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1、如何在Excel中获取其它数据库中的数据柏亚玲（湖南商务职业技术学院 ）摘 要：Microsoft Excel是大家比较熟悉的数据处理软件。对一般用户而言，对其它的数据库可能不甚了解。本文就介绍了怎么样在Excel软件中获取其它数据库中的数据，以便在常用的数据处理软件中利用其它数据库中的数据。关键字：Microsoft Excel，数据库，导入，表，Microsoft Query。一、Microsoft Excel 2003简介Microsoft Excel 2003是Microsoft Office 2003中的一个组件，它是一个高效、实用的电子表格软件，具有强大的数据处理与数据分析能力，为
2、广大用户进行数据处理提供了一个很好的工具，也为广大的用户所熟悉。如何在Excel中利用其它数据库中的数据呢？二、导入其它数据库表中的数据到Excel中在Microsoft Excel中导入其它数据库表中的数据的方法非常简单。具体操作步骤如下：第一步，启动Microsoft Excel，新建或者打开需要数据的工作簿，选中相应的工作表，并选中新导入的数据存放的起始单元格；第二步，执行“数据”“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”命令，在对话框中选择要导入的数据所在的文件的类型，并通过对话框中的“查找范围”后面的下拉箭头找到要导入的数据文件所在的位置。如图1所示：选择文件类型选择文件位置图 1第三步
3、，选中要导入的文件，单击图1所示对话框中的“打开”按钮。至此，选中的数据表中的数据就导入到了当前工作簿的当前工作表中了，当然也可以将导入的数据放在新的工作表中。举例：在Excel工作簿“导入.XLS”中的sheet1工作表导入一个VFP（Visual FoxrPro，下同 ）中的表（学生.dbf）中的数据。导入的具体操作步骤如下：首先打开工作簿“导入.XLS”，选中sheet1工作表，如图2所示；执行“数据”“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”命令，在对话框中选择要导入的数据的文件的类型，并通过对话框中的“查找范围”后面的下拉箭头找到要导入的数据文件所在的位置；选中要导入数据的.dbf文件（
4、此例的选择见图3），单击“打开”按钮。这样，就在Excel工作簿“导入.XLS”中的sheet1工作表中导入了VFP中建立的数据库表文件“学生.dbf”中的数据。结果如图4所示。以上是在Excel工作表中导入VFP数据表中的数据的操作方法。如果要在Excel工作表中导入其它数据库表中的数据，操作方法基本相似。说明以下几点：图 2选择完毕后单击此处图 3图 4第一点：数据表文件导入到工作表以后的存放方式是这样的，即：数据表的一个字段存放于工作表的一列，每个字段的字段名位于数据区域首行单元格；第二点：如果导入的是VFP中的数据表，该表中不能包含备注型及通用型字段，否则导入时会发生错误；第三点：如果
5、导入的对象是Access数据库，则导入时需选择导入的是该数据库中的哪个表或者查询中的数据。另外，如果表中含有“OLE对象”类型的字段，则该字段在导入时被忽略。第四点：导入对象除了是数据库文件外，还可以是文本文件及其它一些类型的文件。第五点：上述方法通常只能导入一个表中的所有数据，即不能对导入的数据进行选择；并且一次只能导入一个表中的数据，而不能把多个表中的数据集中起来进行导入。如要对导入的表中的数据进行选择，或者要把多少表中的数据集中起来导入的话，则可使用下面的方法：三、在Microsoft Excel中使用Microsoft Query1、Microsoft Query简介Microsoft
6、 Query 是用于将数据从外部数据源检索到其他 Microsoft Office 程序（特别是 Microsoft Excel）中的一种程序。通过使用 Query 可以从企业的数据库和文件中检索数据，而不必重新键入需要在 Excel 中分析的数据。也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。利用它可从以下类型的数据库中检索数据：Microsoft Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP Services等，也可以从 Excel 列表和文本文件中检索数据。2、通过Microsoft
7、 Query获取单个表中的部分或者全部数据举例：在Excel工作簿中，利用Microsoft Query获取Access数据库（产品销售.mdb）中的“产品”表中的部分数据。操作步骤如下：第一步：启动Excel，打开或新建工作簿（此工作簿用来存放获取的数据），执行菜单“数据”“导入外部数据” “新建数据库查询”，出现“选择数据源”对话框，选择“MS Access Database*”，按“确定”。如图 5所示；图 5第二步：在“选择数据库”对话框中，选择数据库文件所在的驱动器及目录，找到相应的数据库文件并选中，然后单击“确定”按钮。如图6所示；图 6第三步：选择列。如图7所示。该对话框左部出现
8、的是上一步选中的数据库中的所有对象（包括表、查询等）。假设要导入的数据是产品表的产品名称、供应商ID、库存量、单价四列数据，则在左部单击“产品”前的“+”号，双击要导入的列名，让它们出现在查询结果中，然后单击“下一步”按钮。如图8所示；图 7图 8第四步：筛选数据。假定在结果中出现单价大于46的行，填入的数据应如图9所示，然后单击“下一步”按钮；图 9第五步：让导入的数据排序。如果让结果按单价的升序排序，则应如图10所示。单击“下一步”按钮；图 10第六步：如图11所示。在此有几种选择：选择“保存查询”按钮，则可以把结果保存为查询文件（即.dqy文件），打开此文件即可在Excel中显示导入的结
9、果；选择“将数据返回Microsoft Office Excel”，则会让结果数据直接导入到Excel工作表中。我们在此对话框中选择“在Microsoft Query中查看数据或编辑查询”，然后单击“完成”按钮；图 11第七步：打开如图12所示的窗口，在此窗口中，可以进一步编辑查询，也可让结果导入到Excel工作表中，还可保存结果到查询文件中。如果单击图12所示的窗口中的“将数据返回到Excel”按钮（），就可将数据导入到Excel工作表中了。导入后的结果如图13所示。将结果导入到Excel中点此按钮图 12图 133、通过Microsoft Query获取多个表中的部分或全部数据以上的操作只
10、能将一个数据库表中的部分或者全部数据导入到Excel工作表中，要将多个表中的数据集中起来，导入到Excel中，方法及步骤与获取单个表的数据的方法相类似，只要将上述过程中的第三步稍加改动即可。也就是在选择结果中的列时，将多个表中将要出现在结果中的列都选中。以上说明的是利用Microsoft Query在 Excel工作表中导入Access数据库中的数据的方法及步骤，如要将其它常用数据库的数据导入到Excel工作表中，也可以采用类似的方法实现。4、导入数据的刷新如果源数据库中的数据有所改动，应该让导入到Excel中的数据跟着改变，这就要通过刷新实现。方法是：方法一：如让结果保存到了查询文件（即.d
11、qy文件）中，重新打开查询文件，这时结果中的数据会自动刷新；方法二：在导入的数据上右击鼠标，选择快捷菜单中的“数据区域属性”，在图14中选中“打开工作簿时，自动刷新”，这样，重新打开工作簿时，数据会自动刷新；方法三：在图14中设置“刷新频率”。如设置刷新频率为一分钟，则一分钟后自动刷新导入到Excel中的数据。图 14四、在Excel中处理导入的数据不论是导入的数据，还是通过Microsoft Query查询返回到Microsoft Excel中的数据，都可对它们设置格式、进行分析（如建立图表、分类汇总、建立透视表等）。参考文献：1 Visual FoxPro数据库开发教程清华大学出版社，第二版，瓮正科编著 ；2 Excel 2002入门与进阶珠海出版社，中国ITF培训工程编委会 编 ；3 王凤岭 梁锦锐编著 Access2002实用教程电子工业出版社 2005作者简介：柏亚玲（1969-），女，湖南商务职业技术学院信息工程系计算机讲师。主要从事数据库及计算机应用方面的教学与研究。
