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1、人力资源事业部 陈志强,2006 07,总目录,制作专业化PPT基本理念,PPT基本图表制作,1,2,3,4,5,我对PowerPoint演示文稿的三层认识,第一层：讲课的好帮手 上大学时看不清老师的板书，遇上那些做了PowerPoint课件的老师，总会高兴地想唱“哈里路亚” 老师们做的课件，大都采用PowerPoint自带的模板，大都未经雕琢，朴实无华，绝不会有看不清的烦恼，无论是标题，还是正文，字体都很大，一般在30号字左右 第二层：吸引眼球的利器 工作初期，我喜欢对比夸张的颜色，绚丽多彩的背景、气势磅礴的表格和眼花缭乱的放映效果 经常根据情景的需要，让幻灯片中的不同元素分布呈现，以此营造
2、先声夺人的效果 第三层：专业化的沟通捷径 在广泛研究几大国际顶尖咨询公司，以及数十家巨型跨国公司的的报告和模板之后，总结出了准确、简洁、有情趣等几大标准,制作商业演示文稿常见的误区,用Excel制作图表然后插入幻灯片 容易泄漏其他数据，可能向细心的观众展示他不应该看到的内容 降低制作图表的效率 影响制作图表的专业性 内容太多 把在Word状态下写的文件直接拷贝到PowerPoint当中 演讲者躲在幻灯片后面，把幻灯片当成了一个挡箭牌 布局混乱 幻灯片的布局要保持视觉平衡，要将幻灯片中各元素的相对位置安排得尽量合理 幻灯片太花哨 字体、颜色或者动画效果使用过多 观众看不清演示文稿的内容 字号过小
3、、背景色太深、直接粘贴原始文件,从Excel制作图表后导入PPT的缺点,一般不应该从Excel制图后导入PPT，而应该直接调用PPT中的制图插件，前者的缺点主要有： 容易泄漏其他数据 字体和图形容易发生变形 修改不方便,只有复杂的表格才在Excel制作后导入,判断演示文稿专业性的三个标准,准确：专业化演示文稿的最基本要求 简洁：满足这一条件的演示文稿已经达到准专业的水平 KISS：Keep It Simple and Stupid 有情趣：专业化演示文稿的最高要求 所谓情趣是指对陌生的事务整体及其细节保有体谅和欣赏的余地 专业化的演示文稿要确保听众始终有兴趣，就必须充满情趣 专业化演示文稿如何
4、才能有情趣： 一定要使用bulletin point，且一段文字最好不要超过三行 多画图，少写字 精心设计底色和填充色 可以尝试各种特殊效果：渐变、立体、三维、各种纹理和各种线形等,图文并茂能让演示文稿更有情趣,言不如字,字不如表,表不如图 尽量让图表来说话,讲故事 必要时图表用动画的方式更生动,很好 好 一般 差 很差,e-WorkPlace,电子协作,内容管理,专家定位,学习和培训,1,2,3,4,精心设计底色能让演示文稿更有情趣,使用特殊效果能让演示文稿更有情趣,改进关键业务流程,企业重组 调整结构,购并优良资产,剥离不良资产,财务工程,股东价值最大化,制作专业PPT的六个概念,目标恰当
5、的PPT，为恰当的人 逻辑唯有逻辑，使PPT具有说服力 风格有自己风格的PPT，才容易被记忆 布局结构化你的PPT 颜色PPT，不是绘画 过程行动化的PPT,1. 目标,2. 逻辑,4,演示的时候，顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆,3. 风格,4. 布局,5. 颜色,6. 过程,Stufe 1,Stufe 2,Stufe 3,不要过多使用带边框或阴影的图框,不要使用使用椭圆框，而应用直角椭圆框取代,BACKUP,不要为了强调，把文字加上着重线，而是用所有字母的大写来实现,1,2,3,4,1,2,3,4,不要用圆形数字标注，而用反白的方框,不要用呆板的实心箭头，用右边多样的箭头,制作专业PP
6、T若干注意事项,在幻灯片中，该箭头可以根据位置不同，选择打开/关闭,不要用左侧注释框，而要用右侧可灵活控制箭头,不要使用大的、多彩的剪贴画；实在要用，就用小的，单色的,There are obvious disadvantages to positioning text behind graphics,把文字写在图片的旁边，这样很清楚,文字和图片不要重叠,1,2,3,4,不要用缩小的图标做序号，而就用类似右侧那样，带数字的方框,制作专业PPT若干注意事项,1,2,The upper triangle controls the indentation of the first line of a
7、 paragraph,The bottom triangle controls the indentation of the second and the consequent line of a paragraph,These triangles control the level 2 text,Table mark,Table mark controller,一些“要”和“不要” 不要在按照文本自动调整格式下输入文本，在编辑时会很难调整 文本中排列间隔不要用空格，而用tab键： 不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式,制作专业PPT若干注意事项,定制工具栏可以显著提高制作速度
8、,点击工具自定义命令，把相应的工具拖动出来,PowerPoint的操作技巧,尽量使用快捷键和工具栏按钮 使用菜单进行很多操作，往往需要点击23次才能结束操作，使用快捷键和工具栏按钮进行操作往往一挥而就 在平时工作中，大家们一定要养成好习惯，对于那些经常使用的操作，如果有快捷键，要尽量使用快捷键；如果没有快捷键，也要尽量使用工具栏上的按钮；只是对于少量（不到20）的操作才通过点击菜单来实现。 左右开弓 左手和右手一定要配合使用，左手能做的事情，右手一定不要做 左手能控制的快捷键一定要记住并且经常使用,Ctrl-C: 复制 Ctrl-X: 剪切 Ctrl-V: 粘贴 Ctrl-S: 保存,Ctrl
9、-A: 全选 Ctrl-Z: 撤销 Ctrl-D: 复写,左右开弓的基本操作方法,平常我们在打字的时候，左手从大拇指到小指一般依次放于空格键、F、D、S、A。制作图幻灯片时，右手一般握住鼠标，这个时候左手的放法，有两种典型的方式可以选择，大家可以根据自己的偏好进行选择： 一是左手向左移动，大拇指放在Ctrl键上，用食指控制A、S、D、F、G和Z、X、C、V、B，拇指和食指比较灵活，按键时用力均匀，但由于食指控制的键太多，偶尔还是要看看键盘，不能实现完全的盲打。 二是左手向下移动，小指放在Ctrl键上，中指控制A、S、Z、X，食指控制D、F、G、C、V、B，中指分担食指工作，减轻了食指的压力，但
10、是小指用力不够均匀，要和食指、中指默契配合还需要磨合。,其他操作技巧,用鼠标移动对象十分方便。但是需要垂直或水平移动的时候可同时按住Shift键 如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按 Ctrl 和 Shif可以使复制的对象和原对象垂直或水平 移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色 如果想选中分散的对象，按住 Shift 键然后选中一个一个对象 按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象 快捷键
11、Ctrl-A 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本 按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框 在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。,PowerPoint专业制图基本工具,母板 统一设置幻灯片的外观，预设幻灯片的格式；包括幻灯片母板、讲义母板、标题母板和备注母板；可以通过点击“视图”菜单下的“母板”选择相应的母板进行编辑 设计模板 模板是一个空演示文稿文件，是将所设置的母板和配色方案储存成一个文件后，可重复使用这些设置；可以通过点击“格式”菜单下的“应用设计模板”选择相应模板 辅助线和标尺 制作专业化的演示文稿必须使用的工具，可以在“视
12、图”工具栏中进行选择 自定义工具 点击“工具”菜单，再点击“自定义”，可随心所欲地添加制图工具 自定义工具主要是各菜单中命令的快捷方式，把经常用的选出来能够大大加快演示文稿制作的速度 自选图形：线条、连接符、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注、动作按钮等,多大字体看的见,這是12號字,你看的見嗎? 這是14號字,你看的見嗎? 這是16號字,你看的見嗎? 這是18號字,你看的見嗎? 這是20號字,你看的見嗎? 這是24號字,你看的見嗎? 這是28號字,你看的見嗎? 這是32號字,你看的見嗎? 這是36號字,你看的見嗎?,格式需要注意的地方字号,为使听众能够看清幻灯片上的字，演示报告中的英
13、文最小字号是14号。因此，在英文报告的正文叙述及图表中，最小字号能够选择14号最好。相应地，中文字号选择16号最好 但多数情况下，一页幻灯需要放置的内容较多，正文字号通常较小 中文多在16-14号之间，英文多在14-12号之间 20号以上的字体，通常是以4号为单位增、加减，主要用于标题 10号以下的字号以1号为单位增加减，主要用于注释、说明 10-20之间的字体，通常以2为单位 增大或者减小字体可以使用自定义工具 或者按Ctrl+Shift+、 Ctrl+Shift+,格式需要注意的地方字体,常用字体的特点 中文黑体较粗，中英文都使用黑体视觉效果不好 中文楷体较小，需要比其它中文字体的字号相应
14、增加2号。翻译成英文后，英文字号需要相应的减小4号 英文字体中常用的有Times New Roman以及Arial，后者要比前者方正敦实 一般来说，中英文同时使用一种字体不如中英文各用一种字体美观 若中文报告中，一个文本框内的中文与数字、或英文字母选用不同的字体时，请这样使用命令，选中文本框+选择中文字体+选择英文字体；如果仅想改变文本框中的数字或英文字体，仅需选中文本框+选择英文字体,文本框情趣化的范例,研究内容,解决问题,研究指标,广告接触率,是否看过广告 广告接触频率 广告接触时段 广告接触媒体（电视、广播、报纸/杂志、室外广告等） 受众者期望此类产品广告接触频率、时段及媒体,为企业选择
15、广告播出频率、时段、投放媒体提供依据,基本表格情趣化的范例,1. 带*的经销商表示本期无成功样本量 2. 样本量在30及以上，视为达到标准样本量，参加排名分析,图形的构成 数据表、图表区、图形区、轴、纵坐标轴（分类轴与数值轴）、数据系列、数据值、图表标题、图例以及其他辅助说明性图形或文字 图形的制作步骤 点击插入菜单下的图表选项，在弹出的图表上单击右键，选择需要的类型 进行绘图区格式化，更改图案和字体 更改图表选项，添加或者清除网格线、图例、标题、坐标轴 进行数据系列格式化，更改图案、字体和选项，添加或者删除数据标志 进行数据标志格式化，更改字体、颜色、大小等 进行坐标抽格式化，更改坐标轴刻度、字体、对其方式等,基本图形类型与适应的对比关系,总体构成,项类对比,时间顺序,频率分布,相关性,饼形,条形,柱形,线性,圆点,选用饼形图表的注意事项,支持使用圆形图表的数据应符合总数为1的整体概念，各个部分表示占整体的百分比，通常表示各产品的市场份额等 读者观看习惯一般为顺时针方向，所以请注意将你认为重要的部分放在12点的位置，并且用比较强烈的颜色突出表示 如在白色背景下使用深篮色，深紫色等表示；若使用黑白色，则选用强烈阴影表示。如果份额相差不多，则需要由大到小或由小到大顺时针排列，注意颜色差别 为了使圆形图表发挥最大的效用，各个份额一般不超过7份，如
