会展管理-第7章-会展信息管理课件

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1、会 展 管 理,第七章 会展信息管理,第一节 会展信息管理概述 第二节 会展管理信息系统 第三节 会展信息化与网上会展,要点提示,熟悉信息的概念及特性、会展中的信息活动，理解会展信息管理的概念及任务 理解会展管理信息系统的概念、基本功能和结构，熟悉不同阶段会展信息管理的工作任务 理解会展企业的信息化和网上会展的概念，熟悉会展企业信息化的发展阶段和会展商务网站的推广策略,第一节 会展信息管理概述,一、信息及其特性 二、会展信息的内容 三、会展中的信息活动 四、会展信息管理的概念 五、会展信息管理的任务,一、信息及其特性,信息是会展管理过程中一个最重要的工具和载体。 随着科技与经济的发展，人们对其

2、认识也在不断提高，不同的视角对信息有不同的定义。 哲学角度：数据、信息、知识和智慧 计算机科学的角度：信息是经过加工的数据，是对人们的社会实践、生成、经营活动产生决策影响的数据。,信息科学角度,信息论创始人香农在题为通信的数学理论的论文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西”。 美国著名数学家、控制论的创始人维纳在控制论一书中指出：“信息就是信息，既非物质，也非能量”。维纳还在人有人的用处中说：“信息是我们用于适应外部世界，并且在使这种适应外部世界所感知的过程中，同外部世界进行交流的内容的名称。”,信息具有的基本属性,时效性； 可识别性； 可验证性； 可存储、可转换性； 可传递、可共享性；

3、可扩充、可压缩性；,二、会展信息的内容,管理学角度，会展中的信息就是有关会展行业的各种消息、信号、情报，是经过加工后的行业相关数据，对会展行业决策或行为具有显性或潜在价值，是展览馆、服务商、参展商、专业观众等会展行业信息的集合。,会展信息内容的四个方面,1、会展行业信息：包括国内外展览场馆的信息、专业展览会信息、参展商和厂商信息、展览观众信息以及展览服务商的信息。 2、会展企业与外部沟通的业务信息：包括主办商对场馆租赁的需求、参展商的参展需求和服务需求、观众网上报名等数据。 3、综合评估数据：包括会展评估报告、分析报告、组展商、观众、参展商、服务商满意度等调查报告。 4、会展企业内部公文数据和

4、办公数据。,三、会展中的信息活动,1、展前的信息活动 在展会开幕前，存在着大量的信息搜集工作需要完成。如，在招展和招商活动中，需要招徕参展商，组织目标观众到场，要建立客户档案和数据库，进行一些必要的信息检索，并分门别类进行保存。 在展台设计过程中，需对信息进行加工、转换，通过艺术设计，把关键的信息呈现出来，吸引注意。 展品运输过程中，需对展品物流信息进行管理 展位分配过程中，需对参展商及展品信息进行分类组织。,2、会展中的信息活动,会议主要是一种广播式的单向信息传播，而一些讨论会则是互动双向交流。会议过程中，还有一些非正式的人与人的面对面信息交流。 在展览活动中，展台服务是期间一项重要的具有信

5、息价值增值的活动，本质上是一个信息的展出和服务的过程。工作人员需向观众提供展品、市场的介绍以及参展活动信息等，需要接待观众、进行洽谈、分发资料、公共关系活动以及接待采访和新闻宣传工作。,3、展后的信息活动,会展结束后，组织者与与会代表、参展商之间；参展商与目标观众之间的联系还会继续发挥作用，形成信息反馈。利于对会展组织进行有效的调节、控制和改进。 对各种工作进行总结和评估，对参展商和观众的问卷调查的信息进行统计和分析。 利用专业媒体、大众传媒进行总结宣传，将展会的影响进一步扩大。,四、会展信息管理的概念,会展信息管理是指会展企业为了实现经营的目标，以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、

6、加工、传播、存储和利用的过程，并且对会展的信息活动过程进行战略规划，以及对信息活动中的要素进行计划、组织、领导、控制的决策过程。 通过信息管理，会展企业力求实现资源得到有效配置、共享管理、协调运行，实现效益最大化。,会展信息管理的层次,可分为三个层次：高层战略管理、中层运营管理和基层事务管理。 高层战略管理，即对会展信息和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和会展企业战略等； 中层运营管理，对会展业务活动信息的设计、组织协调，保证各种业务活动有效开展； 基层事务管理，是对具体业务处理过程进行管理。,五、会展信息管理的任务,1、计算机网络基础设施建设，即会展企业计算机设备的普及，

7、以及企业内部网(Intranet)、企业外部网(Extranet)的建立与因特网的连接等。 2、会展企业内部管理业务的信息化，即管理信息系统(MIS)，决策支持系统(DSS)、会展企业资源计划系统(ERP)、客户关系管理(CRM) 、供应链管理(SCM) 、知识管理(KM)等。 3、会展企业信息化资源的开发与利用，即会展企业内外信息资源的利用、会展企业信息化人才队伍的培训、会展企业信息的标准化、规范及规章制度的建立等。 4、会展企业信息资源建设，包括信息技术资源的开发、信息内容资源的开发等。,有效管理会展信息的途径,信息管理的标准化，前提条件，包括原始数据收集制度化、信息载体规范化、信息加工程

8、序化和信息传递规范化等方面。 信息管理的高效化，各个环节做到及时、准确、适用和经济四个方面。 信息管理的现代化，需要做到人才建设和机构建设的完善、技术全面、硬件过硬。 建立灵敏的信息反馈系统。及时发现计划和决策执行中的偏差，并进行有效地控制和调节。,深入利用会展信息的途径,1、在大型数据库支持下，同一会展主办公司的各届会展之间的数据完全可以得到及时地归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值评判 2、会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用；而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。 3、会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供服务，如：商务旅行、专门接待等

9、更加深入的服务。 4、通过决策支持系统，数据挖掘的各类方法，实现对数据的深入利用。,第二节 会展管理信息系统,一、会展管理信息系统的概念 二、会展管理信息系统的基本功能 三、会展管理信息系统的结构 四、不同阶段的会展信息管理工作,一、会展管理信息系统的概念,会展业本身是一个很大的概念集合，各个会展企业的经营模式、管理功能需求、事务处理的流程、信息处理的内容等均不相同，因此，各类书籍和研究资料对会展管理信息系统的概念界定存在较大差异。 会展管理信息系统是管理信息系统与会展业交叉的一个研究领域。,概念界定,会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信

10、息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。 该定义把组成结构、功能、目的及三个层次的应用都进行了阐述，是一个相对完整的概念。,二、会展管理信息系统的基本功能,1、数据处理 将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询使用。 2、计划 系统合理的计划和安排会展企业各部门以及整个企业的经营计划，以供及时决策。 3、控制 可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到企业预期的目的。 4、预测 通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法

11、，对会展企业的决策和经营进行预测。,三、会展管理信息系统的结构,信息管理的角度，都应当有信息的输入、处理和输出的功能，而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括对信息的存储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。 企业管理职能的角度，管理信息系统主要涉及对企业的人、财、物、项目的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、会展、参展商和客户，有不同的功能结构。 从软件构成的角度，会展管理信息系统的组成结构，一个完整的会展管理信息系统主要由场馆经营管理、客户关系管理、财务支持、展览服务管理、会展项目管理、物流管理等子系统构成。,会展管理信息系统功能结构的设计一般

12、需要企业各层管理人员与系统分析师进行深入的交流与沟通，去除原来手工流程中不合理的功能、流程和环节。 系统功能的设计可采用自上而下的方法，沿着总系统-子系统-子功能-具体事务功能-操作功能的路线逐层细化，在系统实施之前要进行反复讨论，以保证功能的完备与信息化目标的实现。,【例】会展管理信息系统的功能结构,资料来源马勇、梁圣蓉:会展概论，重庆大学出版社2007年版,【例】会展管理信息系统功能结构,【例】会展现场信息管理系统的结构,会 展 现 场 信 息 管 理 系 统,数据库管理系统,观众登录系统,组展商接口系统,门禁系统,客户终端系统,（1）数据库管理系统 包括中心服务器系统、观众信息处理系统两

13、个部分，中心服务器系统是系统数据、应用程序管理中心，也是大量的会展相关信息数据的集中存放中心；观众信息处理系统对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理。 （2）观众登录系统 包括观众信息采集系统和现场制卡系统。观众信息采集系统是对观众信息进行采集；现场制卡系统是为需要现场制卡的观众和参展商提供高速条码卡打印。,（3）组展商接口系统 现场信息处理完后，需要对信息进一步加工。包括：观众归一化管理、展会报告生成、展后信息查询等。 （4）门禁系统 包括入口门禁系统和研讨会门禁系统两个部分。大会入口门禁系统是实现对观众进出馆权限的控制和对观众行为信息的采集；研讨会门禁系统是对进出研讨会的观众进行扫

14、描，以实现会后对参会人员的信息分析。 （5）客户终端系统 目前已广泛使用触摸屏技术建设“人性化”客户终端。从技术层面来说，触摸屏系统由两部分组成：触摸屏信息生成系统根据参展商的展台、名称、类别等信息生成展台触摸屏系统；触摸屏演示系统根据触摸屏生成系统生成的数据显示相应会展信息。,四、不同阶段的会展信息管理工作,1、会展前的准备阶段 网页开发制作和信息发布 展览主办商利用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。 主办商可以通过该网页发布会展相关信息、在线招展和招商。 参展商可通过该主页了解会展信息等。,参展商信息的收集和整理 参展商信息有三个来源：参展商参展调查表、参展商发放的产品资料、参展商公司网

15、站以及相关行业媒体的介绍和评价。 展前观众邀请 服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。,信息预登记 主办商可以利用服务商的技术优势和专业队伍，完成参展商和观众展会前信息的采集录入工作，彻底从这些细节中解脱出来。 胸卡设计和制作 服务商可以根据主办商的要求，设计制作兼容智能卡、PVC条码卡、纸质条码卡等各种形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。 原有观众信息的导入 服务商可以提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整理，使之更符合展览会的需求.并将其导人到现有的数据库中。或建立基于互联网的快捷、稳定的查询。,调查问卷的设计和印刷 根

16、据展览会的实际情况，服务商结合自身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。 触摸屏系统设计和制作 结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提升展览会档次，满足使用者了解、查询等需求。,2、会展现场的信息服务,参展商服务。 展商服务管理由展商登记、展商证卡制作、资料管理、欠费管理、展商申请服务管理、展商调查表、展台管理、展商调查表统计分析组成。 观众服务。 观众服务包括：观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽样调查分析组成。,【例】 参 展 商 现 场 租 赁 流 程,3、展后的信息管理,数据处理 对展览会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深入的规范化处理。归类合并、检测误差、查漏补缺、删除冗余。 会展统计分析报告 为主办商和参展商提供多种分析报告。提供展览会各会场和研讨会的观众到达人数、在馆人数、到达人数等，这些可以帮助主办商分析现场展览效果，辅助未来展览策略。,展后回访 提供专业的观众回访服务，方式包括邮寄