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1、不能管理时间，就什么也不能管理！,时间管理 Time Management,徐绍军/Leo Xu,一、时间概论,什么是“时间”,时间的定义： 从过去通过现在到将来， 连续发生的，各种事件的“过程”。,“时间”的公平性,每个人拥有以同样速度度过的时间； 但每个人怎样利用时间却并不相同； 任何人都绝对无法获得更多的时间。 关键词： 选择以及控制事件决定生活的质量！,时间与“事件”的关系,时间的意义： “时间”本身不以任何人的意志为转移； 因此，时间对任何人都没有实际意义。 怎样使时间具有意义： 学习怎样选择和控制“事件”！,“事件”的控制,我们能够控制的： 去哪、吃啥、干啥、不干啥； 我们不能够控
2、制的： 宇宙规律、自然现象、既定原则。,“时间”的特性,特性一：时间不可再生； 特性二：时间不可逆转； 特性三：时间不可停滞； 特性五：时间不可伸缩； 特性六：时间不可替代。 关键词： “时间”是世界上最希缺的资源！ “时间”是最珍贵的资源短板！,“时间”是否能管理,事实： 你绝对不能够让时间停止下来。 因此： 时间本身是不能够被“管理”的。 所以： 能够被管理的是你和你的选择。,学习时间管理的目的,误区： 在单位时间内比以前做更多的事。 目的： 学习判断那些是对你最重要的事； 充分的利用时间产生最大的价值。 关键词： 获得更大的“效益”和更加“舒适”！,二、时间管理的沿革,第一代：“公鸡型”
3、,做个备忘录，当日事当日毕。 好处：知道自己做了那些工作； 坏处：你被各种“事件”所控制。 结果： 逢山开路、遇水架桥； 后知后觉，忙而无效！,“公鸡型”的问题,注重“事件”： 定义：所做之事均有记录。 问题： 是否真正需要做这些事情？ 关键词： 你可能成为时间的“奴隶”！,第二代：“仓鼠型”,事先做一个工作计划，未雨绸缪； 好处：事先有准备，效率明显提高； 坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。 关键词： 你可能会成为一个忙碌的“工兵”！,“仓鼠型”的问题,追求“效率”： 定义：少用时间，做更多的事情。 问题： 你真正需要和追求的是“效率”吗？ 关键词： 你会成为一架不停工作的“机器”！,第三代：
4、“北极熊型”,先明确个人价值观与目标的关系； 好处：确立了个人价值观及与目标； 坏处：可能会缺乏整体的团队观念。 结果： 对事件的判断取决于个人价值观。,“北极熊型”的问题,追求自身利益： 定义：个人价值观和利益至上。 问题： 个人英雄主义时代已经过去了！ 关键词： 你可能会成为一个“孤家寡人”！,第四代：“群狼型”,追求集体利益： 定义：先做对的事，再把事做对！ 强调： 选择和确定最重要的事情先去做； 强调企业、团队、个人的均衡性； 通过改变思想来改变团队的行为。,“群狼型”的基本观念,要素： 先做重要的事情，而非紧急的事； 要求个人利益必须符合团队利益。 关键词： 学会判断重要性与紧急性的
5、区别。,“群狼型”的问题,追求集体利益： 定义：团队和集体价值利益至上。 问题： 为什么英雄和伟人往往不得好死？ 做人难，做人做给别人看就更难！ 关键词： 集团的利益与自身幸福往往冲突！,第五代：“熊猫型”,追求社会公益与人生价值： 定义：服务群体，同时追求人生价值！ 强调： 认真工作、幸福生活、劳逸结合； 服务社会、享受人生、二者均衡； 社会进步、人生幸福、世界大同。,“熊猫型”的基本观念,要素： 工作即是享受、消费即是创造； 追求个人利益与团队利益共存； 强调：均衡、辩证、对立统一。 关键词： 学会思考怎样达到这样的境界。,五代时间管理间的关系,第一代：有了一个备忘录，但缺少一个计划！ 第
6、二代：你有了一个计划，但缺少一个目标！ 第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神！ 第四代：你有了团队意识，但缺少人生规划！ 第五代：你即有人生规划，又有社会公德心！ 关键词： 循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！,三、时间与“习惯”的关系,习惯的定义,什么是习惯： 无意识、不经思考的行为方式； 是精神或性格的一种固定趋向； 我们会受制于各种各样的习惯。 关键词： 你的潜意识会构成无数个习惯。,习惯的养成,不断重复又重复最后不再需要考虑； 不断重复成为机诫的行为改也难！ 例如： 准时、勤奋、进取、守信、学习； 例如： 暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。 例如： 拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。,
7、习惯与“舒适区”的关系,每个人都有自己的舒适区； 因为舒服所以就不愿离开； 舒适区是由习惯所构成的。 不舒适的 舒适的 不舒适的,走出你的舒适区,危机管理：“谁动了我的奶酪”； 要想舒适，首先必须先不舒适。 例如： 犹太民族的忧患意识及危机意识。 关键词： 不舒适的具体行为：变革与创新！,改变习惯的收益,你的家人及朋友们会刮目相看； 你的上司和同事会惊讶及赞赏； 你自己会有成就感以及满足感； 你生活、工作及事业获得提升。 关键词： 请立即采取行动！,改变旧习惯的困难,可能出现的问题： 你可能又会延续过去的习惯； 你可能会被旧的习惯所牵引； 你可能会感觉不舒服不自在。 关键词： 停止！坚决持续回
8、新的习惯！,四、优先管理,时间的四个象限,紧急的和重要的 不紧急但重要的 （1） （2） 紧急但不重要的 不紧急也不重要的 （3） （4）,一象限文化,这是你及你的团队一定要做的事情。 问题： 真的有那么多紧急和重要的事情吗？ 事实： 投资二象限一象限工作会大幅减少！,二象限文化,紧急与重要的事情很少会同时出现。 结果： 我们往往忽视不紧急但很重要的事。 事实： 问题表象与实质不在同一时空出现！ 我们投资第二象限的回报是最高的！,三象限文化,如果总是忙而无效太不值得； 很多企业的“西部牛仔”现象。 结果： 我绝对是最最不能缺少的人； 很多人开会前 5分钟最忙乱。 事实： “忙乱”成为很多企业的
9、文化！,四象限文化,犹豫、多疑、拖延、发呆； 结果： 我们往往在白白浪费时光！ 事实： 有益的活动并非第四象限！ 这是一个不必进入的象限！,四象限的区分（示例）,不 重 要,重大项目的谈判 紧急问题的处理 重要会议或工作 陪女朋友逛大街 必须的！,愿景价值观的澄清 计划、准备、预防 学习、培训、休闲 陪客户逛大街 战略的！,重 要,无谓的电话、信件、报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一 陪岳母逛大街无奈的！,各种琐碎的闲杂事 无用的广告、函件 发呆、上网、闲聊 游荡、逃避性活动 陪老婆逛大街 多余的!笨死了！,紧 急 不 紧 急,如何投资二象限,时间本身并无多余无法增加。 有效的方
10、法： 坚决的从第三象限腾出时间； 第三象限的欺骗性是最大的。 关键词： 找回浪费在第三象限的时间！,如何走出三象限,问题： 你真的无法把你的时间投资第二象限？ 建议： 改变你的习惯，增强持续行动的能力； 学会决不受急迫性事件的影响和左右。 关键词： 急迫性与重要性正邪两立，互为消长！,压力与你的关系,许多人相信： 我在压力和紧急情况下表现最好！ 事实： 没有人会在压力下能表现得最好； 加快速度犯错误的机会就会增加。 关键词： 关键和战略性失误造成千古之恨。 案例：写年度工作报告的拖延心态。,改变传统的时间观念,误区： 在最短的时间内做最多的事。 正确的方法： 依照重要性程度来安排顺序； 不轻易
11、因紧急情况改变计划； 认清紧急性与重要性的区别； 要遵循你心中的目标和方向。,“勤奋”是否足够,问题： 今天的企业是否靠勤奋就能成功？ 今天的员工是否当老黄牛就可以？ 劳动本身就是美德？多劳就多得？ 关键词： 对企业的战略目标贡献大的多得！,“本末倒置”,缺乏信心，就故意装出非常忙碌； 在目标不清晰时经常会特别卖力； 我们往往对行动不赋与任何目的； 我们往往变成盲无目的的工作狂。 结果： 只会低头拉车，不去抬头看路； 狗摇尾巴，却变成了尾巴摇狗！,如何避免“本末倒置”,考虑以下工作及学习的意义： 广泛沟通，改善关系； 未雨绸缪，事先准备； 有效组织，周详规划； 积极生活，善待自己； 学习培训，
12、充实自我； 增进能力，把握机会 。,时间是怎样流失的,问题： 时间总是被干扰、控制、割裂、破坏； 所以： 你往往总是感觉时间实在太不够用了！ 困惑： 你的时间到底到那里去了？,关于“猴子”的故事,问题： 总是有人企图把他的猴子交给你； 照顾别人的猴子会非常耗费时间； 猴子令你的生活痛苦和工作忙乱； 猴子会成为一个个“烫手的山芋” 。 关键词： 你应该怎么办？,有效的建议,建议一： 专心去照顾你的猴子； 建议二： 让别人照顾他的猴子； 建议三： 把猴子交给能干的人。 建议四： 团队分工合作养猴群！,你的时间那去了,被你的上司抢走了！ 被你的同事分走了！ 被你的下属偷走了！ 被你的朋友拿走了！ 被
13、它自己给溜走了！,来自上司的干扰,来自上司的干扰往往最难控制。 有效的方法： 让上司清楚知道你的工作目标； 主动约见你的上司以减少干扰。 关键词： 管理好你的上司！ 发扬“香蕉文化”！,来自同事的干扰,来自同事的干扰往往最难推却。 有效的方法： 如果有人找你，站起来接待他； 公司设立人人安静一小时制度； 红色信号：请勿打扰！ 绿色信号：可以进来。 关键词： 必须学会拒绝的艺术！,来自下属的干扰,来自下属的干扰往往容易忽视。 有效的方法： 安排固定时间供属下工作汇报； 保留固定时间供属下提出问题； 安排其他时间处理非紧急事件。 关键词： 用“大黄点”将可能的干扰化解！,来自自己的干扰,来自自己的
14、干扰往往最难察觉。 例如： 没有目的的游荡、与属下闲聊； 各种不良的习惯，想改改也难。 有效的方法： 学习管理和控制自己。 关键词： 己所不欲，勿施他人！,干扰的排除,发扬香蕉文化，杜绝推诿责任； 界定工作职责，无边界化管理； 确定工作程序，优化工作流程； 划清原则界线，严格遵守规则； 避免中断工作，办事有始有终； 利用特殊时间，一心可以多用。,五、“西瓜”与“芝麻”,找到你生命中的“西瓜”,我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻； 我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻； 结果我们错误的用数量代替了质量。 关键词： 拣芝麻没有有大价值，拣西瓜却有！,确认你的“西瓜”,时间 成果,时间 成果,20%,80%,
15、80%,20%,确定有效目标,前提： 工作不能没有目标设定； 目标没有计划就是空想。 所以： 计划必须要考虑期望值； 计划必须考虑资源配置； 目标必须设定最后期限。,高报酬目标（1）,改善工作： 1、按时执行完成每一项工作； 2、会客必须在规定时间之内； 3、会议前必须拟定会议提纲； 4、准备完整资料提供给客户。,高报酬目标（2）,当需要时怎样找到任何东西： 1、把所有的文件从桌子上清走； 2、把名片放在一个固定的地方； 3、把重要文件放在固定的地方； 4、建立电脑及文件的归档系统； 5、重新归类未审批处理的文件； 6、彻底整理办公桌及电脑文档。,效率和效益的分别,问题： 99张1元和1张百元
16、钞票，你先拿哪张？ 分别： 追求效率：是把事情做对； 追求效益：是做对的事情。 关键词： 抓西瓜和拣芝麻截然不同！ 战略正确，战术才有意义！,怎样确认重要文件,真正重要的文件内容不会超过一张纸； 80%的文件是根本不重要和不需要的； 如果你把大多数文件扔掉，啥事没有！ 座右铭： 当你怀疑文件是否应保留时，扔掉它！ 请放心，真需要时一定有人会保存的！,记录你的时间,问题： 很少人会喜欢持续时间记录。 好处： 通过时间记录能获得洞察力。 关键词： 短期代价必将获得长期效益！,选择几天持续记录,周一： 周三： 周五：,记录你的时间轨迹,通过持续时间记录，你会变得更精确； 计划某个工作时，记录你的预算时间； 当工作完成后，检查你用的实际时间。,六、时间管理,工作行动的误区,缺乏战略的战术行动； 缺乏规划的工作行动； 缺乏目标的盲目行动； 缺乏准备的会议行动； 缺乏沟通的传达行动。 结果： 事与愿违、欲速不达、事倍功半！,工作与生活的关系,人
