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1、16教育行业OA解决方案一、 概述随着教育行业对外合作业务的加强，运用信息化系统提升管理成为整个行业关注的热点，学校在不断提高专业水平的同时也越来越关注单位的信息化管理建设，大量的文化资源和交流伙伴信息都需要整合和集中管理。需要解决的问题:u 如何有效的调配学院的教学资源？u 如何实现网上审批、网上管理，实现过程可控化？u 如何实现对学校重要新闻、内部通知、规章制度等进行电子化管理？u 如何对教职工课件、学术论文等知识进行归类、管理？u 如何解决每年办公纸张、通讯费用、差旅费用居高不下的问题？u 如何解决部门、人员多，沟通协同效率低，信息不对称、信息传递效率低，失误严重现象？u 如何解决领导对
2、下属具体工作执行情况了解不及时，缺乏有效监督、检查手段和工具等管理瓶颈？10 OA解决方案结合教育行业的管理需求，10oa行业解决方案将帮助学校对相关的资源进行高效、有序的管理，满足新时代形式下对组织管理提出的零距离，分权化管理需求。为学校建立一个充满生机的数字化平台，不仅满足现时的管理需求，更为以后的调整和拓展打下坚实基础，成为数字化校园的重要组成部分。10oa教育行业解决方案的总体目标是建设一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的基于Internet/Intranet的校园信息系统和内部管理系统，为改善学生培养环境提供完整的信息化解决方案，提供充分的交流平台，实现教育环境(设备、教室等
3、)、资源(图书、讲义、课件等)到活动(教、学、管理和服务等)的数字化，提高学校管理工作的现代化水平。首先我们基于本公司核心产品10oa一体化办公平台，来建设一套协作化、人性化的OA办公系统。10oa 一体化办公平台是国内领先的通信处理和协作办公产品，具有多方面的优势。10oa一体化办公平台以自主研发的工作流引擎为核心，提供日常办公所需的全部功能，囊括公告发布、收文发文、任务安排、即时通信、邮件往来、档案文件、行政办公等，将各级领导和工作人员从手工处理、人为失误、重复劳动、地理局限中解脱出来，简化办公事务，规范办公流程，提高办公效率，节省办公成本。其次，与传统的手工或半手工（使用多种个人软件）办
4、公方式相比，10oa 一体化办公平台将首次实现政务信息的完全集中和安全保障，将分散在个人手里的信息、资源、知识转化为单位所属，形成积累和沉淀，根据需要传承给其他同事或者后继者。在技术上，10oa一体化办公平台采用完全的 Browser/Server 结构，一体化的系统设计无需在每台机器上安装和配置任何软件，无需一一询问同事的任何号码、地址，并极大地避免因为访问 Internet 而导致的病毒袭击、信息泄密从而为各级领导和员工带来极大的便利，并全面实现电子化（无纸）办公和分布式（移动）办公。图 10oa全面实现电子化（无纸）办公和分布式（移动）办公二、 总体设计原则(一) 平台化原则系统采用在平
5、台框架的基础上配置实现各种业务模块和业务功能的模式，这个模式本身具有高度的灵活性和可扩展性。在规定的业务规范范围内，能够机动地、分级设置业务系统、子系统、模块、功能和操作项，保证系统的可持续发展和强大的生命力。(二) 流程化原则系统内置专业级的工作流引擎。所有关键的功能点和操作项，都能够调用工作流引擎，按照预先设定的业务流程规范化地运行。由于教育管理工作的政策和规定，将随着经济和社会发展情况做相应的调整，系统能够充分利用工作流引擎，依据实际情况做出及时的调整和扩充。系统的工作流引擎由本公司自主研发而成，能够提供深入而持续的技术支持。(三) 一体性原则系统采用一体化的系统设计，集中实现从数据层面
6、到应用层面的无缝结合即基于同一个平台框架、同一种流程引擎、同一套组织和用户体系、同一套界面展示，实现对不同业务种类的集成管理（包括但不限于信息、公文、会议、事务、协作），而不是由多种不同厂商的应用软件或解决方案拼凑而成。(四) 安全性原则系统设计遵循安全性原则，提供符合安全保密要求的、严密的访问级别和控制机制，包括但不限于电子身份认证、数据级权限控制、功能级权限控制、数据加密等措施，并通过定期自动或手工等方式进行数据备份和异地容灾备份，保证数据的准确性、安全性、保密性。(五) 易用性原则系统设计遵循易用性原则，性能优异（执行速度快）、操作简单、易于使用。系统中所有的业务浏览和功能操作，都能够通
7、过客户端浏览器（Browser）来完成。除了手写输入、痕迹保留和电子签章之外，在客户端浏览器（Browser）中，不安装和采用任何控件、插件或虚拟机，大大减少了普通用户的操作难度，提高了系统的执行速度，也降低了客户端的安全风险。三、 核心工作流引擎从历史发展来看，OA办公系统已经从传统的单机工具阶段、多人MIS阶段进化到现今的全方位协同阶段，而如何满足并适应不同行业、不同单位、同一单位不同时期的业务流程和工作模式的不同与变化，是OA办公系统成功实施的重中之重，工作流引擎正是解决这一问题的关键。图 10oa支持WfMC工作流国际规范10oa一体化办公平台以自主研发的工作流引擎为核心，提供一整套流
8、程管理、设计和使能工具图形化设计、精细化权限、在线测试、全自动流转、领导查询、效能监察和绩效考核等等还具备父子流程、任务批量分解和外部接口等高级技术，具有广泛的适应性和扩展性。通过10oa图形化的流程设计工具，我们可以为苏州经贸职业技术学院具体设置如下部分的工作流程（及其责任人和操作权限）；将来还可以随时调整或优化这些工作流程，满足发展变化的需要l 公文发布流程l 公文收取和转发流程l 请示报告流程l 工作流转流程l 行政审批流程l 信息（含新闻/公告/通知等等）发布流程l 会议安排流程（可以自行扩展和增加）根据预定的工作流程，10oa工作流引擎能够自动计算用户操作权限和流程运转方向，自动分发
9、数以万计的任务（单据、报告和文件），推送给相关人员处理并给予提醒，最后记录全部的执行过程并自动归档。图 10oa全自动的任务流转和效能监察另外值得指出的是，10oa 核心工作流引擎完全以 C+ 语言开发，相较于采用 Java、.Net等解释性语言开发的产品，执行速度快、资源占用省、稳定可靠，能够充分应对大用户量、大数据量带来的资源和性能挑战，即使在性能不高的服务器上，也能保证所有的工作任务如行云流水般流畅运行。四、 功能和模块(一) 公文管理10oa能够全面管理公文收发工作。得益于10oa工作流引擎的强劲支持，所有收发文工作都能够以图形化的方式，自定义公文格式和运转流程。系统能够自动将公文发放
10、到处理人的桌面上，根据操作结果转发给下一个处理人，并自动记录所有个过程环节。与一般的OA系统不同，10oa工作流引擎不仅能够实现公文的起草、核准和下发环节，更能够实现公文的办理、分解、反馈、监督和考核环节，实现了全过程、自动化处理。 n 公文发布本功能基于10oa核心工作流引擎而实现，并能够实现公文发布的过程与公文发布的结果相隔离。可以根据本单位的实际情况，设定公文格式和发布流程，指明所经过的步骤（拟稿、审核、会签、发布等），及其操作人或审批人、操作权限。n 公文收取和转发本功能基于10oa核心工作流引擎而实现。可以根据本单位的实际情况，设定公文收取和转发流程，指明所经过的步骤（登记、办理、转
11、发、反馈等），及其操作人或审批人、操作权限。n 发文查询按权限查询发布的公文，浏览其详细信息及其处理过程。n 收文查询按权限查询收取的公文，浏览其详细信息及其处理过程。n 公文撤除被授权的人员可以撤除过期的公文、或者被废止的公文。(二) 协同工作本模块是10oa最核心的部分，也是一个强大的事务（及任务）管理子系统。它围绕日常工作所涉及常规性、突击性和临时性的事务（及任务），覆盖事务发起、审核、执行、分解、反馈、监督和考核环节，并基于10oa核心工作流引擎，自动将各项事务（及任务）转发给相关人员，实现人员之间的无缝协同，也实现事务（及任务）的全过程、自动化处理。n 发起事务根据预先设定的事务流程
12、，创建相应的事务（或任务）请示报告、工作安排、行政审批、外事（重要）接待、物资采购、上报材料等等。由10oa核心工作流引擎自动计算流转方向和下一步的责任人，严格按照流程规范化运作，并自动转发和通知。n 待办工作10oa为每一个用户都建立一个待办工作队列，所有转发过来的、需要当前用户处理的事务（及任务）都罗列在这里。同时，也罗列在当前用户的桌面上。可以打开事务（或任务），查看详细信息、当前状态及其处理过程，然后根据实际情况，发表意见或报告进度，并进行下一步的动作（批准、否决、转发、分解、反馈等等）。n 已发工作10oa为每一个用户都建立一个已发送事务队列，显示当前用户已经发起的事务（或任务），主
13、要用于跟踪、浏览或回顾。n 已办工作10oa为每一个用户都建立一个已办工作队列，显示当前用户已经办理过的事务（或任务），主要用于跟踪、浏览或回顾。n 工作委托在出差或休假期间，可以将工作委托给其他人。当有工作任务流转到当前用户这里时，就会自动转交到被委托的人那里。n 工作监控和督办在10oa中，可以从多个角度查看事务（或任务）的状态，监控事务的执行情况。对于被阻塞的或延迟的事务（或任务），可以给相关人员以帮助，或者督促其办理。 对于每一个任务，都可以设置具体的监控人； 上级任务的责任人，有权查阅所有下级任务的状态和执行情况； 专门的效能监察功能，可以浏览所有进行中的任务，并能够给不正常的任务标
14、注上蓝色预警、黄色预警甚至红色预警。(三) 信息资讯10oa信息资讯中心提供了一种统一的、可扩展的机制，使得学校能够集中创建和发布多种多样的、正式的信息内容新闻、通知、公告、文件、指示、规章制度、电子期刊等等。10oa信息中心另外提供了内部通讯录功能和共享的信息功能。图 10oa集中管理所有形式的公告信息n 信息发布本功能基于10oa核心工作流引擎而实现，并能够实现信息发布的过程与信息发布的结果相隔离。首先，根据本单位的实际情况，设定新闻/公告/通知的电子单据和工作流程，指明所经过的步骤、操作人或审批人、操作权限。其次，根据上述流程创建新闻/公告/通知，由10oa工作流引擎自动计算流转方向，自
15、动分发给相关人员处理并给予提醒。最后，10oa记录全部的执行过程。当信息发布完成时，将执行过程归档存储，而与信息发布的结果相隔离。n 信息浏览每个信息（新闻/公告/通知等）都可以指定接受的部门和人员，或者广播给所有人。系统自动将公告发放到接受者的桌面上，而且只有被指定的接受者才可以浏览和阅读。n 信息删除被授权的人员可以删除过期的信息、或者被撤销的信息。(四) 会议管理得益于10oa工作流引擎的强劲支持，10oa能够对各种类型的会议实现全过程管理从会议申请、文件准备、会议通知、会议纪要直至纪要发布，从而对协调会议安排、提高会议质量起到良好作用。n 会议申请由会议申请人员进行会议呈批单的录入填写，包括会议类型、会议名称、会议时间、会议人数、会议地点等内容，提交给部门领导或分管领导批准。所有会议申请结果自动汇总成为一张会议申请列表，可供领导和相关人员查询。n 会议文件准备通过系统可以辅助起草会议需要讨论的相关文件和议题，填写议题审
