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1、5S管理与个人资料、物品保管,5S管理说明书,整洁、亮丽、井然有序的工作环境是如何创造的？目前，经实践检验证明最行之有效的办法即是日本人提出的“5S管理”。5S管理虽更多用于生产管理中，但在日常行政事务管理中充分运用及执行5S管理，对工作习惯和工作环境的改善也同样会有较大益处。,何谓“5S管理”？,5S的定义 1、整理（SEIRI） 将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来，其它的都清除掉。 目的：腾出空间，空间活用。 防止误用、误送。 塑造清爽 的工作场所。 注意：要有决心，不必 要的物品应断然的加以 处置，这是5 S的第一步。,2、整顿（SEITON） 把留下来的必
2、要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。 目的： 工作场所一目了然。 消除找寻物品的时间。 整整齐齐的工作环境。 消除过多的积压物品。 注意：这是提升效率的基础。,3、清扫（SEISO） 将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境。 目的： 稳定品质。 减少工业停害。 4、清洁（SEIKETSU） 维持上面3 S的成果。,5、素养（SHITSUKE） 每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。 培养主动积极的精神。 目的： 培养好习惯，遵守规则的员工。 营造团队精神。 以上的5 S为日语英文拼音的第一个字母。,我了解了5S管理,整洁的工作环境、良好的精神面貌
3、让工作变得更轻松,5S在个人资料、物品保管方面的实施,1、整理 如何区分要与不要的物品，大致可用如下的方法来区分。 不能用 - 无保留价值 废弃处理 不再使用 可能会再使用（一年内） 很少用 放储存室 6个月到1年左右用一次 少使用 1个月到3个月左右用一次 放储存室 经常用 每天到每周用一次 放工作场所边 以上的第应即时清出工作场所，作废弃处理；第应即时清出工作场所， 改放储存室；第项留在工作场所的近处。,2、整顿 把不要用的清理掉，留下的有限物品在加以定点定位放置。除了空间宽敞以外， 更可免除物品使用时的找寻时间，且对于过量的物品也可即时处理。 做法如下： 空间腾出后。 规划放置场所及位置
4、。 规划放置方法。 放置标示。 摆放整齐、明确。 效果： 要用的东西随即可取得。 不光是使用者知道，其它的人也能一目了然。 个人的办公桌上、抽屉。文件、档案分类、编号或颜色管理。 消耗性用品（如抹布、手套、扫把）定位摆放。,3、清扫 工作场所彻底打扫干净，并杜绝污染源。 做法： 从地面到墙板到天花板所有物品。 办公用品彻底清理。 发现脏污问题。 杜绝污染源。 领导者带头来做。 ： 办公桌面紊乱、粉尘、水渍 垃圾、废品未处理 玻璃门窗不干净 破损的物品修理,4、清洁 贯上面3 S。 运用手法： 红色标签。 目视管理。 查检表。 5、素养 5 S活动始于素养，终于素养。 一切的活动靠人，假如人缺乏
5、遵守规则的习惯，或者缺乏自动自 发的精神推行5 S易于流于形式，不易持续。 提升素养主要靠平时经常的教育训练，认属企业、参与管理、才能收 到效果。 素养的实践始自内心而形之于外，由外在的表现再去塑造内心。,整理：从心中就有应有与不应有的区分，并把不应有的去除的观念。 整顿：从心中就有将应有的定位的想法。 清扫：从心中就有彻底清理干净，不整洁的工作环境是耻辱的想法。 清洁：心中随时保持清洁，保持做人处事应有态度的想法。 素养：心中不断的追求完美的想法。,养成5S习惯,个人资料、物品保管所存在的问题,1、资料查找不便，查找费时、费力； 2、办公台面物品摆放杂乱； 3、缺少定期整理资料及办公用品的工
6、作习惯； 4、电脑、打印机等办公设备很少有人擦拭、办公 用品及台面不清洁； 5、日常资料留底及整理存档工作不规范。,个人资料、物品保管规范,1、 档案性资料需分类并于固定地点存放，文件夹或档案袋需加以标注。 2、 每日或每周使用的经常性资料存放于办公台或资料柜内；使用频率为13 个月的资料存放于资料柜内；三个月以上使用资料放资料室保存。 3、 每月月底整理清除无用资料及物品，存档资料需分期装订保存。 4、 每周至少清洁一次办公用品及设备（公用设备由责任人负责）。 5、 电子文档每月月底整理并备份，使用频率超过三个月的个人电子文档需压 缩并加密存档。 6、 外报资料（含电子文档）要备份留底并妥善保管、定期分类整理。 7、 办公台及文件柜存放资料、物品摆放整齐，杂物用袋装或盒装保存。 8、 台面及资料柜上不得堆放杂物，座椅不可挂衣物或其它杂务。 9、 非工作时间办公桌面不得摆放任何资料。 10、 以上记入绩效考核内容。,亲眼所见,如同报摊,以电脑为核心,暗藏玄机,容不下A4纸的办公桌,找起来有点烦,纸巾、衣服无处可放？,我们的目标,清洁,规范,有序,整齐,简洁,标准,
