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1、基本概念会计电算化的理论基础概念：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。1.会计数据与会计信息（1）数据：是对客观实体的属性进行描述时采用适当方法记录下来的、可鉴别的符号。 会计数据：指记录下来的会计事实，是产生会计信息的源泉。（2）信息：是一种反映事物、帮助认识、提供决策的有序符号。是数据加工后的有意义的结果，这一结果对人们的决策行为产生影响。 会计信息：经过加工或处理能提供决策的会计数据。会计数据处理(过程):为了一定的目的,按一定规则和方法对会计数据进行收集并加工成有用信息的过程.3.会计信息系统(1)系统:指由一系列彼此相关的相互联系的若干部分组成，为实现特定
2、目的而建立来，具有一定功能的有机整体。(2)系统特征: 整体性 2.关联性3.目标性4.层次性5.运动性6.适应性7.涌现性(3)信息系统:一个组织中对资源的计划、组织、控制、决策及日常事务处理提供信息的系统。(4)会计信息系统:AIS是一个组织处理会计业务,并为企业管理者和决策者提供财务信息、定向信息和决策信息的实体，它通过收集、存储、加工、传输和利用会计信息对经济活动进行反映、控制、监督、决策。管理信息系统；是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控
3、制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。 电算化会计信息系统:是由计算机硬件、软件、电算化管理制度、财会及计算机人员组成，是一个组织处理会计业务与会计数据，为企业内外有关人员提供会计信息并辅助管理的人机系统。ERP即企业资源计划,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。系统管理系统各模块启用顺序：先启用采购和销售系统，然后是库存管理和存货核算系统；先启用供应链管理和总账系统,然后启用应收、应付系统；先启用总账系统，然后启用工资管理、固定资产管理；最后启用成本系统。系统允许以两种身份注册进入系统管理。 一是以系统管理员的身份 二是以账套主管的身份
4、 系统管理员:负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，包括进行帐套的建立、引入和输出；设置用户和角色；指定帐套主管；设置和修改密码和权限（功能级权限）。 账套主管:负责所选账套的管理维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账建立、清空、引入、输出和结转上年度数据；以及对该账套操作员权限的设置（金额和数据权限）先功能级权限再数据金额级权限账套：指的是一组相互关联的数据，是存放会计所有相关数据资料文件的总称。包括基本设置、日常业务等所有会计数据资料。或是指一组相互关联的账务数据。年度账：用于存放某一年度的会计数据表。年度帐管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上
5、年数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。其中“998”和“999”账套是系统内置的演示账套，只能参照，而不能输入或修改。账套一旦建立就不能修改的内容有账套号、会计启用期间总账管理日期：总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。录入汇率后不能修改总账启用日期。已录入期初余额，不能修改总账启用日期。已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。修改
6、会计科目：如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。被封存的科目在制单时不可以使用。只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。另，末级科目只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。指定会计科目
7、是指定出纳的专管会计科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。现金科目要设为日记账。 银行存款科目要设为银行账和日记账。 设置会计科目辅助项目：一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。管理费用应设成部门核算。 生产成本、在建工程应设成项目核算。 应收预收账款应设成客户往来核算。应付预付账款应设成供应商往来核算。 其他应收款应设为个人往来和客户往来核算 单位辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可
8、以将其上级和末级科目同时设置辅助账类。系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。 不能隔级录入分类编码。若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。不能删除非末级项目分类。标识结算后的项目将不能再使用。借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生
9、。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。对账：期末企业银行日记账与银行对账单进行对账自动转帐：包括转账定义和转账生成转账定义包括定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。生成转账凭证程序同前，无论是红字还是蓝字，过程相同，仍需审核，才能记账结账：在结账之前要进行下列检查:1检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。2月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。3检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。4核对总账与明细
10、账、主体账与辅助账、总账管理系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能结账。5损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能记账。6若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结帐；若没有，则本月不能记账。在对账功能中，可以按Ctrl+H激活恢复记账前功能。如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。 已结账月份不能再填制凭证。结账前，要进行数据备份。在结账的过程中,可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6。 UFO报表管理系统报表的格式状态和数据状态格式状态：在格式状态下设计报表的表样，如表尺寸、行高列宽、单元风格、组合单元、关键字、可变区
11、等，此外单元公式、审核公式、舍位平衡公式也可在格式状态下定义。数据状态：在数据状态下管理数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、图形操作、汇总与合并报表等。单元：是指报表中由表列和表行确定的方格,如C3。单元类型：1.数值单元：在数据状态下输入，必须是数字。(在格式状态不输入任意字符,自动作为数值单元)在当前表页有效2.字符单元：在数据状态下输入，可以是任意字符。(必须先在格式状态定义为字符单元)在当前表页有效3.表样单元：在格式状态输入的所有文字、符号、数字自动作为表样单元。在所有表页中均有效。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。表中数据不同有关键字决定，由关键字加以标示
12、，偏移单位为像素。工资管理流程见书P81注：先分类别在进行类别的初始化设置，业务要分门别类处理。固定资产管理流程见书P99注：生成的凭证传到总账系统，工资管理的凭证也传到总账系统。应收应付款管理流程见书P116转账包括4种情况1预收冲应收用于处理客户的预收款（红字预收款）与该客户应收欠款（红字应收）之间的核算业务。2应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。3红票对冲可实现客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单中间进行冲抵的操作。系统提供两种处理方式：自动冲销和手工冲销。4应收冲应收用于当一个客户为另一个客户代付款时，通
13、过应收冲应收功能将收账款在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整。供应链管理流程见书P133注：采购、存货核算必须进行期初记账。依次启用采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统、应收应付款管理 录入期初数据采购管理采购结算必须有入库单库存管理启用前，可在采购管理录入入库单据；库存管理启用后，则必须在库存管理录入入库单据，在采购管理可以根据入库单生成发票。单货同行流程见书P148货到票未到（暂估入库）业务三种处理方式：单到回冲、月初回冲、单到补差 当月, 货到票未到:填制暂估采购入库单（库存管理）暂估成本录入、正常单据记账（存货核算）采购入库单暂估记帐制单借：原材料 贷：物资采
14、购 下月月初回冲:直接在存货核算中的“生成凭证”进行红字冲销借：原材料(红) 贷：物资采购(红) 下月发票到:单到回冲业务流程填制采购发票 采购结算 结算成本处理（采购管理） （采购管理） （存货核算）红字回冲单制单 蓝字回冲单(报销)制单借：原材料(红) 借：原材料 贷：物资采购(红) 贷：物资采购 下月发票到:单到补差蓝字红字入库单票到货未到（在途存货）业务如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。流程见书P14
15、9退货处理操作流程见书P151必须录入退货单的情况有:1.结算后的发票已付款；2.入库单已记账，此时无论是否录入采购发票；采购发票是否结算；结算后的采购发票是否付款销售管理先发货后开票业务流程见书P169销售退货业务流程见书P175盘点盘点时系统提供多种盘点方式，如按仓库盘点、按批次盘点、按类别盘点、对保质期临近多少天的存货进行盘点等等，还可以对各仓库或批次中的全部或部分存货进行盘点，盘盈、盘亏的结果自动生成其他出入库单。盘盈录入其他入库单，盘亏录入其他出库单，账面日期一定小于盘点日期。存货核算调整业务:调整单据包括入库调整单和出库调整单。它们都只针对当月存货的出入库成本进行调整，并且只调整存货的金额（成本货币），不调整存货的数量。出入库调整单保存即记账，因此已保存的单据不可修改和删除。月末结账:结账表示将当前会计核算期的数据封存，将当月的数据记入有关账户。结账后，不能再进行修改，只能查看。不可多次结账，只能结一次账。如果是集成应用模式，必须采购管理、销售管理、库存管理全部
