商业物业筹备工作课件

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1、商业物业管理公司,筹备工作汇报,目 录,一、物业公司2011年主要工作策划 二、组织架构 二、部门工作职责 三、岗位薪酬标准 四、2011年各部门工作策划 五、开办费用预算,一、物业公司2011年主要工作策划 目标： 完成项目一期于2011年年底顺利交房；商业步行街满铺开业；完成预期的租金和物管费指标。,公司管理部分 商业部分 物管部分,办理公司成立的相关证照,2011年3月,做公司成立的起动费用预算,2011年4月,与各级政府部门建立关系,2011年6月,建立收费台帐,2011年7月,组织团队开展活动凝聚力量,2011年8月,组织开展各部门的培训工作,2011年9月,公司管理部分,按照ISO

2、9000标准规范公司文件管理,2011年10月,与工商、税务部门联系办理入住商户的证照,2011年11月,做好开业前各种物料的采购工作,2011年12月,对入职人员进行评估和考核,2011年10月,物管公司成立,2011年5月,各部门主要负责人及招商人员招聘,2011年4月底,完成市场调研报告,2011年4月底,确定招商定位,2011年4月,制定招商方案,2011年4月,制定招商费用预算,2011年4月,商业部分,成立招商小组起动招商,2011年5月底,制定招商宣传方案及预算,2011年月底,起草租赁意向书及合同文本,2011年6月,完成招商任务30,2011年7月,完成招商任务70,2011

3、年9月,成立装修小组对商户进场装修进行监管,2011年9月,完成招商任务100,2011年10月,起动多种经营招商,2011年11月,制定开业后现场营运管理方案,2011年11月,制定开业庆典方案,2011年11月,对营运及营业员进行培训,2011年12月,步行街开业,2011年12月,完成物业管理及对客服务内容的方案,2011年5月,对物业管理费进行测算,2011年6月底,制定交楼工作方案,2011年7月底,2011年7月底,工程部与项目公司对接工程基础资料,2011年8月底,招聘保安及技工,2011年8月底,工程制定设施设备维修保养方案， 编制大，中，小修计划,2011年8月底,制定紧急事

4、件处理方案,物管部分,起草并与项目公司签定物业管理合同,2011年5月底,2011年9月底,人员进驻现场跟踪工程进展及装修,2011年10月底,制定物管用房及小区配套用房的 装修方案及物料采购,2011年11月底,落实维保公司合作单位,2011年11月底,确定保洁外包单位及开荒计划,2011年11月底,与项目公司共同对设备设施进行验收,2011年12月底,做交楼工作准备并进行模拟演练,2011年9月底,建立业主档案,二、各部门工作职责 1.行政部 1.1在总经理的领导下，协调各部门关系，全面负责公司行政事务； 1.2负责公司各类公文的撰拟与处理工作，负责公司档案管理工作，包 括公文档案、经济协

5、议合同、行政法律法规、技术资料文件等； 1.3负责公司人力资源管理工作，进行人力资源规划、人员招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动关系管理； 1.4负责公司公共关系管理工作，协助总经理处理对内对外关系； 1.5负责公司会议管理工作，做好会议的组织及文字记录，督导各部门严格执行会议纪要的各项要求； 1.6负责公司印章管理工作，办理公司和员工各类证件、证照； 1.7负责公司物资采购与资产管理工作； 1.9调度公司车辆，并负责其年审、保险、维修等工作； 1.10负责公司企业文化宣传、团队建设工作； 1.12负责公司各项后勤保障工作； 1.13完成公司领导交办的其他工作。,2.财务部职责 2.1负责公司的

6、财务管理和会计核算工作；定期进行财务分析，为公司领导决策提供有效的信息服务，及时向总经理、公司总部汇报财务状况和经营成果； 2.2根据公司财务管理制度，加强财务管理，强化会计核算的基础工作，使公司的财务会计工作规范化、标准化； 2.3编制财务预算及财务报告，及时、准确、全面地提供会计信息； 2.4严格贯彻执行公司总部的财务管理制度，加强成本管理，控制费用支出，增加盈利； 2.5定期报送各种报表、工作总结与计划、每季度工作业绩考核报告等； 2.6做好税收策划工作，最大限度合法地降低税务成本； 2.7负责资金收支管理，及时催缴应收帐款，保证良好而合理的现金流； 2.8审核、签批各项合同、费用支出及

7、相关财务资料，签发会计核算的内部文件； 2.9做好与外单位及公司内其他部门的沟通与协调工作； 2.10在招商工作中，做好各种招商方案的收入、费用支出测算工作，进行财务分析，为领导提供决策依据。同时做好资金收支管理，合理使用、调度资金，以确保业务顺利开展。 2.11完成分公司总经理和总公司财务部交办的其他工作。,3.招商营运部职责 3.1客户管理 A.负责协调公司、业主、商户及消费者之间的关系，解决矛盾，处理纠纷，做好服务工作； B.负责接受业主或商户的服务需求，协调有关部门做好处理工作，及时向业主或商户进行信息反馈； C.利用总服务台的对外窗口，收集服务信息，并定期总结，将相关情况向总经理汇报

8、； D.做好步行街内商户的管理工作，不断提高服务水平，改善服务质量； E.负责收取或协助收取与业主及商户相关的各项费用； F.办理业主、商户及招商相关的合同手续； G.负责定期联络业主、商户，开展各项节日慰问联谊活动。 3.2步行街内运营管理 A.审核商户新品牌、商品质量和价格，监控商品质量和价格，督导购物广场的经营,完善商品质量管理和物价管理制度； B.负责分析步行街内销售状况及经营户、经营品牌的开发、变更和淘汰，并建立档案，优化品牌结构； C.指导步行街内商品陈列及主题陈列； D.负责与商户沟通协调，及时向商户反馈信息，对商品销售工作进行指导，包括新商品引进、优化商品结构、柜台陈列等； E

9、.策划和提升企业形象，策划整体性促销及主题促销活动，并组织实施； F.进行市场调研，收集顾客对公司的评价信息，为公司领导提供咨询意见和决策依据； G.负责步行街内CI形象设计、制作及应用管理； H.负责步行街内的经营项目布局设计和调整，及总体美化布置工作，营造良好的购物环境； I.负责公司及步行街内的广告、宣传品、导示系统的设计和制作； J.负责步行街内大型促销活动、节假日气氛布置及购物广场美化设计、制作； 1.3.3招商工作 A.对步行街内所在地周围的商圈进行市场调查、分析，确定总体招商定位； B.根据总体招商定位制定招商工作方案，确定招商工作流程； C.制定招商实施方案，并根据招商工作进度

10、不断调整完善； D.按照招商工作流程及招商实施方案进行操作，促进业主、商户招商对接。,4.管理部职责 4.1负责与本部门业务相关的管理评审工作； 4.2负责协助项目竣工工程的验收，交接工作；为业主办理房屋交接和入进手续； 4.3负责业主入伙的有关手续办理工作； 4.4负责项目水、电费及物业管理费等管理费用的计费收缴，催缴工作； 4.5负责接受业主的服务需求，协调有关部门做好处理工作，并及时向业主反馈信息； 4.6负责项目内的环境美化、绿化、清洁卫生、安全保卫、消防安全、垃圾收集及处理工作； 4.7制定本公司治安防范措施，指导落实安全防范工作； 4.8检查、监督、考核商场管理员的治安防范工作，分

11、析各队、班的治安情况提出改进治安防范工作意见； 4.9处理发生在项目有关危害治安不够治安管理处罚的行为； 4.10组织商场管理员进行法纪教育，职业道德和消防知识的培训。,5.工程部职责 5.1负责贯彻执行步行街的经营方针，制定购物广场设备管理工作的具体政策； 5.2负责步行街设备的规划和实施、运行和使用、维护和修理，改造和更新直到报废过程的技术和经济管理； 5.3负责步行街设备的技术改造，引进工作和更新工程的可行性研究，编制年度计划经报批后实施； 5.4编制步行街设备的保养、大修计划、预防性试验计划并负责组织计划的完成，控制费用、提高修理的经济效果； 5.5根据步行街设备基本折旧和大修理基金的

12、提取情况，协同财务部门合理计划和安排使用设备购置费用、更新改造费用、大修理费用和备件流动金等； 5.6制定并实施步行街设备管理及维修的各项规章制度； 5.7负责保障步行街所必需的水、电、冷气和热能供应，做好能源分配和费用核算的基础工作，积极推广节能措施，提高节能成效； 5.8负责设备安全管理，组织步行街设备的事故分析和处理，制定安全防火、事故防范措施并督促落实执行； 5.9负责商铺进场装修手序的办理，负责装修情况的监督验收； 5.10收集和编制设备的有关技术资料和维修图纸，做好设备的技术档案工作； 5.11负责组织步行街各种设备的备件订制、订货和供应； 5.12总结和推广步行街设备管理的经验做

13、法以及维修新技术应用，提高维修技术水平； 5.13负责组织设备管理和技术人员的培训学习；,三、各岗位薪酬标准,四.12月交楼前各部门工作策划 为有效保障亚太商谷一期2011年12月顺利交楼、顺利开业、顺利经营与管理，亚太商谷物业管理有限公司结合项目工程实际情况，制定出整体配合工作方案，并要求公司所有职能部门、所有员工认真贯彻执行。 （一）、第一阶段配合方案 第一阶段期限：2011年4月1日至7月1日 工作目标：完成交接商铺（即业主收楼）前的所有准备工作。 1、2011年4月份工作策划 行政部：（1）人力资源方面 A、招聘行政部经理（4月5日前入职）、保安主管或领班（4月15日前入职）各1名，工

14、程部经理（4月10日前）入职；综合技工（4月20日前入职）1名；财务部经理（4月10日前入职）1名；行政部经理（4月15日前入职）1名 B、收集储备公司各部门所需人员之理想人选档案，确保公司各部门全面运作所需之人力资源配备； C、健全员工入职培训资料与档案，完善运作部门及员工绩效考核评估制度与流程。 （2）行政事务方面 A、健全公司行政事务运作制度与流程； B、完善运作公司物资采购管理制度与流程； C、建立健全公司各部门协调合作工作制度与流程； D、建立健全公司后勤保障体系及运作流程； E、在项目旁边物色洽谈操作部门（工程部、管理部与客服部）前期运作办公地点（要求能容纳80人）； F、联系重庆

15、市团委，洽谈成立重庆市青年文化活动广场事宜； G、制订节假日公司运作管理执行计划与方案（含应急方案）。,财务部： （1）跟进物业管理费测算科目的数据收集与整理； （2）结合各部运作实际，制定各部门之模拟成本台帐，在员工中推行成本核算与控制，培育各部门成本经营管理理念； （3）跟进健全广场业主及租户的管理费收缴台帐明细资料。 工程部： （1）深入跟进项目工程进展及发挥现场施工监理作用，及时准确提供可行性建议给项目公司，积极配合与协助项目工程部开展工作； （2）详细掌握广场土建建筑过程中所有预埋管线布置情况（分系统类别）； （3）详细掌握准备进场安装之设施设备供货合同及安装施工步骤与计划； （4）

16、清晰划分公司工程部配合跟进工作（按系统分类）网络图，落实相关工作责任人； （5）建立项目工程及设备档案管理体系，并具体落实执行； （6）修改调整我司工程人员技能培训资料与考核细则（结合项目工程管理实际需求编制）； （7）完善工程部内部运作制度与流程； （8）制订节假日部门运作管理执行计划与方案（含应急方案）。,管理部： （1）测算广场公共地面保洁面积（按区域和楼层划分，包括地下停车场）及外墙保洁面积数据； （2）模拟划分现场物业管理、保洁、保安岗位分配布置； （3）进一步物色及筛选专业保洁公司，同时草拟我司由外包保洁到自行保洁的有效衔接与转换方案，既客观考核专业保洁公司实力，又能保障自行保洁队伍的培育锻炼； （4）收集筛选保安理想人选资料； （5）修改调整管理部人员业务培训资料与考核细则（结合项目物管实际需求编制）； （6）完善管理部内部运作制度与流程； （7）制订节假日部门运作管理执行计划与方案（含应急方案）。 招商营运部： （1）跟进完善广场业主