，提交承包单位或直接向建设单位归档。 设备厂家负责对所生产设备的原材料质量证明文件、产品质量证明文件、产品施工、维护、操作说明类文件的收集、整理，提交承包单位或直接向建设单位移交归档。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.1 项目文件收集工作 物资、设备生产监理单位负责收集、整理物资、设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核物资、设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况。 项目建设单位负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等单位项目文件整理和项目竣工文件编制，并负责案卷质量

12、的审查。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.2 一般规定 工程资料应随工程进度由各责任单位及时形成、收集、整理，实行分级管理，并按规定归类；资料项目内容应完整、准确、真实，书写认真、字迹清楚，签章齐全。工程资料中应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字、盖章（除本人盖职业资格备案的名章外，不得盖其他名章或由他人代签），且不得于事后补签。 各单位技术负责人负责本单位工程技术资料全过程的管理工作，工程资料的收集、整理工作应设专人负责。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.2 一般规定 工程施工质量验收前，应对工程资料进行核查；工程资料填报不符合要求或内容与实际不符时，不得进行工

13、程验收。 已完成的记录表格中不得有空格；若相应栏目中没有内容，应填“无”或“以下空白”，或用斜划线占格。 表格填报应采用规范表式按要求认真填写。,第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定,3.2 一般规定 工程施工（含监理）资料中按规定应加盖公章的，除规定由企业出具法人公章的（即以企业名义出具的相关资料）应加盖单位公章外，可视其情况加盖施工项目经理部和项目监理机构（项目监理部）章；其施工项目经理部章、项目监理机构等章的制作应获得企业法人授权和有关部门认可，必要时须向有关部门备案。 建设单位在组织工程竣工验收前，应进行工程资料验收。,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本

14、要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第四部分 建设项目档案归档程序,各单位均须填报资料验收通知单。 勘察设计资料依次报规划计划处、档案馆审查合格后方可入库。 监理资料、施工资料、检测资料依次报监理、甲方项目组、质量监督单位、档案馆审查合格后方可入库。,第一部分 建设项目档案基本概念 第二部分 建设项目档案管理基本要求 第三部分 建设项目档案管理职责及一般规定 第四部分 建设项目档案归档程序 第五部分 建设项目档案管理细则,第一节 主题内容与适用范围 第二节 引用标准和规定 第三节 定义 第四节 管理体制 第五节 项目文

15、件材料的形成与归档 第六节 项目竣工文件的编制 第七节 案卷的整理与编目 第八节 档案的保管 第九节 档案的鉴定 第十节 附加说明,5.1 主题内容与适用范围 5.1.1 本细则规定了塔里木油田建设项目档案的管理体制、形成、分类、整理、归档、编目、鉴定、保管及管理体制等工作的要求。 5.1.2 本细则适用于塔里木油田油气田基本建设项目竣工档案的管理。 5.2 引用标准和规定 5.2.1科技档案案卷构成的一般要求GB/T11822-89、中华人民共和国行业标准建设项目竣工文件编制及档案整理规范、中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定。,5.3 定义 5.3.1 建设项目档案：是指在油气田

16、基本建设、矿区（城市）建设项目中从立项审批、招投标、勘察、设计、施工生产准备到建成投产全过程形成的具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘等各种形式和载体的文件材料。 5.3.2 建设项目文件材料：是记录和反映基本建设项目全过程中形成和使用的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘等各种形式和载体的文件材料，在尚未归档以前统称建设项目文件材料。 5.3.3 案卷：由互相联系的同一建设项目内若干文件材料组成的档案基本保管单位。,5.4 管理体制 5.4.1 建设项目档案是反映塔里木油田建设项目全过程及竣工投产交付使用的真实记录，是对工程进行检查、维护、管理、使用、改扩建的依据和凭证，是一项重要的信息资源，对促进塔里木油田技术进步、生产建设的发展具有重要意义。油田实行档案部门集中统一管理的原则，确保建设项目档案的完整、准确、真实、系统。 5.4.2 建设项目档案工作要坚持“三同步”的原则：在下达项目计划任务书的同时对建立项目档案提出明确要求；检查施工进度和质量的同时，对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；在