五章时间管理

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1、第五章 时间管理 Time Management,提纲,你具备管理时间的能力吗？ 什么是时间管理？ 时间管理的方法有哪些？ 时间管理的工具有哪些？ 时间管理系统 大学生如何进行时间管理？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？,测

2、测你的时间安排是否合理,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,一、你的时间管理状况如何？,乱放东西是首位翻箱倒柜最费时,开会属于第二位好多会议无效益,电话属于第三位管理不好掉陷井,干扰列在第四位应酬很多实在累,拖延列在第五位对人对已都不利,

3、垃圾档案属第六鱼目混珠低效率,危机属于第七位接踵而至难应付,颠倒授权属第八别人求援常应答,完美主义属第九精工细雕属多余,精神涣散属第十流畅受阻费时间,三、什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理 “不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克,时间管理理论,第一代时间管理：着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力； 第二代时间管理：强调日历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要； 第三代时间管理：目前正流行的，讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最

4、高的效率。,第四代时间管理的要素与核心是改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。 这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。,四、时间管理的方法,1.办公室时间管理 2.优先矩阵法 3.六点优先时间管理法. 4.20/80时间管理法,1.办公室时间管理的对策,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,

5、M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,2.优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,优先矩阵分类表：,偏重各类事务的结果：,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,高 效 能 组 织,紧 急 不 紧 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,3.六点优先时间管理法,该方法是艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时

6、全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。,20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，因此， 也叫巴莱多定律； 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的 优质客户； 用80%的时间和精力学习

7、能给你产生80%的效果的 20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做。 20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作,4.20/80时间管理法,五、时间管理的工具有哪些？ 1.时间管理工具一：Team Office 2.时间管理工具二：Rescue time 3.时间管理工具三：propelr 4.时间管理工具四：intervals 5.时间管理工具五：backpack,时间管理工具一：Team Office,Team Office是一个项目管理和团队管理系统，上网就可以使用。

8、其任务功能模块可对任务进行设定、分派和确认，判断和显示任务进行状态（进行、完成、延迟），可以显示每个人的业务量，无论是做完的，还是没有做完的，抑或是正在进行的工作任务，都一目了然，可以完全掌握工作时间的进度。,时间管理工具二：Rescue time,Rescue time是一个基于web的时间管理工具. 它能准确的判断你花费了多少时间,不用你录入数据，不用你费劲就可以收集你的事务数；迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间，你在浏览网页上用了多少时间，你在一些IM沟通上用了多少时间等；通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位，做得好与坏一目了然；用了

9、这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了，比别人更勤奋了。,时间管理工具三：propelr,Propelr 是一款基于互联网的时间管理工具，简称：GTD(Getting Things Done). 这款工具不仅可以提高你个人的工作效率，还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。 Propelr可以减少思考安排时间的时间，因为它已经帮你完成了，你只需去做就可以了。Propelr提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。,时间管理工具四：intervals,intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上，跟踪你的工作时间，管理你的任务个性化空间，它的功能很强大，具有以下特点:跟踪

10、时间，做理性的人、管理任务，排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储等,时间管理工具五：backpack,Backpack 是一个简单的网络服务,具有日历和提醒功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上，时间可以自己来定。 你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口，让你的想法或计划随手而成，很方便。,随时检视 和完善,进行 工作,排定工 作时间,决定优 先顺序,设定目标,没有目标就无法管理 目标必须明确具体 写下目标,先按重要性再按急迫性决定顺序 时间/利益之比较 80/20法则 一天内2-3件要项,为每天的2-3件

11、要项留出完整时间 重要的事放在你最有效率的时间 中间别忘了休息5-10分钟,学会分配工作 今天的工作今天完成 每天结束时如尚有未完工作不要心焦 千万不要跳过“不乐意做的事” 避免分散注意力，排除干扰,随时检视自己的时间管理状况 如不满意，可检讨自己的时间管理方法 发现问题后，及时进行调整,“我愿在下星期为这事花一小时吗？”,“完成这工作对达成目标有贡献吗？”,“如何避免工作被打断？”,“现在如何运用我的时间最好？”,“怎样使我的管理更完善？”,六、时间管理系统,设定长短程目标,以“目标导向”而不是以“机会导向”来安排你的工作。 拟定目标的要件： 目标要特定的、清楚的； 还要数量化、可达化； 更

12、要列出目标“达成希望” 与“达成结果”的关系。,1,2,3,4,紧迫的事 不紧迫的事,重要 的事 不重要 的事,现在排定时间,为未来投入,很快解决,说“不”,先按重要性 再按紧迫性 决定顺序,依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做紧迫而重 要的事，再做不紧迫而重要的事，其次才是紧迫而不重 要的事，不紧迫而不重要的事摆在最后。,排定工作的优先顺序,订定每日工作计划,为每天的2-3件 事项留出完整的 时间,详细地计划今天下午或是明天早上的工作,挑战效率最高点,回头看看，你有多少时间是完全控制在自己手上， 然后设法找出处理例行事务最有效率的方法，并集中全力应付重要任务。,100% 0,早上八点 中午

13、下午五点,黄金阶段,确定自己的能量循环，最重要的事放在最有效率的时间。,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合 作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。 应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做,今日事今日毕,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最 后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将 有助于在短时间内达到要的成果。,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有： 电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得

14、拒绝工作，导致工作量超出负荷 时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,应付突发状况,应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现 情况不对时，可以： 重新商议 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来 缩小计划的涵盖面 争取更多资源 接受替代品 提供诱因 要求服从,随时检视,随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重 新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整,七、讨论：,如何进行大学的时间管理？,1.做好大学四年总体计划 2.分清“重要”和“紧急”的事情 3.抓住“零碎”时间 4.决战周末 5.合理利用寒假和暑假:,每天清晨起床时可以背几个外语单词 去教室的路上可以听外语MP3 中途下课可以阅读时事新闻 中午午休前可以阅读一些课外书籍 晚上睡觉前可以回忆整理一天学习的内容,谢谢大家,Thanks,时间管理,