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1、中 山 高 泰 电 器 有 限 公 司GOTECH ELECTRIC APPLIANCE CO.,LTD.文件编号：COP4.1 REV：B第1页 共6页主题：文件控制程序相关部门：品质部/研发部/注塑/装配/销售/采购/财务/仓库/行政部/PMC/厂长更 新 记 录版次内容生效日期编缉签名AB新派发更改7.22004.11.012005.1.07党芬芬欧阳江雄批核程序：版 次品质部管理者代表厂长总经理B印章文 件 控 制 中 心控 制 复 印文件控制程序文件编号：COP4.1 REV：B第2页 共6页1.0目的：确保本公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效
2、的文件版本。2.0范围：本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、公司运作程序、操作规程及外来文件资料等）的管理。3.0职责： 序号文件类别/文件名称编 制审 核批 准获得途径1一阶文件质量手册（QM）推行小组管理者代表厂长/总经理DCC2二阶文件公司运作程序（COP）各部门管理者代表厂长/总经理DCC3三阶文件工作指引（II/FI.）各部门部门主管部门经理DCC4四阶文件质量记录各部门相关权限人DCCDCC4.0参考文件：质量手册5.0定义：5.1受控文件：依ISO 9001:2000的质量体系要求所建立的四阶文件系统，且经过权责人员的核准及
3、作废时必须收回之文件。5.2外来文件：各项国家、国际标准(包括相关法律法规)及客户提供的书面技术文件、图纸。5.3作废文件：凡文件有新版发行时，各部门应将旧版文件缴回DCC，由文控员在文件上加盖红色作废章。5.4参考文件：供本公司内部教育培训或外部参考用。5.5电脑媒体资料：凡存于电脑网络上或拷贝于磁片、光碟上的文件资料。5.6 DCC:Document control center文件控制中心的缩写.6.0 程序：文件版本：第一次正式发行的版本为A版，以后文件有修订时，版本递增，如A、B、C、D以此类推。61 品质手册（QM-Quality Manual）的控制 步骤行 动负 责1拟制品质手
4、册推行小组2审批品质手册管理者代表/厂长/总经理3拟制品质手册时，手册每一页有发行编号和修订版次标示推行小组4品质手册的正本盖蓝色DCC印并保存在DCC，记录最新版本在“文件汇总表”DCC5品质手册以Hardcopy的形式发放每个部门.派发文件时，由文控员登记在“文件分发及回收记录表”上并由接收方签收. 若有旧版本，需即时回收旧版本DCC6品质手册的修改：a. 提议修改品质手册，根据提议和实际情况决定是否需要修改.b. 修改部分节需注明更高的修订版次.c. 当一半以上的章节需要更改时，需以新的发行编号发行.d. 修改的部分或整份文件内容重新批核.各相关人员/推行小组管理者代表7过期的品质手册正
5、本，盖上红色“作废 ”印后，由DCC至少保存10年.DCC文件控制程序文件编号：COP4.1 REV：B第3页 共6页62公司运作程序（COP-Company Operation Procedure）的控制步骤行 动负 责1编缉/修订公司运作程序各部门相关人员2审批公司运作程序部门经理/管理者代表/厂长/总经理3公司运作规程的编写格式包括封面页和内容页. 封面页及内容页的格式见附页一和二.公司运作程序的每一页需有文件编号、版次和页数标示，第一版本标示为A.第二版次标示为B.各部门4运作程序的正本盖DCC印并保存在DCC，记录最新版本在“文件汇总表”DCC5运作程序以Hardcopy的形式发放每
6、个部门.派发文件时，由文控员登记在“文件分发及回收记录表”上并由接收方签收. 若有旧版本，需即时回收旧版本DCC6公司运作程序的修改：a. 提议修改公司运作程序。b. 根据提议和实际情况决定是否需要修改。c. 修改后的公司运作程序需重新审批.各部门相关人员相关部门经理/管理者代表/厂长/ 总经理7过期的公司运作程序正本，盖上红色“作废”印后，由DCC至少保存3年.DCC63工作指引的控制.工作指引文件包括：操作指引、制造文件、外来文件.6.3.1 操作指引文件包括：计量指引、作业指引、检查指引等类别的文件. A) 已在DCC生效使用的操作指引编号如下： II-Incoming Inspecti
7、on FI-Final Inspection HRHuman Resources CALCalibration. B) 操作指引的拟制：由相关部门经理判断是否需要操作指引，当需要操作指引时，由相关部门经理指定相关人员编写操作指引. C) 操作指引的编号格式：XX-001, 其中“XX”表示操作指引文件的类别，“001”表示操作指引文件的序号. D)操作指引的审批： 操作指引由相关部门经理审批有效. E) 操作指引的派发保存：操作指引的正本盖蓝色的 “DCC”印章，由DCC保存，由文控员将最新版本记录在“文件汇总表”上. 派发文件时，由DCC文控员登记在“文件分发及回收记录表”上，须有接收方签收
8、 F） 操作指引的修订: 必要时，有关编缉人员对操作指引进行评审和更新.每次修订应注明更高的版本编号.修改后的操作指引需相关部门经理重新申报审批，并按E项保存和派发.G) 新版受控副本派发的同时，DCC文控员即时回收相应的旧版受控副本，并即时销毁，过期操作指引的正本须盖红色“作废”印，至少保存一年.文件控制程序文件编号：COP 4.1 REV：B第4页 共6页6.3.2制造文件的控制（工艺流程图除外）. 6.3.2.1拟制制造文件一般需要注明文件名称、编号、页数、版本及发行日期.研发部经理审批公司内部拟制的制造文件. 6.3.2.2 DCC派发公司内部的制造文件，由DCC文控员在受控副本上加盖
9、红色的“受控文件”印派发给指定的各部门，并登记在由DCC保存的“文件分发及回收记录表”上，须有接收方的签名. 6.3.2.3 新版受控副本派发的同时，DCC文控员即时回收相应的旧版受控副本，并即时销毁，过期制造文件的正本须盖红色“作废”印，至少保存一年. 6.3.2.4 工艺流程图由PE负责人审批，派发程序按6.3.2.2和6.3.2.3执行6.3.3 外来文件的控制. 6.3.3.1 外来文件一般包括：客户提供的资料、国家和国际标准以及法律/法规等. 6.3.3.2 由业务部统一接收客户提供的资料，业务部负责人根据客户提供资料的性质和内容转交给研发部经理或管理者代表. 6.3.3.3 研发部
10、经理或管理者代表审查接收客户提供资料的正确性，研发部经理或管理者代表会作相应行动向发出人确认，通过验收没有问题后，交于DCC文控员盖蓝色“外来文件 ”印保存. 6.3.3.4 由研发部经理或管理者代表决定国家和国际标准以及法律/法规的购买，购买的国家和国际标准以及法律法规交于DCC文控员盖蓝色“外来文件 ”印保存.6.3.3.5 对所有外来文件，研发部经理或管理者代表均须定期审核其适用性，并与国家有关机构或部门保持联系，以确保使用的外来文件处于最新版本状态。6.3.3.6 DCC文控员对所有保存的外来文件进行分类和编号，并建立外来文件的清单和标识，以有效识别外来文件.6.3.3.7 DCC保存
11、外来文件的原稿（包括：Softcopy或Hardcopy），如有必要，复印相应的受控副本供各部门借阅.6.3.3.8 如果收到新版的外来文件，DCC文控员按6.3.3.6和3.3.3.7进行相应的控制，同时更新外来文件的清单和标识，并销毁过期的受控副本.6.3.3.9 过期版本的外来文件原稿由DCC文控员盖红色“作废 ”印，至少保存三年.6.3.4文件审核.6.3.4.1 每年12月，由文控中心组织各部门重新审核所有文件（含外来文件），确认其有效性，必要时更新。7.0记 录7.1 DCC-001-A 文件汇总表。7.2 DCC-002-B 文件分发及回收记录表。7.3 DCC-003-A 文件申请单。7.4 DCC-005-A 文件受控章明细。文件控制程序文件编号：COP4.1 REV：B第5页 共6页附件一文件控制程序文件编号：COP4.1 REV：B第6页 共6页附件二
