文件编写培训幻灯片

《文件编写培训幻灯片》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件编写培训幻灯片（71页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第一章、QMS文件的构成及基本要求,一、质量管理体系文件的构成及内容 GB/T 190012008标准4.2文件要求“总则”中明确指出了质量管理体系文件应包括： 1、形成文件的质量方针和质量目标； 2、质量手册； 3、本标准所要求的形成文件的程序； 4、组织为确保其过程的有效性策划、运行和控制 所需文件； 5、本标准所要求的记录。,企业的质量管理体系文件也应该有这五部分组成，它们应该是：质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、其他管理性文件（含项目质量计划）及质量记录。其文件构成见图1和内容见表1。 图1 质量管理体系文件构成示意图,质量方针 和质量目标,质量手册,程序文件,其他管理性文件,记

2、 录,表1 应编制的质量管理体系文件的内容,（一）质量方针和质量目标,1.质量方针 由组织（3.3.1）最高管理者（3.2.7）正式发布的关于质量（3.1.1）方面的全部意图和方向。 注1: 通常质量方针与组织的总方针相一致并为制定质量目标（3.2.5）提供框架。 注2: 本标准中提出的质量管理原则可以作为制定质量方针的基础。 质量方针与企业的总方针一致并为制定质量目标提供框架；以质量管理八项原则为基础；需要最高管理者参与制定和批准。质量方针的内容应用简练、通俗、易懂的语言，明确本企业及其最高管理者对质量的承诺、对社会的承诺，它应与其他方针相协调。,2.质量目标 在质量（3.1.1）方面所追求

3、的目的。 注1: 质量目标通常依据组织的质量方针（3.2.4）制定。 注2: 通常对组织（3.3.1）的相关职能和层次分别规定质量目标。 依据企业的质量方针制定，企业的质量目标应在相关职能和层次上分解。质量目标与质量方针应保持一致，不能脱节和偏离。,（二）质量手册,规定组织（3.3.1）质量管理体系（3.2.3）的文件（3.7.2）。 注：为了适应组织的规模和复杂程度，质量手册在其详略程度和编排格式方面可以不同 质量手册是纲领性文件，企业质量管理体的范围规定和描述质量管理体系的过程和活动。包括或引用质量管理体系的程序，并概述质量管理体系的文件结构，质量手册的评审、修改和控制的规定等。企业的质量

4、方针和质量目标的释义和展开可在质量手册中进行阐述。,（三）程序文件,为进行某项活动或过程（3.4.1）所规定的途径。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。 含有程序的文件（3.7.2）可称为“程序文件”。 与质量管理体系要求和企业质量方针相一致的程序文件，质量手册的支持性文件，是对各项质量活动采取方法的具体描述，具有可操作性和可检查性，是质量管理体系实施中的法规性依据文件。程序文件的内容及要求，要密切结合企业的实际情况。,（四）其他管理文件,除了质量方针、质量目标、质量手册、程序文件和质量记录以外的其他应有的文件：作业指

5、导书、操作规程、质量计划、个层次机构的管理制度、岗位责任制等各种性质、各种型式的文件。,（五）质量记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件（3.7.2） 注1：记录可用于文件的可追溯性（3.5.4）活动，并为验证（3.8.4）、预防措施（3.6.4）和纠正措施（3.6.5）提供证据。 注2：通常记录不需要控制版本。 有效运行的证据为追溯性提供文件，提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,二、质量管理体系文件的基本要求,直接影响着企业质量管理体系的建立、实施和改进，应符合下述基本要求。 1.法规性要求 实施质量管理活动的行为准则要守法，要符合国家对本行业法律法规的要求。 2.系统性要求

6、采用的全部过程要求和规定系统的、条理的制定成各项控制程序，按规定的方法编辑成册，各层次文件应分布合理、互相协调、互相印证，文件之间 应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有续。,3.协调性要求 应与企业内部的各项管理规定相协调，体 系文件之间、体系文件与有关技术和规范相互协调，处理好质量管理体系文件层次间、文件间的各种接口，避免不协调或职责不清。 4.唯一性要求 质量管理体系文件时唯一的，文件编制要求通过清 楚、明确、全面、简明扼要的表达方式，给予唯一的解释，以实现唯一的理解。一项活动只能有唯一的程序，一项规定只能有唯一的理解。,5.适用性要求 遵循“最适合、最实际的方式”原则编写各类文件，

7、文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到。依据标准的要求和企业的现实追求适用性。 6.继承性要求 原有的文件只要符合标准的要求都可继续使用，只要需要按标准要求稍加修改即可者仍可使用。继承性是保证质量管理体系运行持续有效，平稳过渡的基础。,第二章、质量管理体系文件编制的准备,一、领导参与 是重要的基础工作，评价质量管理体系，进行质量改进，持续改进所必不可少的依据。对内部的法规作用，对外部的保证作用，以企业领导者的名义起作用。 二、配置编制人员 是首要条件。有较高的质量意识、熟悉企业质量管理、熟悉GB/T 19000族标准、善于协调工作、文字表达能力强。,三、进行质量管理体系文件的策划 顺序是：质

8、量管理体系策划 质量方针和质量目标 产品实现过程策划 资源配置策划 质量管理体系文件的策划。 四、资料收集与分析 继承性的要求符合标准要求者均可继续使用，保持体系的连续性和持续有效。收集和分析现有质量管理及其他管理工作规定、岗位职责、质量手册（若有时）、各类质量记录（清单）、各类技术文件（清单）、工作标准和各种管理制度等。,五、完善职能、确定职权 完善职能是编写文件的重要基础性工作。明确质量管理体系过程或活动所涉及的职能部门（强相关为主要责任部门，其次为相关部门），根据质量活动的范围明确或补充欠缺职能。明确各部门在质量管理活动中承担的职责；明确该职责所应有的权限；明确各相关接口部门的职责和权限

9、等。 六、任务分配,第三章、质量管理体系文件编制 要求及方法,一、应联系实际 组织应按本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。文件是企业经过策划和编制的结果，是企业质量管理体系运行的依据。在编制质量管理体系文件之前，要梳理一下企业的实际情况，行业的特殊性，认清企业的实际和标准相关要求的基础上，清楚地去识别和建立企业质量管理体系所涉及的全部过程及过程之间的相互作用。联系企业本身的实际；联系顾客的需要；结合法律法规要求；结合企业内部管理制度。,二 、实用和有效 职能分配要实。 语言明确，表达清晰。 通俗易懂、便于操作。 实现增值。 三、方法（PDCA方法） P-

10、策划 D-编制 C-审批 A-修改,第四章、质量手册的编制,一、编制并实施质量手册编制达到以下主要目的： 1.贯彻企业的质量方针、程序文件和其他管理要求； 2.实施有效地质量管理体系； 3.提供更好的控制和持续改进的方法，促进质量管理保证活动； 4.提供质量管理体系审核依据文件； 5.当质量管理体系情况或环境改变时，保证质量管理体系及其要求的连续性； 6.按质量管理体系的要求和相应的方法培训人员； 7.对外介绍企业的质量管理体系； 8.证明企业的质量管理体系符合GB/他190012008标准（允许删减之后）的规定。 16项是企业内部质量管理部分，78项是对外质量承诺。,二、结构 常用的格式结构

11、中，内容部分一般与标准顺序相对应，便于对照标准审核文件，也便于对照标准学习和实施质量手册。一般结构如下： 01 目录 02 前言 03 管理者代表任命书 04 企业简介 05 质量手册批准发布令（需要时） 06 质量方针和质量目标 07 企业质量过程流程图 08 企业组织机构图,1 范围（含删减说明） 1.1 总则 1.2 应用 2 引用文件 3 术语和定义 4 质量管理体系 4.1 总要求 4.2 文件要求 5 管理职责 5.1 管理承诺 5.2 以顾客为关注焦点 5.3 质量方针 5.4 策划 5.5 职责、权限与沟通 5.6 管理评审,6 资源管理 6.1 资源的提供 6.2 人力资源

12、6.3 基础设施 6.4 工作环境 7 产品实现 7.1 产品实现的策划 7.2 与顾客有关的过程 7.3 设计与开发 7.4 采购 7.5 生产和服务提供 7.6 监视与测量装置的控制,8 测量、分析和改进 8.1 总则 8.2 监视和测量 8.3 不合格品控制 8.4 数据分析 8.5 改进 附录一 质量手册的管理 附录二 质量管理体系职能分配表 附录三 附加说明 附录四 程序文件目录 （清单） 0105是概述部分，068.5是正文部分，是质量手册的核心，是文件化质量管理体系的描述和程序的引用；最后的附录一附录四是补充部分，是质量手册的管理、体系职能分配编制、审核、批准及程序文件清单的说明

13、。,三、质量手册的基本内容及要求 组织应编制和保持质量手册，质量手册包括： a) 质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与理由； b) 为质量管理体系建立的形成文件的程序或对其引用； c) 质量管理体系过程之间的相互作用的表述。 范围包括两个方面：一方面是指质量管理体系覆盖的产品范围；另一方面是指覆盖的产品的设计、采购、生产或服务提供的产品实现过程的过程范围。,（一）概述部分（六个方面内容）： 1.封面 质量手册的封面应整洁、美观、写明。 （1）质量手册的名称。 （2）企业名称。 （3）质量手册的发布时间和实施时间。 （4）质量手册的版次。 （5）质量手册的编号。,2.前言 目的是使企业外部的

14、人员看了前言之后能对企业的质量管理体系有一个初步的了解。 3.目录 应写明质量手册正文中（必要时包括补充部分）各章节的名称及其所在的页码，供使用者查阅。 4.管理者代表任命书 是由企业最高管理者任命的，代表最高管理者建立、实施和改进质量管理体系的任命文件。,5.企业简介 企业概括介绍，一般可包括： （1）企业的名称、地址、通信方法； （2）企业的隶属关系； （3）企业的性质； （4）主要产品情况，包括产品的名称、系列、型号、 采用的标准、质量情况，主要产品覆盖的地区； （5）企业的简要发展情况； 6.质量手册批准发布令 由企业最高管理者签署发布的。,（二）正文部分 核心部分，其主要内容和要求如

15、下： 1.质量方针和质量目标 2.企业产品质量管理框架图 以框架图的形式说明企业产品质量过程管理的顺序关系（见图2）。,图二、产品质量控制框架图,合 同,设 计 开 发,采 购,下料,打磨,焊接,组装,油漆,安装,生 产 与 安 装,检验和实验 生产和服务提供 标志和可塑性 产品防护 测量、分析和改进,交 付 验 收,回 访 保 修,3.企业组织机构图 4.范围 应清楚表明质量手册的内容范围和应用领域。 5.引用文件 需引用或与质量手册相关的文件。 6.术语和定义 GB/T 190002008质量管理体系 基础和术语以外所涉及到并需说明的术语和名词。,7.质量手册的重点内容原则 （1）包括以过

16、程为基础的质量体系模式的“四大过程”的内容； （2）具体编写结构尽可能与标准的结构大体一致； （3）对每个过程或活动的描述应反映标准中该过程或活动的全部要求； （4）对每个过程或活动叙述的重点内容是本企业实现标准要求所采取的简要办法。描述的内容是本企业达到规定要求所采取的简要方法。从有关的质量管理体系程序中摘要形成的，对质量管理体系过程或活动的描述与程序文件的规定不应有任何矛盾或脱节。,（三）补充部分 1.质量手册的管理 明确质量手册的印刷、编号、发放范围、发放和回收的管理规定；规定质量手册的修改、更换和换版的要求等。 2.质量管理体系职能分配 对质量管理体系的过程和活动在企业质量部门之间进行质量职能分配，确定每一过程或每一活动的主要责任部门和相关部门。 3.附加说明 4.程序目录文件,四、质量管理体系过程的描述,（一）质量管理体系总要求（4.1） 六个步骤： 1.识别本企业的质量管理体系所需的全部过程，其中包括 管理职责、资源提供、产品实现及测量