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1、2010年7月11日,Excel 办公软件操作技巧,王海宝,青岛广播电视大学,目录,一、单元格格式设置与编辑技巧 二、表格数据输入技巧 三、数据处理与分析技巧 四、图表创建及编辑技巧,一、单元格格式设置与编辑技巧,单元格选取技巧 快速增减数据的小数位数 自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体 让单元格不显示“0”值 设置单元格边框底纹效果、特效填充效果 绘制单元格的框线 套用表格格式快速美化表格 为特定单元格添加批注信息、设置超链接 一次清除表格中所有单元格的格式设置,一、单元格格式设置与编辑技巧,1、单元格选取技巧 （1）巧用 F8 （2）巧用 Alt + Shift + Home (End)
2、 （3）巧用 Shift + ( ) （4）巧用 Ctrl + ,一、单元格格式设置与编辑技巧,2、快速增减数据的小数位数,一、单元格格式设置与编辑技巧,3、自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体 （1）调整列宽（Excel 2007 比 2003 更智能） （2）换行 - 设置单元格格式 （3）缩小字体 - 设置单元格格式,一、单元格格式设置与编辑技巧,4、让单元格不显示“0”值 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“视图”选项卡。 请执行下列操作之一： （1）若要在单元格中显示零值 (0)，则选定“零值”复选框。 （2）若要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。,一、单元格格
3、式设置与编辑技巧,5、设置单元格边框底纹效果、特效填充效果 通过设置单元格格式来进行,一、单元格格式设置与编辑技巧,6、绘制单元格的框线 视图-工具栏-边框,一、单元格格式设置与编辑技巧,7、套用表格格式快速美化表格 格式 - 自动套用格式,一、单元格格式设置与编辑技巧,8、为特定单元格添加批注信息、设置超链接 （1）批注：插入 - 批注 ； 隐藏/显示批注 （2）超级链接：,一、单元格格式设置与编辑技巧,9、一次清除表格中所有单元格的格式设置,二、 表格数据输入技巧,快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据 输入文本类型的数字、输入分数 在连续单元格区域中输入相同数据 实现连续
4、序号的自动填充 在不连续单元格中输入相同数据 指定填充序列的类型 自定义数据序列以实现快速填充 按指定规则进行数据填充 导入Excel表格数据、文本文件数据 引用Word表格数据、以链接形式导入Word表格数据 导入网站中的数据,二、 表格数据输入技巧,1、快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据 （1）日期：先设置行列格式，再按照标准输入 如：10-7-11 10/7/11 （不输入年份默认当年） 细节：月日自动识别调整 当前日期：Ctrl + 分号（;） 当前时间：Ctrl + 冒号（Shift + :） 同一个单元格输入日期+时间 （2）大写人民币按钮： 单元格设置 特殊
5、| 自定义 （3）部分重复数据： 单元格设置 自定义,二、 表格数据输入技巧,2、输入文本类型的数字、输入分数 （1）文本类型数字： 设置单元格格式 - 文本 （2）分数： 输入 0 1/3 直接输入1/3为日期 （3）输入数据前自动添加指定位数小数： 工具 - 选项 - 编辑,二、 表格数据输入技巧,3、在连续单元格区域中输入相同数据 4、实现连续序号的自动填充,二、 表格数据输入技巧,5、在不连续单元格中输入相同数据 （1）Ctrl 选中所需输入数据的单元格，并在最后选中的单元格输入数据。 （2）Ctrl + Enter 完成批量输入。,二、 表格数据输入技巧,6、指定填充序列的类型 （1
6、）仅填充格式 （2）不带格式填充,二、 表格数据输入技巧,7、自定义数据序列以实现快速填充 工具-选项-自定义序列,二、 表格数据输入技巧,8、按指定规则进行数据填充 （1）输入第一个数，选择好区域 （2）编辑 - 填充 - 序列,二、 表格数据输入技巧,9、导入Excel表格数据、文本文件数据 数据 - 导入外部数据 - 导入数据,二、 表格数据输入技巧,10、导入Word表格数据、以链接Word表格数据 （1）导入Word表格数据：直接复制、粘贴即可 （2）链接Word表格数据：复制后，选择性粘贴,二、 表格数据输入技巧,11、导入网站中的数据 数据 - 导入外部数据 - 导入数据 文件类
7、型选择：网页,三、数据处理与分析技巧,数据分列、合并计算 数据排序 数据筛选 数据分类汇总,三、数据处理与分析技巧,1、数据分列、合并计算 （1）利用分列功能分列数据 （2）合并计算(求和运算) (求平均值运算) （3） 开启手动计算功能 （4）以显示精度为准进行计算,三、数据处理与分析技巧,2、数据排序 （1）按单个条件排序 （2）按多个条件排序,三、数据处理与分析技巧,3、数据筛选 （1）自动筛选出符合条件的数据 （2）筛选出大于指定数值或高于平均值的记录 （3）筛选出同时满足两个或多个条件的记录 （4）利用高级筛选功能实现“与”“或”条件筛选,三、数据处理与分析技巧,4、数据分类汇总 （
8、1）使用分类汇总功能快速统计数据 （2）更改汇总方式得到不同统计结果 （3）显示分类汇总的结果 （4）建立组合 （5）取消分类汇总分级显示效果、取消分类汇总,四、图表创建及编辑技巧,图表新建技巧 图表编辑技巧 图表综合案例 创建数据透视表,四、图表创建及编辑技巧,1、图表新建技巧 （1）选择不连续数据源建立图表 （2）选择不同工作表的数据源创建图表 （3）创建混合型图表 （4）将创建的图表保存为模板并使用模板新建图表,四、图表创建及编辑技巧,2、图表编辑技巧 （1）快速更改图表的类型 （2）将建立的图表转化为静态图片（另存为网页） （3）将Excel图表复制到Word文档中使用并实现在Word中编辑Excel图表且跟随Excel的数据源自动更新 （4）在PowerPoint演示文稿中使用Excel图表并跟随Excel的数据源自动更新,四、图表创建及编辑技巧,3、图表综合案例 分析实创利润是否达到预算金额,四、图表创建及编辑技巧,4、创建数据透视表,
