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1、专题5 会展项目管理,第四节 会展品牌管理,第一节 会展项目管理概述,第二节 会议项目管理,第三节 展览项目管理,第一节 概述,一、项目管理 （一）项目 1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内， 达到预定质量水平的一项一次性任务。 （中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”） 2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务： 具有一定的目标; 具有时间、财务、人力和其他限制条件; 具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）,3、项目管理专家罗伯特项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。 4、Denn
2、is Lock项目管理将观念与行动统一到创造独特的产品或服务的一系列活动。 5、我们的定义项目是指一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。,独特性 目标属性 临时性 相互依赖性 对象性 风险性,特点,（二）项目涉及的因素,（三）项目的生命期和阶段性,概念（启动）阶段（Conceive） 开发（规划）阶段（Develop ） 实施阶段（Execute ） 收尾（结束）阶段（Finish）,项目管理过程阶段划分,二、 会展项目管理,1、会展项目类型 会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式。根据会展项目主题不同将会展项目划分如下： 产品交易型（以产品交易为目
3、标，如车展、房展等） 科技展示型（以某种高科技产业或优势产业为依托，如深圳高交会） 综合博览型（以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动，如2010年上海世博会） 会议洽谈型（以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛行动等，如APEC，博鳌亚洲论坛等）,主题目标性 体验性 项目关联性 客户广泛性 效益综合性,特点,2、会展项目特点,3、会展项目管理过程,会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。,会展项目管理的过程,启动阶段,规划阶段,执行阶段,结束阶段,调研、构思
4、、立项,制定计划、项目分解设计,项目控制、调整,总结、评估、信息反馈,成本、进度、质量三者之间的相互关系,成本,进度,质量,好,高,快,o,X,Z,Y,项目阶段中过程的重叠和活动强度,第三节 会议项目管理,会前管理,会中管理,会后管理,一、会前管理,1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。,（1）策划委员会,（2）会议市场调查,（3）策划方案,会议时间,包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素,议程： 一次会议所要讨论的问题及进展程序,会议,举
5、办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 地点：饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间 4. 优越地位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知识对提供优的服务十分重要,
6、会议地点,选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间,需注意的问题,2、会议预算,（1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算,（2）预算内容,交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费,餐费,早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目：,上海国际会议中心会议08年包价,1、全天会议室租金：免费提供会议布置及会议用品（矿泉水、纸、笔、糖果、签到台、讲台及免费鲜花布置） 2、上、下
7、午各一次茶歇：（咖啡、红茶、2种糕点、水果） 3、中西自助午餐或盒式套餐（含软饮一杯，可乐、雪碧或果汁） 4、基本会议及视听设备（多媒体投影仪及屏幕、话筒（有线、无线各2支）、白板、挂纸板、笔、激光笔） 5、提供免费停车位（210 个，根据会议人数而定） 6、专业服务人员随时提供服务 上述包价最低保证人数 20 人起；会议包价上海厅、国际厅、华夏厅不适用；长江、世纪、浦江、黄河厅会议包价120人起；明珠厅 150人起。价格有效期: 2008年3月4日-2008年12月31日 备注：有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价； 若无客房需求，会议包价价格则为每位人民币460+15%服务费； 此
8、外，另加人民币100元+15%/位，可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演。,3、会议营销,（1）营销对象,会议产品的吸引力要素,（2）宣传资料的设计与制作,会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等,（3）销售渠道,直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等,（4）促销手段,广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系,会议反馈表,4、会场布置,（1）会议室 上下相对式：主席
9、台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列,会议室的布置,剧场一层,会议室设备完备的大剧场-二层,杏坛剧场,北青盈之宝剧场,中空形,圆形,中空-正方形,中空长方形,.中空-椭圆形,董事会长方形会议室,U形于马蹄铁形,叠层U形,E教室形,教室型,讨论会（宴会）形,常见座椅安排,U字形 课堂型 剧院型（礼堂型） 会议型,（2）主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边,（3）会场装饰 会标、标语和国旗 花卉或绿色植物,（4）设施,音响：麦克风、音箱等 放映设备：投影和屏幕 灯光： 录像： 同声翻译系统 其他设备：挂
10、图、黑板等,二、会中管理,1、接站 2、报到：发放资料、 礼品、分配房间等 3、入场：,4、现场接待：会议记录、拍照、录音等 5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等 6、送站 闭幕式： http:/ （1）各轮公告的编辑和印刷 （2）论文集的印刷 （3）各轮公告的邮寄 （4）各轮公告反馈表的搜集与制作数据表 （5）会场和设备的保障 （6）所有社会活动的安排 （7）代表注册用品准备 （8）现场注册 （9）工作人员的管理,接待组,（1）会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格 （2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表的用房 （3）安排国内外的返程机、车票 （4）安排会议
11、代表就餐 有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。,三、会后总结与评估,（一）、会议总结 从筹备到开会中的各项工作总结 效益分析和成本核算 本项目市场调查,（二）、会议评估,1、内容 主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通,1、会议评估的内容,A、会议议程及内容 B、会议各项活动,C、会议附设展览活动,D、会议场所设施、服务与环境,E、会议住宿、餐饮,F、会议目的地的质量,G、会议宣传促销与接待工作,第三节 展览项目管理,展前管理,展中管理,展后管理,一、展前管理,1、项目策划 （1）市场调研 产业环境、市场需求、同类展会、
12、相关法律法规,（2）题材选择（提出展会的基本框架 ）,确定展览行业： 选择展览题材： 新立、分列、拓展、合并,（3）展会立项,名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业） 标识：标准字和LOGO 举办地点：城市和场馆 举办时间和频率 展会规模和定位： 办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等,展会名称和标识,选择展馆的因素,保证大规模人流的畅通、方便和安全 展馆形象 展馆性质 配套设施 展馆的规定,举办时间和频率,举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期 行业产品生命周期决定办展频率 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定有些展会的展览时间可以很长，如世博
13、会的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜,展会规模,展会规模：展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划,展会定位：,通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会是什么和有什么，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程,2、招展管理,（1）建立目标参展商的数据库 （2）展区和展位划分 （3）价格制
14、定 （4）制定招展函 （5）宣传推广,（1）建立目标参展商的数据库 现有参展商、行业企业名录、商会和行业协会、同类展会、专业报纸杂志和网站、政府主管部门、电话黄页等,（2）展区和展位划分,充分利用场地，做好指示系统 利于展会现场管理和服务 合理安排功能服务区域 以大客户为中心,（3）价格制定,按展位：标准展位和光地价格 按场地：室内和室外价格,2008春季西安住博会（4月26日5月3日 ） 展区划分及收费标准,展馆划分：B1、B2、B3 房产展区 、B4 建筑科技、家居、家装展区 房地产交易会展区：室内光地：RMB880元/平方米 、国际标准展位：RMB8000元/展位 、 家居、家装及建筑科
15、技展区：室内光地：RMB500元/平方米 、国际标准展位：RMB5000元/展位 注：国际标准展位规格3M3M，配有2.5米高三面围板、一张洽谈桌、二张洽谈椅、二盏射灯、一个220V/5A电源插座、楣板制作；租用光地不含特装管理费、布展加班费及用电超标费。,（4）制定招展函,展会基本内容：名称、logo等 市场状况：题材所在行业状况等 展会招商和宣传推广计划 参展办法： 相关图片：,2008年伊朗国际工业展览会招展函,各有关企业及相关单位： 伊朗油气资源丰富，工业种类齐全，但其规模经济还很薄弱，大部分机械设备和零部件依赖进口。近年来，伊朗居民购买力日益增强，消费热情与日俱增，整体经济发展态势良
16、好。国际货币基金组织认为国际油价持续走高使得伊朗经济前景令人乐观。伊朗是我国市场多元化战略和走出去战略重点地区，也是我国在中东地区的重要经贸伙伴。伊大量的基础设施建设极大地拉动了我相关工程机械设备和成套设备的对伊出口，伊已成为我海外工程承包和机电产品出口的主要市场之一。中国商品质优价适，在伊朗市场具有较高的认同度，市场占有率逐年提高，二七年我国已成为伊第三大进口贸易伙伴。1-10月份出口额达58.67亿美圆，同比增涨67.7%。 二六年商务部外贸发展局与德黑兰国际工业博览会同期举办了“伊朗中国工业展览会” 展览会效果良好，目前已成功举办两届。二七年展览面积已达38000平米 ，来自24多个国家的近630家企业参加，专业客商13000多人，我国近70家著名企业
