办公软件应用技能幻灯片(2003)

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1、办公软件应用技巧, Word、 Excel,主讲：郑超,办公软件应用技巧之一,Word,第一节 文字处理软件-Word,文字处理软件 Word 是套装软件 Office 中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 Word Word的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理 本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用,一、基本文字编辑操作,1. Word主窗口,2. 视图方式,为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word 提供了多种显示模式，也称为 视图,1. 普通视图 2. Web版式视图

2、 3. 页面视图 4. 大纲视图 5. 主控文档视图：在“大纲视图” 下出现 6. 全屏视图：“视图/全屏显示”,3. 输入文本,Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键 Ctrl+Shift 进行切换,汉字输入 中英文切换：Ctrl+Space 中英文标点符号切换 其他字符: 软键盘 符号: “插入/符号” 特殊字符: “插入/特殊符号”,缺省设置 中/英文输入法 Crtl + Space 输入方式 Crtl + Shift 全/半角字符 Shift + Space 中/英文标点 Crtl + .,4. 选择文本,在 Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则

3、应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示,选 定 区,5. 编辑文本,移动 用剪贴板： 选定 - 剪切 - 粘贴 用鼠标拖动 复制 用剪贴板： 选定 -复制 - 粘贴 用鼠标：按住Ctrl后拖动 删除 选择后，按 Del 键,撤消、恢复和重复 撤消：撤消前面的操作 恢复：恢复撤消前的状态 查找与替换 要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机” 操作内容：文本、格式、特殊字符 “编辑/查找”, “编辑/替换”,二、格式编排,字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等 设置字符格式要按照 “先选定后操作” 的原则,设置内容 字体、字号、字型

4、 设置方法 “格式/字体”：字体对话框 格式工具栏 用格式刷复制格式 （复制一次或多次）,1. 字符格式,2. 段落格式,设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）,段落是指两个段落标记之间的所有信息 段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段 结束 和 文档结束 处有一个段落标记,未显示段落标记,显示段落标记,(1) 设置内容 缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进 对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐 行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距 段间距： “格式/段落” ，段

5、前 与 段后 (2) 设置方法 “格式/段落” 格式工具栏 水平标尺 用格式刷复制段落格式,2. 段落格式,3. 页面设置,页面设置：“文件/页面设置”,设置内容：页边距、纸型、纸张来源等 设置纸型和页面方向 Word设置的页边距与所用的纸型有关 默认：纸型是标准的 A4纸 ,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向 页面页码： “插入/页码” 或 “视图/页眉和页脚” 设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”,4. 分栏,分栏就是将一段文本分成并排的几栏 页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示,设置方法 “常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的

6、栏 “格式/分栏”命令,分栏的版面修饰 改变栏数 改变栏宽 改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始,三、表格处理,1. 创建表格的方法 “表格/插入/表格” 在对话框中设置行数、列数 用工具按钮：拖动选择行数、列数 用表格和边框工具栏 从文本转换表格 输入文字-设分隔符-选定-“表格/将文字转换成表格”,2. 编辑表格,选定: 一行、一列、一个单元格 插入行、列 删除行、列 插入和删除单元格 改变列宽和行高 拆分和合并单元格 对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐,四、图形和公式,1. 绘制自选图形,打开绘图工具栏 选图形工具 拖动绘制 添加文字 编辑,DB,X=0,2.

7、 插入图形对象,“插入/图片” 选对象 剪贴画 Office中有一个名为Microsoft Clip Gallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片 C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60COR C:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUTOSHAP C:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10 来自文件：jpg , wmf , emf 等 艺术字,3. 编辑和设置图形格式,环绕方式（图文混排） 嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文

8、字下方 剪裁 是在不改变原图片比例的情况下, 去除其部分区域 改变大小，移动,4. 艺术字,用文字建立图形的效果 利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置 插入方法：“插入/图片/艺术字”,大学计算机基础,5. 设置页眉和页脚 页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡,(1) 创建页眉和页脚 单击“视图/页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置 单击 按钮，可在页眉和页脚间切换,(2) 首页不同的页眉和页脚 一篇文档

9、的首页常常是比较特殊的, 例如是文章的封面或图片简介等, 一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置”中的“版式”选项卡实现，如下图所示：,选中“首页不同”复选框 选中“奇偶页不同”复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角 要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符 “下一页”,设置情况：,word实战技巧,1.快速定位到上次编辑位置 打开Word文件后，按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

10、2.快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。,Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 4.快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+键，可把文本提升为标题， 且样式为标题1，再连续按Alt+Shift +键，可将标题1降低为标题2、 标题3标题9。,3.快速多次使用格式刷,5.快速

11、改变文本字号 Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。 (1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+键，则以10磅为一级快 速减少所选定文字字号; (2)选中文字后，按Ctrl+键逐磅增大所 选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所选文字。,word实战技巧,6.快速设置上下标注,首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按

12、一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。,8.快速去除Word页眉下横线,快速去除Word页眉下的那条横线可以用下 面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。,9.用替换 批量删除Word中多余回车,有时候我们从网页上复制一些文章到Word中时，往往会带有好多向下箭头的符号，这就是软回车符号(Word中软回车是同时按住shift+enter得来的)， 这些软回车占用了Word很多的空间

13、，那么如何才能删除这些软回车符号呢？当然可以手动的一个一个删，但实在太麻烦了，我们可以采取批量删除的方法。 点击菜单栏中的“编辑”“替换” ，在“查找内容”里面输入l， “替换为”里面不输入任何字符，然后点“全部替换” ，就可以删除整个文档里面的软回车了。 上面的方法只是把所有的软回车都给删了，可是必要的段落换行还是需要的，所以下面介绍把软回车替换成硬回车。点击菜单栏中的“编辑”“替换” ，在“查找内容”里面输入l， “替换为”里面输入p，然后点“全部替换” 就行了,10.三套方案全面恢复受损的Word文档,Word是我们日常工作中使用最普遍的文档处理工具之一，但是很多朋友在使用时对碰到的文档

14、出错，常常无计可施。难道只能眼睁睁的看着急需的文档无法打开而放弃吗？当然不能，其实在真正放弃之前，不防先看看我们的拯救行动方案。,方案1：自动恢复,如果在编辑文档时，突然遭遇程序停止响应、死机，甚至死电等情况，而文档又未能及时保存时，这时不防按正常操作方法重新启动电脑，然后打开Word 2003，这样Word会自动弹出一个文档恢复操作窗口，在窗口中选择一个较晚的自动保存项目进行恢复。这样可以将损失降到最低点。 不过要想提高自动恢复的成功率，你还必须提前做好相应的设置工作。即打开Word“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”选项卡，然后选中“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”选项，同时在

15、“自动保存时间间隔”后设置一个时间间隔，该时间不宜太长。保存设置后，就可以代替粗心的朋友及时保存编辑的文档了。,方案2：打开修复,对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打开时，却弹出了文档出错无法查看的提示，这时不防改变其打开方式。 首先从程序菜单中启动Word 2003，然后单击“工具栏”上的“打开”按钮，在弹出的对话框“查找范围”选择欲打开的文档所在文件夹，然后选中该文档，再单击右下角“打开”按钮一侧的小箭头按钮，在弹出的菜单中选择“打开并修复”命令，这样Word会自动把一些错误修复并恢复文档的正常打开。,方案3：恢复文本,如果上面的方法都不行，那么就只能试试“从任意文件中恢复文本”转载器

16、来尽最大限度救出Word文档中的文字内容了。 启动Word后打开“工具”菜单下的“选项”命令，在“常规”标签中选中“打开时确认转换”选项，然后再打开“文件”菜单下的“打开”命令，在“查找范围”中选择文档保存路径，然后在下方的“文本类型”中选择“从任意文件中恢复文本”，接下来再选中欲打开的文档，单击“打开”按钮，这样即可从文档中恢复文本内容，不过这时恢复的文本格式就丢失了。,11.Word文档变成乱码后该如何修复,。 1.删除格式信息法 Word文档的最后一个段落符号记录着全篇文档的格式信息，有时删除这些格式信息就可以恢复变成乱码的文件。 1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使用智能段落选择范围”复选框的勾选，然后单击 按钮。这样就可以修复文件了。 2、选定最后一个段落符之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。,2.替换格式法,就是把损坏的Word文档存为另一种格式。 1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单，在