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1、上海艾泰科技有限公司文档管理（命名编码）规则上海艾泰科技有限公司文档管理（命名编码）规则 文档管理信息文档管理信息 .3 文档标题（Title）：3 文档名：（File Name） :.3 标准文号（Standard Document ID） : 3 作者（Author） :.3 版本记录.4 发布批准记录.4 版权声明.5 商业机密声明.5 参考资料.6 文档正文文档正文 .7 简介.7 目的.7 使用范围.7 应用建议.7 文件命名编码规则.7 总体说明.7 各个字段说明.8 使用实例.10 规则实施.10 管理机构.10 附录：文档标准化应包含项目附录：文档标准化应包含项目 .11 内部
2、文档管理信息.11 文档标题（Title）：11 文档名：（File Name） :.11 标准文号（Standard Document ID） : 11 作者：（Author） :.11 版本记录.11 发布批准记录.11 版权声明.11 商业机密声明.12 参考资料.12 使用实例.12 印刷材料.12 材料来源.12 印刷位置.12 版权信息.12 印刷记录.12 公开发布文号.13 使用实例.13 文档管理信息文档管理信息 文档标题（文档标题（Title）：）： 上海艾泰科技有限公司文档管理（命名编码）规则 文档名：（文档名：（File Name） : UTT-MNG-ISO-文档名编
3、码规则：.doc 标准文号（标准文号（Standard Document ID） : TBD（PR-SMWP-0112.01-PPR-EN-1.0a） 作者（作者（Author） : 张洪忠 版本记录版本记录 版本日期修改说明提交人标准化批准人日期备注 1.213-Sep-2001增加附录、 印刷说明 张洪忠 1.18-Jul-2001修改文件 名命名规 则,细化 文件发布 张洪忠、 张泉 1.03-Jul-2001初始版本张洪忠 发布批准记录发布批准记录 版本日期提交人标准化标准号批准人日期 1.03-Aug-2001张洪忠张泉 版权声明版权声明 版权声明版权声明 版权所有 2000-200
4、1 上海艾泰科技有限公司，保留所有权利。 商业机密声明商业机密声明 商业机密声明商业机密声明 本文件涉及内容是上海艾泰科技有限公司的商业机密。 未经上海艾泰科技有限公司的书面授权书面授权，禁止将本文件的任何内容（部分或全部）以 任何形式传阅、复制、复印、携带、交换（电子的或物理的） 。 参考资料参考资料 编号版本记录参考资料名称参考资料来源日期备注 文档正文文档正文 简介简介 本文描述了艾泰科技有限公司各种文档起草完毕，讨论通过并修正无误后，做为公司 内部正式文档或对外发布文档归档前所必须遵守的文档命名编码规则。 目的目的 1、规范公司的文档管理，提高文档可用性。规范公司的文档管理，提高文档可
5、用性。 2、为准备实施为准备实施 ISO-9000 管理规范做准备。管理规范做准备。 使用范围使用范围 公司内所有准备归档管理、公开发布的文档。 应用建议应用建议 文档起草时属于公司受控文档（受控文档（PCO），正式通过后分配相应的发布级别 （P） ，最终文档发布范围由 P 级别决定。 在所有文件中的如引用其他文件，应指明文档编码，而不是具体的文件名。 文件命名编码规则文件命名编码规则 ROOT-DPTTYPE-NO.SUBNO -PDRL-LANG-VER 总体说明总体说明 文档编码主要由两部分组成，固定部分和可变部分。文档编码主要由两部分组成，固定部分和可变部分。 固定部分包括：固定部分包
6、括： - 减号，表示主要字段的分割减号，表示主要字段的分割 . 实心句号，表示次要字段的分割实心句号，表示次要字段的分割 P 发布范围发布范围. 可变部分：可变部分： 可变部分由大括号可变部分由大括号或中括号或中括号包围：包围： xxxx: 由大括号包围的部分是必须的。应从可用的选项中选择一个。 （Must have one） xxxx: 由中括号包围的部分是可选的。如果有应当从可用的选项中选择一个。 （Option, select one from allowed list.） 各个字段说明各个字段说明 ROOT: 表示文档的的最高分类类目，最多表示文档的的最高分类类目，最多 4 个英文字母
7、：个英文字母： 属性：属性：必选项必选项 可选范围：可选范围： ISO:ISO 9000，ISO 9000 标准相关文档 MN:Management，公司内部管理相关文档 PR:Public release，宣传/公开发布文档 DPT: 表示提交文档的部门，最多表示提交文档的部门，最多 4 个英文字母。个英文字母。 属性：属性：可选项可选项 可选范围：可选范围： MN:Management 可选范围可选范围 FA:Finacial & Admin HR:Human resource LS:logistic & Supply EN:Engineering HW: Hardware SW: Sof
8、tware QA: Quality Assurance MF: Manufacture SM:Sales& Marketing SA: Sales MA: Marketing DO:Daily Operation PM: Product Management TYPE:表示文档的类型，最多表示文档的类型，最多 2 个英文字母。个英文字母。 属性：属性：必选项必选项 可选范围：可选范围： 全部:可选可选 PS：Process，流程描述 PC:Procedure,过程 IS：Instructions： 详细指令 FM：Form，相关表格 MO：Memo，备忘录 PR: 可选可选 NR:News r
9、elease, 新闻宣传 DS:Datasheet,规格说明 WP:Whitepaper,应用方案 BR:brochure,产品说明 EN：可选：可选 UM：user manual用户手册 RM：reference manual参考手册 UG：user guide用户指南 IG：installation guide安装指南 TG：troubleshotting guide排错指南 RN:release note版本说明 MG： technique market guide 技术市场指导（新增） PK WA 其他文档类型可由文档所属部门自行命名，并在本文本节备案。 NO:表示部门内文档的主要编号
10、表示部门内文档的主要编号 属性：属性：必选项必选项 可选范围：可选范围：0001-9999， 四位十进制数字，唯一。四位十进制数字，唯一。 .SUBNO: 属性：属性：可选项可选项 可选范围：可选范围：.01-.99， 二位十进制数字，唯一。二位十进制数字，唯一。 DRL:document release level, 文档的发布范围，文档的发布范围，0-9 或或 2 个英文字母个英文字母 属性：属性：必选项必选项 可选范围：可选范围： 0/PR:public-releasepublic，公开发布，公开发布 公开发布，应在公司内/外发布、推广，如新闻稿、产品宣传材 料 1/UC:Uncontr
11、olled，非受控文档，非受控文档 Company internal stuff, can release to harmless company/person per request 公司一般文档，非竞争对手、非敌意公司可以交流 2/IN:内部文档内部文档 Internal内部文档内部文档 Company internal stuff, Internal usage, can not release out of Company 公司内部文档，不宜流传到公司、公司员工之外。 3/CO:部门控制部门控制 Controlled受控文档受控文档 Department stuff internal
12、, internal only, 公司部门内部文档，不宜流传到本部门员工之外。 其他部门员工取得需经部门领导同意。 4/CF:保密文档保密文档 Confidenfial Internal only, written permission by direct manager 由管理部门负责管理， 公司保密文档，一般员工取得需经直接领导签字同意，管 理部门同意才能发放。不能流传到授权员工和该员工直接 领导之外的员工。 5/SN:机密文档机密文档-1 Secret Normal written permission, with approal by MNG team leader or VP 由管理
13、部门负责管理， 公司机密文档，一般员工取得需经部门领导签字同意，管 理部门才能发放。不能流传到授权员工之外的员工。 6/SH:机密文档机密文档-2 Secret High writen permission, with approal by GM 由管理部门负责管理， 公司机密文档，一般员工取得需经总经理签字同意，管理 部门才能发放。不能流传到授权员工之外。 LANG: 属性：属性：必选项必选项 language, ISO 8859 country/language name 文档的语言种类，以国际标准的国家/文字代码缩写为准。 CN:简体中文 EN:英语 US:美国英语 VER:Versio
14、n & Revision number: 格式为：格式为：版本格式为：版本格式为： 主版本号.次版本号，主版本号 1 位，次版本号 1 位， 修订号：修订号： 一个小写的英语字母， a-z. 使用实例使用实例 MN-ENPS-0111-PCO-CN-1.0c 管理类文档，由工程部门发布的描述内部工作流程的文档，文档编号 0111, 发布范围为部门内部，用中文书写，版本号为 1.0c。 PR-SMWP-0112.01-PPR-EN-1.0a 宣传类文档，由销售市场部门发布的白皮书，文档编号 0112.01, 公开发布， 用英文书写，版本号为 1.0a。 规则实施规则实施 本规则自正式发布之日起在
15、各个部门实施。开发、产品、工程、市场、用户服务部门 优先实施。 管理机构管理机构 成立规范实施小组，由张洪忠任小组长，张泉为组员。 所有文档的最终规范、文档号 的申请、使用需经管理小组确认。各个部门应在条件具备时指定专人参加规范实施小组工 作。 附录：文档标准化应包含项目附录：文档标准化应包含项目 内部文档内部文档管理信息管理信息 文档标题（文档标题（Title）：）： 上海艾泰科技有限公司文档命名编码规则 文档名：（文档名：（File Name） : UTT-MNG-ISO-文档名编码规则：.doc 标准文号（标准文号（Standard Document ID） : PR-SMWP-0112
16、.01-PPR-EN-1.0a 作者：（作者：（Author） : james zhz 版本记录版本记录 发布批准记录发布批准记录 版权声明版权声明 版权声明版权声明 版权所有 2000-2001 上海艾泰科技有限公司，保留所有权利。 商业机密声明商业机密声明 商业机密声明商业机密声明 本文件涉及内容是上海艾泰科技有限公司的商业机密。 未经上海艾泰科技有限公司的书面授权书面授权，禁止将本文件的任何内容（部分或全部）以 任何形式传阅、复制、复印、携带、交换（电子的或物理的） 。 参考资料参考资料 使用实例使用实例 印刷材料印刷材料 材料来源材料来源 所有印刷材料内容来源只能是引用公司内经标准化归档的（已有公司标准文号）文档 材料内容。 在印刷前应通过公司文档管理流程管理，并分配相应的公开发布批准文档号（PPR） 。 印刷位置印刷位置 最后内页面左最后内页面左/右下角。右下角。 最后页面左最后页面左/右下角。右下角。 版权信息版权信息 标明简要的版权信息，如： 版权所有 200
