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1、药品进销存管理系统分析与设计一、引言（一）选题背景当今世界，科学技术突飞猛进。以计算机多媒体和网络技术为代表的信息技术，以惊人的发展速度，迅速在各领域运用，随着市场经济的发展，连锁药店的竟争越来越激烈, 只有对药品的物流管理系统进行改进，完善原有信息系统，才能对药品预测、采购、库存、统一配送以及销售等进行科学管理。针对药品销售系统中存在的诸多问题，迫切需要药品企业信息系统能提供决策支持、建立数据仓库，对市场进行实时分析，充分利用网络的迅速高效来为企业赢得市场。为此在药品管理中引进现代化的办公软件，成为时下最好的解决办法。使用管理信息系统软件处理实时信息，不仅能使经营者的劳力资本减少，同时能使药
2、品连锁店的管理更规范更合理，解决了药店中用于管理进出货以及购买、库存等众多繁琐、工作量巨大从而导致耗费人员过多，药店经营紊乱等众多问题。在此背景下，本文对药品进销存管理系统分析与设计进行了详细论述。（二）选题的意义当前，全国各地零售药店正在蓬勃发展，据统计国内零售药店已经超过20万家，并且还在以2位数高速增长 该统计内容出自于本海.管理信息系统开发案例M.北京：高等教育出版社，2010.。目前国内零售药店经营管理手段落后，而国家对零售药店规范管理，实施GSP认证已是大势所趋，零售药店为提高自身竞争力和顺利达标，使用专业管理软件是必由之路，零售药店管理软件市场潜力巨大，商机无限。随着我国医疗体制
3、改革的进一步深入，中国连锁药店走过了西方国家几十年所经历的过程，成为中国药品产业链上重要的一环。连锁店连锁药店主要从事药品的零售和批发等工作。由于连锁药店销售的药品品种多、客户数量多，造成业务量很大，而医药公司大都采用手工操作，这种手工管理模式严重影响了药店的正常工作运行效率，致使药店管理准确率和效率都很低。如何利用现代信息技术对药品物流、资金流和信息流进行整体规划，减少不良库存，降低药品流通资金占用率，挖掘潜在利润，使企业拥有快速、高效的市场反映能力和高度的效率，已是医药经营企业，特别是医药连锁经营企业特别关心的问题。（三）选题的目的本文尝试对药品进销存管理系统进行系统的研究和探索，阐述了先
4、进的管理思想应用于药品管理的重要意义。分析当前国内药品管理的现状并结合现在连锁药店的实际情况，展开了具体的研究，形成了初步的理论体系。通过开发本药品管理系统，使药品进销存管理工作系统化，规范化，自动化，从而达到提高管理效率的目的。引进创新的经营机制，提高连锁药店的信息化建设和管理水平，适应新形势下企业的生存和发展。（四）系统开发方法（1）采用系统工程的思想从系统的整体性，系统性等结构和功能的角度去研究信息系统，探求系统、信息、控制间的联系性质和规律性；（2）依据需求调研、需求分析、系统分析、系统设计、代码编写、软件测试、系统部署的流程思想设计和开发系统；（3）考虑到系统的实际运行环境和实习需求
5、，本系统采用C/S模式，提供了更安全的存取模式。（五）国内当前管理中存在的问题1.采购计划制定依赖经验，缺少科学合理的计算理论药品的采购是药品供应最关键的环节，药品采购计划的制定是否合理与科学，直接影响到药品供应的工作效率和经济效果。在资金缺少的情况下，如何减少批量采购，增加采购次数，增加资金周转率成为当前采购计划研究的主要问题。许多药店在采购计划方面依赖于药方经验丰富的同志对药品需求量的了解制定，没有科学合理的采购计划。这种经验在日常工作中能够满足业务需求，但是当药品市场发生变动或者发生突发事件时，由于缺少这方面的经验，就会出现大大增加工作人员的工作量且生成的药品计划采购数量存在较大的数据偏
6、差，很容易造成药品的库存积压或出现断药现象，影响药店业务的正常运行。2.业务信息缺少追踪，不能实现药品流通闭环管理现有药品管理系统对药品流通的管理只是单方面的，不能依据药品现有实际情况追踪其流通轨迹，缺少对药品流通闭环管理，对出现有问题的药品或者根据药品追踪供应商信息存在困难。（六）理论研究现状1.药品ABC分类理论ABC分类法又称帕累托分类法、柏拉图分析、主次因分析法 、ABC分析法、分类管理法、重点管理法、ABC管理法、abc管理、巴雷特分析法，平常我们也称之为80%对20%规则。 它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法
7、。由于它把被分析的对象分成 A、B、C 三类，所以又称为ABC分类法5。ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多帕累托首创的。1879年，帕累托在研究个人收入的分布状态时，发现少数人的收入占全部人收入的大部分，而多数人的收入却只占一小部分，他将这一关系用图表示出来，就是著名的帕累托图。该分析方法的核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次，识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素。后来，帕累托法被不断应用于管理的各个方面。1951年，管理学家戴克(HFDickie)将其应用于库存管理，命名为 ABC法。1951 年1956 年，约瑟夫朱兰将ABC法引入质量管
8、理，用于质量问题的分析，被称为排列图。1963年，彼得德鲁克( PFDrucker)将这一方法推广到全部社会现象，使ABC法成为企业提高效益的普遍应用的管理方法5。此规则通过对同一类问题或项目进行排序，来认明其中少数争议较大的。帕累托分析法通过长期的观察发现：美国80%的人只掌握了20%的财产，而另外20%的人却掌握了全国80%的财产，而且很多事情都符合该规律。于是他应用此规律到生产上。他的主要观点是：通过合理分配时间和力量到 A 类总数中的少数部分，你将会得到更好的结果。当然忽视 B 类和 C 类也是危险的，在帕累托规则中，它们得到与 A 类相对少得多的注意4。国内很多药房管理研究者运用 A
9、BC 分类法对药品采购计划的制定、库存管理控制、库存上下限设计等研究4。ABC分类法就是对药店里的药品进行分类管理，针对不同的分类进行不同的管理，通过定期定量分类管理可以很好的控制药品的库存和资金的周转。从而减轻药店工作人员的工作负担，并提高药店资金利用率。2. 罕见药品管理等理论罕见病(Rare disease)一般指受累人数占总人口的比例在 0.65 1 以下的疾病或病变 ,由于诊断困难 ,治疗上无选择余地 ,有时还可能由于遗传咨询和预后涉及的伦理问题等原因 ,一直是医学界面对的难题。在 WHO 公布的将近 5000 种罕见病中 ,由于尚未开发出可能适用的药品 ,估计大多数仍未得到治疗4。
10、罕见病治疗药物因为用药人数少 ,商业价值有限 ,制药商一般不愿投资开发和生产。美国在 20世纪 70 年代曾出现科学家发现了某罕见病的治疗药物而没有制药商愿将其开发上市的现象 ,于是人们形象地将这类没有公司愿意“收养”的治疗罕见病的药物称为“罕用药”(orphandrugs)4。罕见药的特殊性决定了其进销存管理的模式也比较特殊，不能像其他药品的管理模式一样，尤其是在药品分类管理和采购计划制定时，应该对罕见药放宽约束。本文研究的是药店药品的进销存管理，而药店中对于一些罕见的药店出售较少甚至不出售，故在药店对药品的管理过程中忽略对罕见药品的管理。二、系统需求分析（一）组织与功能结构分析 1.组织结
11、构分析目前大多数连锁药店都是由总经理负责制，主要分为六个部门：财务处、采购部、营销部、仓储部、人事部、零售POS等。各部门之间的领导与被领导关系、信息资料的传递关系、物资流动关系与资金流动关系，如图1所示。零售POS采购部仓储部财务处营销部人事部各连锁药店资金流物流总经理领导与被领导的关系信息流图1 医药进销存组织结构图 各部门的职责及岗位划分如下：（1）总经理主要负责药店员工的任职、财务管理、药店经营及高层决策等工作，管理人事部、财务处、采购部、仓储部、销售部和零售POS。（2）人事部负责制定和实施药店人才资源规划、机构设置与编制管理、人事制度建设、人员调配、人事任免、业绩考核、劳资发放等工
12、作。（3）财务处负责药店的财务管理、单位内部日常业务的结算以及与外部单位的往来业务核算。（4）采购部主要负责药品采购计划的编制和药品采购。采购部会根据药品的销售情况，实现药品库存的优化管理，负责采购药品的入库与结算及其他的相关手续的办理工作。（5）仓储部主要负责药品出入库的管理。（6）销售部主要负责药品的销售、销售退药、收集和整理客户资料和文件、收集顾客反馈信息并及时整理上报，以便采购部参考。（7）零售POS端系统主要负责药品的零售和零售退药。2.功能结构分析该连锁药店的主要业务内容分为系统管理、采购管理、销售管理、库存管理、财务管理及人事管理六部分，具体功能叙述如下： （1）系统管理1 对该
13、系统的使用者进行权限管理，保证系统的安全性。2 对整个系统的运行进行管理，如管理员的登录，密码修改等。3 辅助销售管理、库存管理以及采购管理等其他管理模块的功能。 （2）库存管理模块1 进行库存药品的管理，对药品进行出入库管理、库存统计、库存查询等。2 对库存药品进行库存调拨、库存盘点、药品拆分、药品调价及库存药品 的报损报溢等管理。3 向采购部门提供缺货通知，及时调整药品采购计划、销售策略及计划。4 同时对库存药品的库存下限及药品有效期进行库存报警提示。5 提供各种单据，如库存调拨单、药品拆零清单、及药品调价单等功能。 （3）销售管理模块1 主要实现对零售客户及批量购买客户的销售及退药工作，
14、同时实现对药品销售、POS销售统计及客户管理的设置。2 实现对药品销售账目的管理，从而根据销售信息利用ABC分类法制定药品的采购计划及库存管理计划，以及销售退药查询管理等功能。 （4）采购管理模块1 进行药品采购入库、采购退药等功能的管理。2 实现对各类采购账目的查询和修改等功能。 （5）人事管理模块1 实现对员工基本信息的管理以及员工工资制度体系的管理。2 进行员工综合考核，考核员工的出勤状况及节假日的安排等。 （6）财务管理模块1 进行企业资金的管理，以及销售收入、采购支付等资金流动的管理。2 同时管理多张单据，如销售详细账目，进药明细清单及药品价格清单等。综上所述，经分析整理后，药店药品进销存信息系统的功能结构图如下所示。药品进销存管理信息系统系统管理采购管理销售管理库存管理财务管理人事管理图2 医药进销存管理信息系统功能结构图3.组织/功能关联分析 表1组织/功能联系表功能序号组织联系 的程 度业务采购部仓储部人事部营销部财务处各连锁分店总经理办公室功能与业务1系统管理2采购管理3销售管理4库存管理5人事管理6财务管理 “” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）；“” 表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；“” 表示该单位是该项业务的相关单位（或有关单位）；空格：表示该单位与
