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1、案例61 “可的”连锁便利店信息系统的建设上海“可的”连锁便利店有限公司的前身是上海可的食品公司，集中了上海牛奶公司下属各部门和工厂的“三产”。创业时仅具备连锁经营的外形，有数十家分散的门店网点，1996年做出了从事便利店业态的战略决策，走上了便利店的锁经营道路。 一、原信息系统的状况 1、信息系统的情况 由于门店的网点增多，可的的计算机部每天平均要为65家门店打单，工作量很大。仓库规定每天中午12：00前，门店的要货单必须送到仓库，大部分门店集中在10：3011：30传真，而有的门店则超过12：00还没传真，给货物调配工作带来一定的难度。此外，由于网点的增多，直供商品及供应商的数量也比较多；
2、计算机在结报过程中相当繁忙，为了在结报过程中少出错，对门店月底结报捷出要求：直供商品的结算期以上月18日至本月17日为一个周期；门店在21日左右将各种直供商品分类结算好进价和零售价，最好与供应核对一下;门店在2123日将直接供应品种按不同供应商进行分类汇总，然后将零售情报到计算机部。 2物流信息运行过程、 可的便利店经营的商品从物流的角度来分；可以分为直接供应和总部配送应两种。 1). 门店长根据总部提供的书面商品目录，分别向总部和供应商定货。商品目录大致是3个月更换一次，期间引进的新产品和淘汰的旧产品以及价格变动以书面通知的方式补充。2）. 门店长每天巡视商品的货架和内仓的库存，决定要货商品
3、的种类和数量，并记录在要货单上。这种手工作业的过程，全靠店长的直观判断，对店长的要求非常高；工作量大，完成一次要货需要34h，店长难以保证在规定时间内确定要货种类和数量。3). 总部收到门店要货传真后，将传真数据输入计算机系统，根据计算机库存生成对门店配货的配送单，还要进行手工对账作业。当时门店每次要货的品种约为60多种，但是仓库无法全部满足。仓库与门店之间缺乏信息沟通，仓库商品断货和到货情况门店无法知道，对于好销的商品，门店为了防止断货，会加大要货量；而对于销路一般的商品，门店很容易忘记要货，一旦要货，要货量又偏大，因此门店的库存量总是偏大。由于门店的传真要货单是手写的，很难保证格式统一，经
4、常发生编码、名称、数量的错误，同时人工打单也增加了出错的机会。4). 当初门店配备的是第二代POS机，销售时收银员按商品上的金额输入，POS机只能完成销售金额的汇总。总部每天上午由专人通过电话接收门店前一天的销售金额，形成销售日报，但是由于POS机的功能所限，总部无法知道门店的销售结构；同时由于要货是手工作业，配送金额难以准确反映销售情况，因此不利于总部对商品的管理。5). 总部要求门店建立台账，在结报日之前，门店长一般要花两天时间汇总商品的进货数据、销售数据和盘点结果，然后填写规定格式的结报表，结报时全体门店长会集总部，核对数据，同时补填变价金额，最终完成结报。 二、设计信息网络结构1内部信
5、息网络结构1). 建立企业内部信息网络，完成企业管理、控制和零售等所有相关链接。2). 远程通信根据条件采用PSTN、ISDN和DDN。3). 所有门店销售信息和商品定价等策略信息都由总部来完成信息自动交换。4). 配送中心自动分析各门店的营业情况，每天晚上自动产生配送单，交配送中心配送。5). 配送中心自动产生补货通知单，通知供应商补货。6). 总部结算中心根据供应商和商品对企业的贡献度，产生自动分析报表，决定付款和付款周期。7).完成有关信息与外部网络的衔接。2外部信息网络1). 通过互联网建立企业外部网络，用于弥补由于服务项目不断增加导致的内部网络的局限。2).利用WEbside建成一座
6、“桥”，用于沟通企业内外部的信息。企业通过这座“桥”发布对供应商的付款通知、送货通知，确定订货量和周期；供应商则由此获得商品供应关系，并获取订单和执行送货。门店通过这座“桥”申请个性化商品的补货；形成、建立和增加门店向社会服务。三、物流信息系统的功能上海“可的”连锁便利店的物流信息系统，具有自动配货、自动补货、自动结报和自动付款四大功能。 1自动配货 “可的”的门店全部通过自动配货系统进行配货。系统提供了两种自动配货方法：一种是销售法，当门店账面库存低于设定的最低库存数量时，按门店过去若干天的销售数量配货；另一种方法是上下限法，当门店的账面库存低于设定的最低库存(下限)时，按固定数量为门店配货
7、，这个参数为上限。1). 每天凌晨0：00后，信息系统通过计算机网络自动回收门店POS机的销售数据，并自动计算出门店当时的库存，然后进行自动配货。 2. )完成自动配货后，系统打印配货单，交仓库配货发货。货物到达门店后，门店根据随车的配货单验货收货。 3).使用自动配货系统，改门店要货为总部统一配货。运作自动配货系统前，单店的平均库存为12万元左右，实现自动配送后，单店的平均库存在10万元以下。 2自动补货经物流仓库配送的商品基本是统配商品，采用自动补货系统为仓库补货，系统可以依照固定周期或仓库的库存，按自动配货的方法(配送数量或上下限)自动生成订货单。供应商严格按订单内容送货，并附正式发票。
8、3自动报结每月20日24：00所有门店统一盘点，门店将盘点数据输入POS机，盘点结束，信息系统自动回收门店盘点数据，系统根据账面库存和门店库存计算盈亏数量，总部营运部21日根据盘点数据，抽取部分门店复核，检查盘点质量。4自动付款 按合同规定，系统中设置对供应商的付款期。系统会根据进货单的填写时间 (打印时间)自动计算每张发票的付款期，在“可的”每月付款日自动生成付款单，财务主管和总经理复核后付款。对部分重点供应商，“可的”在付款日按付款单金额直接划款到供应商账上。 四、物流信息管理的发展物流信息系统不仅是一个物流业务操作的高效率系统，而且是一个高效率的管理系统。“可的”通过物流信息系统，实现了
9、对企业经营活动的控制和管理。 1追踪分析门店销售业绩 1). 管理人员通过自动化信息查询报表系统，可以得到整个公司的各类数据、组合信息和门店的经营销售情况。 2). 管理层开始从关心门店的日销售额和月累计销售额，逐步地关心门店本期的日均销售额、每日重要类别商品的销售额以及销售的动态趋势，了解门店所在地消费群体的特点，并调整商品结构。 3). 信息系统的应用不仅提高了员工计算机操作水平、业务技术水平，而且还帮助管理者开始研究利用系统的信息资源来发现管理问题和指导经营。 2严格按数据标准进行管理通过信息系统的建立，“可的”系统掌握了各种商品的销售情况，这样，“可的”就可以把经营的商品定期排名，进行8020分析；还可以把商品排名作为淘汰难销商品、引进新商品的依据。“可的”利用信息系统反映出来的商品经营成果，考核销售额、毛利率、新产品的引进率、商品的通道费、品牌商品的销售额等，还可以了解商品的缺货率、商品的打单率、商品的库存量和周转率等，通过对这些数据的分析，可以找出经营管理中存在的问题，采取相应的措施。 思考题： 1“可的”连锁便利店原来的信息系统存在什么问题? 2改善后“可的”的信息网络结构是怎样的?1 其信息系统具有什么功能?是如何运作的?2 分析“可的”连锁便利店自营物流的优点和问题。3 分析“可的”连锁便利店外包物流的优点和问题。
