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1、7A版优质实用文档写给职场新人的电邮使用指南不知不觉又到了同学们写毕业论文的时候。在找工作和真正的工作中，大家会经常接触电子邮件，我来提供一份（我觉得）简明易懂的电邮使用指南。概述今年3月8日，电子邮件之父和符号的发明者雷汤姆林森去世。截止当时，全球每天发送出去的邮件有1990亿封，至少有10亿用户在使用电子邮件。电子邮件是一种全球统一认可的沟通方式，任何上网设备都能够接受。尽管如此，在不同地区对电子邮件的使用频率和使用偏好却不尽相同。在欧美，人们把电子邮件作为与友人分享信息的最常用载体至少在Facebook出现之前是这样。之前几年的调查显示，新闻网站的文章被分享出去的最常用途径就是电子邮件。
2、有时，他们只是在邮件里面简单的说一两句话，把邮件当短消息使用。在日本，则是反过来把短信或曰彩信当邮件使用。因为早在功能手机时代，日本的手机就可以发表比140字的短信要长很多的信息，所以通过手机发送的专有格式邮件，成为日本人使用电子邮件的主要方式。而日本人动辄于一天内有上百封的留讯往来，基本上是把手机邮件当即时消息。而在中国，则是一开始就进化到了信息沟通的终极阶段即时消息。如果把我们的每一条即时消息，都算成是一条邮件的话，那么我们每天可能要发上千条“邮件”，比日本人更过分。比中国更晚，世界其他地区前几年开始也正在缓慢进入即时通信时代，电邮使用率在进一步下降。1.今日电邮的地位：正式的商务沟通工具
3、和工作档案习惯使用即时信息交流的人，还需要邮件吗？当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用： 跨部门联系的统一语言； 阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项； 正式工作报告，日常请示和审批； 工作项目的历史档案； 展示责任、维护权益，作为意见不合时和争端解决的依据。电子邮件的出现，打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念借自白纸黑字书写的邮件，而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月，信息的传输效率极低，根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具，使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速，真正使得异步沟通成为了可
4、能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复，这个时间既不短又不会太长。在空间上，人们以前要想打电话必须在固定的处所，收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的，尽管后来手机也实现了同样的目的，但电子邮件是一切的开端。同时，电子邮件也比其他的方式更早地实现了，即使不是在自己本人的设备上，也可以登录后查收属于自己的信息。因此，对于现阶段的人来说，在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下，电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式，商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言，比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话，打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话
5、很多时候都起到确认收到邮件与否的作用，所以有时并不是最正式的沟通手段。2.商务邮件的几条基本原则 谨记每一封邮件都是正式存档。 所以，不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定，没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。 不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。 私下交流怎么说都好，但作为“呈堂证供”的邮件，要是引起歧义和误解，麻烦就多了。 邮件是“笔谈”，对内宽松，对外正式。 内部沟通讲究效率，邮件应该直奔主题。而对外邮件，则一定程度代表自身素质和公司形象。 私人问题和网购等场合不要用公司邮箱。 实际上，非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。3.第
6、一步选择合适的邮箱刚刚走入社会的求职者，可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用QQ邮箱，或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言，一个人不会修改默认设置，只能随波逐流，给什么用什么，似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔，对其他公司最好也遵循同样的规矩。选用不存在网站旗下的Gmail是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自Gmail的邮件，所以不用担心。用Outlook或者苹果的邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话，网易系列邮箱，或者QQ邮箱的别名foG邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。你可以
7、把新申请的求职邮箱的邮件，以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱，但请务必注意接下来的设置：在信箱的寄件人姓名以及邮件签名的设置中，一定要写清楚真实姓名，以及必要的联系方式。在设置当中去掉信纸等花哨的东西。因为在网速不好的条件下，光是加载这些信纸就会耗费很长时间，使得邮件的真正内容被淹没。总而言之，在拿不准领导喜好如何的情况之下，需要把邮箱当中体现自己个性的部分全都先去掉。如果公司有要求，还应该按要求给自己的邮箱签名换上公司的统一模板。还有，请记得把简历保存为PDF格式。4.确定主题和收件人在写信时有一些基本的原则，但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人，有时候也会犯这个毛
8、病。 一封邮件只写一个主题。 在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的，所以宁可把所有的主题都拆开，分成四五封邮件发送，也不要把所有东西都写在同一封信里。 主题应包含所有核心关键点。 邮件的主题应该怎么写呢？比较下面两个主题： “报告” “GG部门3月1日下午关于GGG问题的处理结果报告” 不用说大家也知道该选择哪一种写法。 同一件事情的发起跟进考核在同一个线程完成。 所谓线程，是指原邮件，回复邮件，回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务的网页版，都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起，看起来像是聊天界面。所以，多次回复之后邮件标题有一长串的“Re
9、:Re:Re:Re:Re:Re:”，可以删掉多余的，只留下一个Re:就行。 紧急邮件发布同时在聊天工具，电话等地通知。 就像上面说的一样，打电话往往可以确保你联系到对方，起到确认收到邮件与否的作用。 仔细检查收件人。 首先，区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知，如果确有必要回信，只回复发件人，不要群回。 其次，“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道，但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大Boss。只有和你的直接主管达成共识以后，才抄送更高的领导。5.撰写正文 转发邮件时，要及时摘除不适合转发的信息。 在说其他事项前，这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”？简单说，没必要让
10、对方知道的都要删除，而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。 推荐去掉所有正文样式。 在有些邮箱（比如Gmail）选择纯文本，另一些（比如网易邮箱）选择系统默认的字体和字号，不要用奇怪的字体、字号或颜色。 长文字直接写入正文，不要只放在附件里。 如果文字带有图表，用（图1）（图2）等占位符表示图片位置，将配图命名为“图1.jpg”“图2.jpg”等插入附件。然后，再配上同样文字的DOC/GLS/PPT或者PDF格式副本。 在正文开头附上目录。 写完要检查，避免错别字。 对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说，就在邮件里怎么写。6.附件 要提示收件人查看附件。 邮件正文的副本要放在附件里。 如果是未定稿，采用DOC/GLS/PPT格式；如果是定稿，采用PDF格式。考虑到某些电脑不支持DOCG/GLSG/PPTG格式，保存时要选择兼容模式。 附件超过4个要压缩打包。 ZIP格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件（比如好压），切记不要直接点下一步，保存为它们专属的格式！ 一般不要发布特殊格式的附件。 比如，Gmind和Mindmanager同为思维导图软件，但格式不兼容。不过，它们都可以导出为图片或者PDF格式文件。请替收件人着想，他们很可能是在手机上看邮件。那么，祝各位求职和工作顺利！77A版优质实用文档
