会计电算化幻灯片-(3)

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1、系统管理与基础档案设置,任务一 建立账套,2,3,4,1,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务三 账套备份与恢复,任务四 基础档案设置,1.理解用友ERP-U872系统管理中的主要功能； 2.了解用友ERP-U872基础档案设置的主要内容； 3.掌握会计科目设置的主要内容； 4.了解企业应用平台的主要功能。,知识目标：,系统管理与基础档案设置,系统管理与基础档案设置,任务一 建立账套,北京宏远科技有限责任公司在激烈的市场竞争环境中为了提高办公效率，决定于2012年1月1日开始实行会计电算化，经过对多种会计软件的比较选择，选中了用友公司生产的以中小企业为目标的用友ERPU872管理系统，现需要

2、完成对该软件的安装任务。,任务一 建立账套,手工记账转为电算化记账是一种大的变革，电算化的初始化过程十分复杂，建账过程中需要较多的企业基础信息，所以在建账之前需要对企业信息进行一次较全面的收集，这样才能保证企业建账的顺利进行。,任务一 建立账套,账套是指一个独立、完整的数据集合，这个数据集合包括一整套独立、完整的系统控制参数、用户权限、基本档案、会计信息、账表查询等，是一个独立的数据库。一般来说，每一个独立核算的企业均可以在用友ERPU872管理系统中建立一个账套，每个账套用于存储不同年度的会计数据，一般称其为年度账。不同账套之间的数据相互独立存在。,1.账套的概念,任务一 建立账套,对财务账

3、套进行统一管理，可以进行创建账套、修改账套、备份及恢复账套等操作。,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,会计科目编码规则示例,（9）,单击“确定”按钮，弹出如图2-10所示的“数据精度”对话框，设置数据精度。,任务一 建立账套,（10）,单击“确定”按钮完成账套创建工作，会弹出如图2-11所示窗口，询问用户是否立即启用系统。,任务一 建立账套,（11）,单击“是”按钮，弹出如图2-12所示的“系统启用”窗口。选中总账的复选框以启用总账

4、管理系统，启用时间为2012年1月1日。,任务一 建立账套,任务二 增加用户及操作员权限设置,为了明确不同操作人员的责任，在用友财务软件中，每个用户都拥有不同的权限。例如，任务一中用到的admin和demo，分别表示为系统管理员和账套主管。除了这两个权限外，财务软件还提供了更多的岗位设置和权限设置，如会计主管、总账会计、出纳等岗位。这些操作员的账号、权限需要由系统管理员或账套主管进行分配管理。 用友U8的所有子系统的权限全部集中在系统管理和基础设置中进行定义管理。用友U8提供了三种权限管理，包括功能级别的权限管理、数据级别的权限管理及金额级别的权限管理。,任务二 增加用户及操作员权限设置,用户

5、权限设置是按照会计内部控制制度的要求，对所设立的用户进行权限分配，确定用户对账套数据的处理权限以及操作范围。其目的是实行必要的财务分工，满足内部控制的要求。用户权限设置是保证数据安全的最好途径。 会计电算化工作规范中明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权的人员操作会计软件。会计核算软件基本功能规范也规定了为保证会计数据的安全，会计软件应具有防止非操作人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。,任务二 增加用户及操作员权限设置,授权时首先要确定用户授权范围。用户授权范围是指该用户的操作权限所能作用的范围。给用户授权的是系统管理员，因此系统管理员授予用户权

6、限时一定要十分谨慎。在权限分配时应特别注意不相容职务的职权应明确，相互牵制与分离，如记账人员与经济业务事项、会计事项的涉及人员。 在用友财务软件中分别设置了系统管理员和账套主管，将用户设置为账套主管后，账套主管将自动拥有对这一账套的全部操作权限。同时用友软件允许一个账套设置多名账套主管。,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,在“系统管理”窗口中，单击“权限”“用户”命令，如图2-13所示。弹出“用户管理”对话框，如图2-14所示。,任务二 增加用户及操作员权限设置,（2） 单击“增加”按钮，弹出“操作员详细情况”对话框，输入编号、姓名、口令等项目，如图2-15所

7、示。然后按照各栏要求填写相应内容。,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,将已创建的333号账套备份到指定的文件夹中，并练习使用备份账套对数据进行恢复。,任务三 账套备份与恢复,将企业资料备份保存到不同介质（如硬盘、光盘、网盘等）上是非常重要的，因为当遇到不可抗力的原因（如地震、火灾等），使软件或数据损坏，那备份的资料就有可能会使企业的损失降到最低。企业应做好备份工作，如将备份的资料复制到不同地点的不同机器上进行保存，将年度资料刻录在光盘进行保存等。,任务三 账套备份与恢复,在“用户管理”窗口中，单击“账套”“输出”命令，如图2-

8、20所示。,任务三 账套备份与恢复,在弹出的“账套输出”对话框中，单击“账套号”，在其下拉列表框中选择目标账套号“333”，如图2-21所示。,任务三 账套备份与恢复,单击“确认”按钮，系统开始生成备份文件。文件生成后系统提示选择保存路径，选择并确认路径后，即可完成账套备份。,任务三 账套备份与恢复,任务三 账套备份与恢复,任务四 基础档案设置,在“企业应用平台”的“基础设置”选项卡中，展开“基础档案”菜单，在此可以分别对部门档案、人员类别、人员档案、供应商和客户档案、计量单位组和计量单位、会计科目、凭证类别、项目目录、结算方式等信息进行设置。,子任务一 部门档案设置,部门是指在核算单位管辖下

9、的具体有财务核算或业务管理要求的单元体，它不一定是实际中的部门机构，如果该部门不进行财务核算或业务管理，可以不在系统中设置该部门档案。部门档案信息包括部门编码、名称、负责人和部门属性等信息。 在设置部门档案时，部门负责人数据暂时不用设置，等职员数据设置完成后再返回到此补充即可。如果在此发现编码方案不适合，可以在部门档案数据为空时修改部门编码方案。,子任务一 部门档案设置,（1） 使用“301陈明”的权限，弹出“企业应用平台”对话框，单击窗口左下角的“基础设置”选项，在“设置”选项卡中，单击“基础档案”“机构人员”“部门档案”命令，系统弹出“部门档案”设置窗口，如图224所示。 （2） 在“部门

10、档案”窗口中，单击“增加”按钮，即可在编辑区内输入相关部门信息，输入完毕，单击“保存”按钮，系统自动将录入的部门编码及名称显示在左上方的区域内，如图224所示。用类似的方法，把表23中的各部门信息逐个进行录入。 （3） 录入完成后，关闭窗口即可。,子任务一 部门档案设置,子任务一 部门档案设置,修改部门数据：只要在“部门档案”窗口的左侧单击选中某一个部门，选中的信息就会显示在右边的窗口中，单击工具栏中的“修改”按钮，可对其进行修改，但是部门编码不能修改。 删除部门数据：在“部门档案”窗口的左侧单击选择要删除的部门，单击工具栏中的“删除”按钮，即可删除，但是已经使用的部门不可删除。,子任务一 部

11、门档案设置,子任务二 人员类别设置,人员分类原则一般按照员工所在岗位来划分。表2-4所示内容，即北京宏远科技有限责任公司人员的类别设置。,子任务二 人员类别设置,（1） 在企业门户窗口中，双击“基础档案”选项，打开“基础档案”对话框，单击“机构人员”，选择“人员类别”命令，弹出“人员类别”设置窗口。 （2） 在“人员类别”窗口中，选择“在职人员”，单击“增加”按钮，录入相关信息后，单击“确定”后系统保存录入信息。 （3） 用类似的方法，把上表中的各人员类别信息逐个录入，如图2-25所示。 （4） 录入完成后，关闭窗口即可。,子任务二 人员类别设置,子任务二 人员类别设置,子任务三 人员档案设置

12、,人员档案主要用于记录本单位的人员，包括人员编码、姓名、所属部门、职员属性和职员类别等。不需要将单位所有员工的信息都录入到系统中，一般只需要将与会计核算有关的人员档案录入即可。例如，各部门普通员工、生产车间工人的信息都可以不录入。 人员编号具有唯一性，人员姓名可以重复。 职员类别中的“是否业务员”，是指此人员是否可操作U8其他的业务产品，如总账、库存等，只有勾选了此项，才能在做各种出入库单据、收付款处理等业务时作为业务员被选入。当该人员为业务员时，系统提示设置该业务员的“生效日期”、“失效日期”、“业务或费用部门”、“信用天数”、“信用额度”和“信用等级”等选项。,子任务三 人员档案设置,子任

13、务三 人员档案设置,子任务三 人员档案设置,（1） 人员编码、姓名、行政部门编码、人员类别、性别，是必须输入的项目。 （2） 业务员的业务或费用部门编码不能为空，否则系统提示操作错误。,子任务三 人员档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,1.分类,往来单位按用户单位的对象不同，可分为供应商和客户。供应商是用户单位的采购对象，供应商往来款项应由应付账款子系统进行核算。客户是用户单位的销售对象，客户往来款项应由应收款项子系统进行核算。,子任务四 供应商和客户档案设置,2.设置往来单位内容,往来单位档案内容包括往来单位代码、名称、地

14、址、电话、邮编和联系人等信息。,子任务四 供应商和客户档案设置,在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“供应商档案”命令，弹出“供应商档案”设置窗口，单击“增加”按钮后即可进入“增加供应商档案”窗口，如图2-28所示。,（1）,子任务四 供应商和客户档案设置,录入供应商档案信息，单击“保存”按钮。,用类似的方法，完成其他供应商档案的录入，操作完成后，录入的项目即可显示在“供应商分类”窗口的右侧，如图2-29所示。,子任务四 供应商和客户档案设置,执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“客户分类”命令，弹出“客户分类”设置窗口，单击“增加”按钮后即可进行客户分

15、类设置，如图2-30所示。,子任务四 供应商和客户档案设置,（5） 录入客户分类信息，单击“保存”按钮，重复上述操作，完成其他客户分类情况的设置，操作完成后，设置的项目即显示在窗口左侧。 （6） 执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“客户档案”命令，弹出“客户档案”设置窗口，单击“增加”按钮后即进入“增加客户档案”窗口，如图2-31所示。 （7） 录入客户档案信息，点击“保存”按钮。,子任务四 供应商和客户档案设置,用类似的方法完成其他客户档案的录入，操作完成后，录入的项目即显示在“客户分类”窗口的右侧，如图2-32所示。,（8）,（1） 一般而言，如果在创建账套的过程中设置基础信息时选择

16、了对客户及供应商进行分类管理，则必须首先建立客户及供应商分类，然后再进行增加客户及供应商档案的操作。如果不进行分类管理，可以直接建立客户及供应商档案。 （2） 供应商档案主要用于设置往来供应商的信息，它是会计科目设置中供应商往来核算辅助账设置的基础。 （3） 客户档案主要用于设置往来客户的信息，它是会计科目设置中客户往来核算辅助账设置的基础。 （4） 为了处理既是客户又是供应商的往来单位，客户档案和供应商档案记录可以设置对应关系，但这种对应关系必须是一对一的。,子任务三 人员档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,（1） 计量单位组设置。 （2） 计量单位设置。 （3） 存货是企业重要的流动资产，为了便于对存货进行数量管制、实物管理和业务数据的统计和分析，企业可以根据自身对存货的管理要求对存货进行分类管理。,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,（3） 设置完毕后，单击“保存”按钮，即完成计量单位