《第4章access数据库数据表图视引用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第4章access数据库数据表图视引用（76页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第4章 Access数据表视图应用,学习并掌握Access数据表视图结构与功能掌握在数据表视图中进行数据编辑的操作方法结合“教材征订管理信息系统”数据库应用系统完成Access表数据编辑掌握在数据表视图中进行数据查找、替换的操作方法掌握设置数据表视图格式的操作方法了解隐藏数据列、冻结数据列的操作方法掌握数据排序、数据筛选的操作方法掌握数据导入、导出的操作方法,4.1 Access数据表视图概述,对Access表中数据所进行的所有操作都在Access数据表视图中进行。Access数据表视图形式如图4-1-1所示。图4-1-1所示为“教材征订管理信息系统”数据库中的“课程信息表”的数据表视图。在A
2、ccess数据表视图中，显示的不再是这个表的结构属性，而是这个表中存储的数据。数据表视图的每一列称为一个字段，每一行称为一条记录。例如，“课程信息表”拥有7个字段，目前拥有11条记录。如图4-1-1所示。,4.1 Access数据表视图概述,图4-1-1 “课程信息表”数据表视图,4.1 Access数据表视图概述,应用Access数据表视图进行数据操作，需要使用相关的菜单项和工具栏。1菜单栏上增加的功能 【格式】菜单如图4-1-2所示。【记录】菜单如图4-1-3所示。,图4-1-2 数据表视图【格式】菜单,图4-1-3 数据表视图【记录】菜单,4.1 Access数据表视图概述,2工具栏上增
3、加的功能 工具栏上增加的功能按钮，如图4-1-4所示。,图4-1-4 数据表视图工具栏上新增功能,4.2 Access表中数据编辑,4.2.1 增加记录 在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称之为一个记录，增加记录也就是在表的末端增加新的一行。可以有4种操作方法来实现在一个Access表中增加记录：1直接添加 直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，键入所需添加的数据。即完成了增加一个新记录的操作。,4.2 Access表中数据编辑,2应用“记录指示器”按钮 单击“记录指示器” 上的“增加新记录”按钮“ ”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 3应用工具栏
4、按钮 单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“ ”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 4应用菜单栏功能 单击“菜单栏”上的【记录】|【数据项】，光标就会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。,4.2.2 删除记录,当一个Access表中的一些记录不再有用时，可以从中删除它们，这称为删除记录。可以这样进行操作：首先，必须选中需要删除的那些记录。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。接着，可以有两种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“ ”；或单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】。,4.2.2 删除记录,不论采用哪一种删除记录的
5、方法，Access都会弹出一个删除确认对话框，如图4-2-1所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮，即完成了选定数据记录的删除操作。,图4-2-1 删除确认对话框,4.2.3 修改数据,Access数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，键入新的数据，就可以键入的新数据修改光标所在处的原有数据。,4.2.4 查找、查找并替换数据,1查找数据 数据库中保存的记录通常都是很多的。若需查找某一个特定数据，靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现将非常困难。可以借助Access提供的查找功能来实现快速查找。在一个Access数据表视图中，单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上
6、的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-2所示。,图4-2-2 “查找和替换”对话框（“查找”卡）,4.2.4 查找、查找并替换数据,在“查找和替换”对话框的查找卡上，有4个选项将直接影响查找的结果。“查找内容”组合框用于输入所需查找的数据；“查找范围”组合框可列出当前表的所有字段名，选择一个以确定将在哪一个字段中查找数据； “匹配”组合框可列出各种匹配方式；“搜索”组合框可用于设定查找进行的方向。,4.2.4 查找、查找并替换数据,2查找并替换数据 时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换数据”功能。单击菜单栏上的【编
7、辑】|【替换】，或在图4-2-2所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-3所示。 与图4-2-2相比，图4-2-3所示对话框中多了一个“替换为”组合框。在该组合框中应填入将要替换成的值。,4.2.4 查找、查找并替换数据,图4-2-3 “查找和替换”对话框（“替换”卡） 如图4-2-3所示。单击“全部替换”按钮“”，即实现了将所有满足“查找内容”指定值的字符串“考查”全部更改为“替换值”指定的字符串“考核”。,4.2.5 复制或移动数据,首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的【编辑】|【复制】（或单击工具栏上
8、的复制工具按钮“ ”）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击【编辑】|【粘贴】（或单击工具栏上的粘贴工具按钮“ ”），即完成了数据的复制操作。对于移动数据，其差别仅在于第二步操作：应单击【编辑】|【剪切】（或单击工具栏上的剪切工具按钮“ ”）。,4.2.6 编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,首先，应该填写“出版社表”表的数据，可以填写一些出版社的名称作为该表中的记录。接着，应该填写“课程信息表”中的数据，应该填写一些课程的“课程代码”、“课程名称”、“考核方式”、“总学时”、“理论学时”、“实验学时”和“课程性质”等数据作为其中的记录。请参考图4-1-1所示数据填写。然后
9、，可以填写“课堂信息表”中的数据，应该填写一些图书的“课堂编号”、“课程代码”、“专业”、“年级”、“班级”、“人数”、“校区”、“周学时”和“教学周次”等数据作为其中的记录。请参考图4-2-4所示数据填写。,4.2.6 编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,图4-2-4 “课堂信息表”数据表视图最后，可以填写“教材预订表”中的数据，应该填写一些课堂的“课堂编号”、“课程代码”、“任课教师”和“教材名称”、“出版社”、“作者”、“版别”、“书刊号”、“预订册数”等数据作为其中的记录。请参考图4-2-5所示数据填写。,4.2.6 编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,图4-2-5 “
10、教材预订表”数据表视图,4.2.6 编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,至于“教材征订表”中的数据填写，由于其与上述各表数据的关联非常紧密，需要重点考虑数据的关联性。可以参考图4-2-6所示数据填写。,图4-2-6 “教材征订表”数据表视图,4.3 Access数据表视图格式,在实际应用中，如果需要临时改变一个Access表的数据表视图格式，可以在这个Access表的设计视图中进行重新设定。重新设定数据表视图格式的操作包括，设定数据表视图的行高和列宽、数据表视图字体、数据表视图样式、在数据表视图中隐藏列、在数据表视图中冻结列，等等。,4.3.1 数据表视图的行高和列宽,1数据表视图的行
11、高设置数据表视图行高指的是视图中表格行的高度，其计量单位为像素。设定的行高值对整个数据表视图有效，亦即数据表视图中的所有行均采用同样的行高值。可以有两种不同的方式设定数据表视图行高。（1）手动设置行高将鼠标移至当前Access表的记录选定器中的两个记录交界处，按住鼠标左键不放上下拖曳，即可改变数据表视图的行高。,4.3.1 数据表视图的行高和列宽,（2）数据设置行高将鼠标点停留在当前Access表中任一行处，单击菜单栏上的【格式】|【行高】即弹出“行高”对话框如图4-3-1所示。,图4-3-1 “行高”对话框,4.3.1 数据表视图的行高和列宽,2数据表视图的列宽设置数据表视图列宽指的是视图中
12、表格某一列的宽度，其计量单位为字符个数。设定的列宽仅对指定列有效，亦即设定列宽的那一列采用设定的列宽值。可以有两种不同的方式设定数据表视图列宽。（1）手动设置列宽将鼠标移至表中两个字段名的交界处，按住鼠标左键不放左右拖曳，即可改变表的列宽。,4.3.1 数据表视图的行高和列宽,（2）数据设置行高将鼠标移至表中需要更改列宽的那一列中任一处，单击菜单栏上的【格式】|【列宽】即弹出“列宽”对话框如图4-3-2所示。,图4-3-2 “列宽”对话框,4.3.2 数据表视图的字体,数据表视图中的所有字体（包括字段数据和字段名），其默认值均为黑色宋体常规小五号字，这是由Access功能选项参数确定的。若需要
13、更改数据字体设置，当然可以通过设定Access功能选项参数来实现。除此之外，也可以在数据表视图中单击格式工具栏上的“字体”列表框选择其他字体；也可以单击菜单栏上的【格式】|【字体】，在随之弹出的“字体”对话框（如图4-3-3所示）中选择希望的字体、字型、字号及其特殊效果和颜色，然后单击“确定”按钮。注意，如此设定的字体、字型、字号及其颜色对整个数据表视图有效。,4.3.2 数据表视图的字体,图4-3-3 数据表视图“字体”对话框,4.3.3 设置数据表格式,数据表视图的默认表格样式如图4-2-4所示，白底、黑字、细表格线形式。可以根据实际需要来修改设定表格样式。在需要修改样式的数据表视图中，单
14、击菜单栏上的【格式】|【数据表】，在随之弹出的“设置数据表格式”对话框（如图4-3-4所示）中，有多个选项可供选择。,图4-3-4 “设置数据表格式”对话框,4.3.3 设置数据表格式,图4-3-4所示选择为“凹陷”单元格效果，“银白”背景颜色，“白色”网格线颜色。各项参数设置完毕后，单击“确定”按钮，即完成了数据表视图的设置操作。图4-3-5所示即为上述选择值的实际表格样式效果。,图4-3-5 设置数据表格式后的“课程信息表”数据表视图,4.3.4 数据表视图的打印/预览功能,在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，即可在打印机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基本相同，因此
15、可以得到美观的输出表格。单击工具栏上的“打印”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印】，即可完成数据表的打印操作。在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式是否美观合适，打印数据是否正确。这个操作称为打印预览。单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印预览】，即可完成数据表的打印预览操作。图4-3-6所示即为前述特定显示格式的打印预览效果。,4.3.4 数据表视图的打印/预览功能,图4-3-6 “课程信息表”的打印预览效果,4.3.5 数据表视图中的隐藏列,在数据表视图中隐藏列的含义是令数据表中的某一列数据不可视，尽管可以通过将该列宽度设置为0来实现，但毕竟不是很
16、方便。单击菜单栏上的【格式】|【隐藏列】，就可以很方便地将光标当前所在列隐藏起来。注意，某列数据不可视并不是该列数据被删除了，它依然存在，只是被隐藏起来看不见而已。如果需要令已经隐藏的列重新可视，可以单击菜单栏上的【格式】|【取消隐藏列】，然后指定需要取消的隐藏列，即可完成操作。,4.3.6 数据表视图中的冻结列,若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，就会给输入或查看数据带来一些困难。如图4-3-7所示的工资表，往往会希望在输入表中数据时，其最左端的“工号”和“姓名”两列能够固定在屏幕的左端，这样的需求可以通过设置冻结列操作来满足。冻结列的操作方法是，从第一个需冻结列的字段名上点中并拖曳鼠标至最后一个需冻结列的字段名上（这些字段必须是连续排列的），即选定了所有需要冻结的列。单击菜单栏上的【格式】|【冻结列】，就完成了冻结列的操作。图4-3-7所示为冻结“工号”和“姓名”两列后的情况，此时，冻结列和非冻结列之间的垂直分界线呈深色。,
