高效能会议技巧

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1、高效能会议技巧会议管理是专业美发管理者的必修课。会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。常常员工开完会后，牢骚不断；效率低下的会议主要以下几种情况：（1）久议不决；（2）名为开会，旨在发飙；（3）会赶会；（4）到点不开会，开上就不散；（5）唠叨话太多，没有主题；（6）会上没纪律，乱七八糟；（7）会议成了一两个人的演讲会；（8）要吃饭、要下班就开会；（9）没有早会，该开不开；（10）朝令夕改的会；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效能会议管理技巧”的议题。第

2、一节 什么是会议管理一、会议的意义1、会议是一个集思广益的渠道如上图 11，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生合乎各方利益的解决方案。店面矛盾（问题）几乎都是开会期间不同观念相互碰撞的产物。2、会议显示一个组织或部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。在店面现场管理中，会议不仅是一个发现问题，解决问题的好载体，而且也是店长施展权力、显示领导魅力的好载体。3、会议是一种群体沟

3、通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过 Email、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。二、会议的目的开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督员工、协调矛盾许多企业或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作状态和工作

4、进度；同时，借助会议这种“集合”的、 “面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。资讯共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意专业美发应该具备一定的技术研发能力，比如对发型、彩装流行趋势的判断并根据本企业的定位，进行春秋或年度的时尚发布，以巩固在本地区行业市场的地位。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气门店经营过程中，士气非常重要。所以，绝大数的美发在早间例会上都会做群体激励和自我激励的动作，目的就是激励士气。年初或年底的会

5、议通常具有这一目的性。这种会议是为了使企业上下团结一心，朝着一个方向共同努力。巩固主管地位店长或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。三、会议的种类会议可以按照人数、开会时间和开会目的的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表 431 会议的种类按人数分类 按开会时间分类 按开会目的分类团体会议一对一会议早例会晚例会周例会月季度会年会宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议促销动员会四、会议成本的计算会议成

6、本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本 3 种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家企业的得失成败，因此万万不可等闲观之。1、会议的时间成本时间成本主要是指参加会议人员和会议服务人员在会议期间的人员工资。2、直接的会议成本直接会议成本，会议期间的场地租金、茶水费、资料费以及交通通讯费等。3、效率损失成本开会时，参会人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成企业整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下 3 种情况：重要顾客不能接待，导致顾客流失；顾客投诉不能很好解决，导致一批顾客受到影响；管辖内，突发事件滞后处理，带来的损失；结合以上成本概

7、念，再结合行业特点，得出成本的算法公式：会议成本=每小时平均工资的 3倍2开会人数会议时间（小时） 。公式中平均工资所以乘 3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2 是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以 2 保来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。如何节约时间，以最大限度地提高企业工作效率并节约成本是摆在各企业管理者面前的一个不容忽视的问题，很多企业，不会开会，时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上；久而久之，就不开会了，原因是开会无效果。我们这里倒不是说企业不开会更好。会议是一个企业统一思想，整顿形象的关键环节，所以，要么不

8、开，开会就要有效。五、会议效率不高的七个原因在本节的一开始，我们就分析了会议抵效的十种表现。透过十种现象我们总结归纳了造成会议效率不高常见 7 种原因。表 21 会议效率不高的原因及具体表现序号 原 因 具体表现（1） 时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会；或者安排到下班时间，那时候不仅饥肠辘辘，而且，归心似箭。（2） 地点会议地点设在营业场所，致命会议被频繁打断，无法正常运行。如在设在营业场所，必须有人专门告知来客。（3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。如，老板车在路上堵了。（4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会

9、者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致命会议失败。（6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。分析以上 7 个原因发现，真正的原因是会议组织者缺乏高校会议的管理技巧。组织者如何提高会议的技巧？高效会议的组织程序：准备阶段：（1）确定会议结果；（目标）（2）确定会议涉及的范围；（参加人员）（3）根据会议特点，通知相关与会人员的时间地点；A、根据会议的大小，组织难度确定会议通知周期会议时间会

10、议地点会议通知会议资料B、根据会议特点，如紧急、保密、临时，确定通知方式会议期间：（1）调整状态，尽快进入角色；（2）告知手机状态和会议纪律，避免打扰；（3）会议中原则：A、倾听原则 B、不打断原则C、不攻击原则（对事不对人，观点简明扼要） D、关键记录原则（4）会议主题告知（发放会议资料，尽量在一页上）（5）议题展开，控制技巧A、控制发言的次序 B、控制发言的方向C、适时把握议题讲程 D、维持气氛，及时总结会议后跟踪：（1）及时整理会议记录，分发各位参会者；（2）跟踪会议决策的执行方案；第二节 如何开高效能的会议作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何使会议开的有成效，如何

11、让每个人都能各抒己见、各得其所？通过这几年来亲自参加和组织的上千场各类会议，总结经验，归纳以下十点：1、以积极的心态看待会议1、在参加会议以前一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。2、要有明确的会议目的开会通常为三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。3、精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度、不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。4、会前要有议程要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加

12、会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与结构，使他们能充分的时间准备相关的资料。5、会前要做准备参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并做准备。6、公开称赞、私下批评会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。7、开放心胸，容纳意见会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要既定的政策

13、、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。8、设定时间，准时开始、准时结束要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论太久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。9、认真做好会议记录一定要有一个准备完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。10、事后追踪要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完

14、成。第三节 头脑风暴法的运用技巧俗话说：“群策群力” 。而往往群体思维削弱了群体的批判精神和创造力，损害了决策的质量。为了保证群体决策的创造性，提高决策质量，管理上发展了一系列改善群体决策的方法，头脑风暴法是较为典型的一个。头脑风暴法，从上个世纪 5 年代开始流行。常用在决策的早期阶段，以解决组织中的新问题或重大问题。头脑风暴一般只产生方案，而不进行决策。一、头脑风暴法原则头脑风暴法遵循以下原则：1、庭外判决原则（延迟批判原则） 。对各种意见、方案的评判必须放到最后阶段，此前不能对别人的意见提出批评和评价。认真对待任何一种设想，而不管其是否适当和可行。2、欢迎各抒己见，自由鸣放。创造一种自由的

15、气氛，激发参加者提出各种荒诞的想法。3、追求数量。意见越多，产生好意见的可能性越大。4、探索取长补短和改进办法。除提出自己的意见外，鼓励参加者对他人已经提出的设想进行补充、改进和综合。二、头脑风暴具体操作头脑风暴具体操作流程：1、召集有关人员，参加的人员可以是同一职位，也可以是不同店面的人员，甚至可以是一些毫不相干的人员。人数每组在 610 人为好。2、选择一个合格的召集人主持头脑风暴的召集人应该具备以下条件：A、了解召集的目的B、掌握头脑风暴的原则C、善于引导大家思考和发表观点D、自己不发表倾向性观点E、善于阻止相互间的评价和批评3、选择合适地点选择地点应该具备以下条件：A、一间温度适宜、安静、光线柔和的办公室或会议室；B、严禁电话或来人打搅C、一架性能不错的录音机D、白板或白纸，以及书写工具4、召集人宣布会议开始召集人在会议开始时要清楚会议目的、拟解决的问题、会议规则，再给每个小组 10 15 分钟，每个意见交换。5、头脑风暴应注意以下几点：A、尽可能的使每个人把各种方案讲出来，不管这个方案听起来多么可笑或不切实际；B、要求每个人对自己讲出来的方案简单说明一下；C、鼓励由他人方案引出的新方案；D、把全过程全部录音；E、把方案简明扼要的写在白板上，以利于激发新方案；6、结束头脑风暴的时间一般不超过 90 分钟，结束时要感谢各位参加。