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1、紫云自治县档案局2016年度档案业务培训,胡飞 2016年7月,1,培训内容,现行文书档案、电子文件整理归档及现行文书档案数字化。 档案法节选 违反档案法典型事例,2,流程,组件,分类,排列,编号,编目,扫描,挂接,装订,收集,3,一、收集,参照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）结合单位实际进行收集。 在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，都要纳入收集范围。 文书档案与电子文件档案同步收集。 电子文件档案含以电子文档储存各种文字、图表、图片、录音、录像等。,4,电子文件收集几点注意事项,收集要求 1、 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被
2、保留。当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。（档号一致） 3、 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。（如DOC.、PDF、TIF等）,5,收集要求 4、 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 5、用视频设备获得的动态图象文件，需特殊播放器才能打开的收集时应注意收集其播放软件。 6、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。,6,电子文件收集几
3、点注意事项,收集方法 1、及时将电子文件备份。 2、及时将电子文件登记在电子文件登记表 3、电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 4、电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。,7,二、组件（件的组织） （电子文件适用）,（一）件的构成 归档文件以“件”为单位 （二）件内文件排序,8,（一）件的构成,正文、附件为一件 文件正文与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件 转发文与被转发文为一件 原件与复制件为一件 正本与翻译本为一件 中文与外文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）,简报、周报等材料一期为一件 会议纪要、会议记
4、录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件 有文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件,9,（二）件内文件排序,正文在前，附件在后 正本在前，定稿在后 转发文在前，被转发文在后 原件在前，复制件在后 不同文字的文本，无特殊规定的，汉子文本在前，少数民族文字文本在后,中文本在前，外文本在后 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后,10,三、分类,（一）选择分类方法 （二）年度分类时需注意的五种情形 （三）区分保管期限 （四）划分保管期
5、限时应注意5点,11,三、分类,（一）选择分类方法 根据我县实际情况，可选择二种分类方法。 1、年度机构（问题）保管期限 2、年度保管期限 *各单位可根据本单位实际进行选择。各单位现行文书档案统一归为“综合类”，各内设机构负责整理各自档案，单位档案员负责归整编号，同一年度同一保管期限一个流水号。,12,1、年度机构（问题）保管期限,即在同一年度内按机构分类，在同一机构内再按保管期限分类，在同一保管期限内再按文件形成的时间顺序排列。,示例： 2016综合类永久0001、0002 30年0001、0002 10年0001、0002,13,2、年度保管期限,即在同一年度内按保管期限分类，在同一保管期
6、限内再按文件的形成时间顺序排列。此分类法适用于档案资料较少的单位。,示例 2016永久0001、0002 30年0001、0002 10年0001、0002,14,3、电子文件分类,（一） 电子文件的分类，应按年度、保管期限、类别、密级等因素相对集中。 例： 2016 永久 图片 秘密 2016 永久 视频 秘密 2016 30年 电子文书 公开 （二） 电子文件文件夹命名以全宗名称-年度命名，文件夹内子文件夹逐步增加其保管期限、类别，最低一级以电子文件目录中的档号命名。档号=全宗号-年度-保管期限-件号 档案局-2016 档案局-2016 -永久 档案局-2016 -永久-图片 10-201
7、6-永久-0001、0002、 档案局-2016 -永久-视频 档案局-2016 -永久-文书,15,三、分类,（二）年度分类时需注意的五种情形（电子文件适用） 1、文件时间特征 2、跨年度形成的文件 3、几份文件为一件时，“件”的日期 4、无落款日期的文件 5、临时机构,16,1、文件时间特征,一份文件往往标注几个时间，如：拟文日期、签发日期、批准日期、会议通知日期、颁布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般以文件落款日期来确定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容，涉及不同年度的文件，统一规定按文件落款日期归档。,17,2、跨年度形成的文件,由
8、于机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等而形成的跨年度文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。,跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年 跨年度的案件形成的文件材料统一归在结案年 跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明 法规性文件，归入公布的年度,18,3、几份文件为一件时，“件”的日期,几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体为： 正文与定稿为一件，以正文为准； 正文与附件为一件，以正文为准； 转发文与被转发文为一件，以转发文为准； 来文与复文为一件，以复文为准； 多份文件（如组织关系、工资
9、关系、行政介绍性、学籍卡等）作为一件的，可标起止时间。,19,4、无落款日期的文件,此类文件要标注日期。这种情况多见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。,没有日期的5种情形及处理方法 会议文件材料按开会日期； 年报表按当年12月31日（如有专业年度的填写专业年度时间）； 培训班形成的文件按办班时间； 使用衬垫纸的行政介绍信或组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期； 只有年度没有月日的文件按当年12月31日，只有月份没有日期的按当月最后一天。,20,5、临时机
10、构,临时机构如（新城区指挥部、）形成的文件。可以分年度，放在工作结束年度归档。如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。,21,三、分类,（三）区分保管期限（电子文件适用） 1、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的归档文件，应列为永久保管。 2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长的时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为30年定期保管。 3、凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料应列为10年定期保管。,22,（三）区分保管期限（永久）,本单位召开的党、政、群、团等重要会议的主要文件材料； 本单位制发的政策性、法规性和重要业务
11、问题的文件材料； 反映本单位主要工作（职能）的年度和年度以上的工作总结； 本单位机构演变、机关领导人任免的文件材料； 省级以上劳动模范、先进工作者或本单位在行政、业务、科研等方面做出重要贡献受到上级党政机关表彰奖励的优秀人物的文件材料；,23,（三）区分保管期限（永久）,本单位发生的重大问题的处理文件材料； 党员、团员和职工名册； 有关区域变化、土地边界文件材料； 有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书等； 本单位重大外事活动形成的主要文件材料； 省级以上领导人批示和有处理结果的来信来访文件材料； 上级机关视察本地区或本单位所形成的重要文字及声像材料等；,24,（三）区分保管期限（永久）
12、,内部机构负责人的任免和奖惩材料； 市（地）、县级的劳动模范、先进工作者文件材料； 干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料； 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；,25,（三）区分保管期限（30年）,本单位制发的一般业务问题的文件材料； 各种普查工作形成的原始记录材料； 半年的、季度的、一般专题的工作计划、总结、报告； 本单位党、团、工会的工作报告、一般会议文件等； 财产、物资、档案等的交接凭证； 本单位与国内外有关单位签订的有较长时效性的合同、协定、协议书等文件材料； 本单位在外事活动中形成的一般文件材料；,26,（三）区分保管期限（
13、30年）,上级机关颁发的属本单位主管业务并要贯彻执行的主要文件材料； 有上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的来信来访的文件材料； 直属上级机关召开的重要会议的主要文件材料； 本单位编印的简报、信息、通讯等材料； 直属下级机关或内部机构报送的年度及年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。,27,（三）区分保管期限（10年）,本单位一般事务性文件材料； 重要会议的小组会议记录、参考文件、会议服务机构的工作安排计划、总结； 一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报； 季度、月份的计划、统计报表、控制数字； 本单位与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书； 单位之间协
14、商工作的来往文书；,28,（三）区分保管期限（10年）,没有处理结果的来信来访材料； 上级机关、同级机关或非隶属机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的文件材料； 下级机关报送的年度以下的总结、统计报表及一般专题报告和备案的文件材料等等。,29,三、分类,（四）划分保管期限时应注意以下5点： 1、原则上突出以本单位文件为主（即以我为主），实现对每级文件（上级、本级、下级）合理划定保管期限。 2、原则上不要将不同的保管期限的文件混在一起（电子文件分类时注意不同类别的电子文件不能混在一起）。 3、应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。 4
15、、一个事由的文件，有保管期限不完全相同时，可本着就高不就低的原则。 5、本机关转发上级的业务文件没有提出具体意见的打印件做10年定期保管。,30,四、排列（电子文件适用）,（一）排列含义 （二）排列原则 （三）排列方法 （四）具体操作步骤,31,（一）排列含义,指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后顺序的过程。其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。如按保管期限年度一机构分类时，那么机构为最低一级类目。,32,（二）排列原则,事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起，同时结合时间、重要程度进行排列。,33,（三）排列方法,我县目前最低一级类目均是“保
16、管期限”，在保管期限内再按以下要求排列： 1、同一事由内的排列：归档文件可按文件形成时间的先后顺序或文件的重要程度排列； 2、不同事由间的排列： 按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。此法比较简单，适用于机关档案室“随办随归”，不必考虑其他因素。 按承办部门分别集中排列。将各自内设机构形成的文件分别集中，并按一定的顺序进行排列。,34,（三）排列方法,3、会议记录、统计报表、简报、内部刊物等系列性文件，虽然在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照和查证，采取分类按时间顺序集中排列，便于查找和利用。 上述方法不一定适用所有的单位，但只要坚持“事由原则”，确定好本单位的分类排列方法，兼容计算机和手工管理两种方式，同样也能实现归档文件快速、有效的检索。,35,（四）具体操作步骤,1、按照事由原则将同一事由内的文件按一定顺序排列起来
