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1、不繁琐的Excel,Company Logo,前言,Excel能决定企业存亡： 第一，对公司而言，决策数据影响企业的兴衰。Excel保存着大多数源数据，是决策信息获得的重要途径。 第二，对员工而言，用好Excel能够迅速完成预定工作量，避免因此加班加点的情况，有利于家庭和睦。 因此，掌握一些Excel常用的技法显得十分必要。,Company Logo,一、shift键有妙用,（一）“shift+拖放”移动行列 在进行行列移动时，一个比较笨拙的办法是先在目标位置插入列（行），然后剪切待粘贴的列（行），将其粘贴在新插入的空白列（行），最后再删掉剪切后留下的空白列（行）。如图1.1至图1.4所示。,
2、图1.1,图1.2,Company Logo,图1.3,图1.4,这一系列工作需要4步才完成。如果用“Shift拖放”，则只需要2步，比较方便。具体方法是：选中待调整的列（行），将光标移至该列（行）左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状，然后按住shift代键不放，拖动鼠标至待插入位置松开鼠标左键完成。（注意：松开鼠标左键之前，不能先放开shift键。）如图1.5所示。,Company Logo,图1.5,（二）“shift+拖放”增加空单元格 一列数据，如果漏输其中一个数据，其他数据只需往下移，则可以用“shift+拖放”增加空单元格。操作方法是：选定待增加空白单元格位置的上一个单元格，将鼠标放置
3、在选定单元格的右下边，鼠标变成十字形状，按定shift键，这些鼠标变成上下向中间空的形状，往下拖动，即可在这一列增加空白单元格。要注意的是，在这个过程中shift键不能松开。如图1.6。,图1.6,Company Logo,二、翻天覆地用“转置”,一份报表，在制作完之后才发现，在行的数据应该放在列，而在列的应该放在行，这个时候如果重做则费时费力，尤其是数据庞大时更是麻烦。一个便捷的方法是使用【转置】功能。方法是：复制所有数据，然后在待粘贴处右键选择【选择性粘贴】，勾选【转置】并确定。如图2.1，图2.2。,（左）图2.1 （上）图2.2,Company Logo,三、如此快速,（一）批量数据录
4、入选Ctrl+Enter 有时候，我们需要在多个单元格录入相同的数据。当然使用复制粘贴可以解决。但是这样会显得繁琐。使用Ctrl+Enter可以快速批量录入。方法如下： 第一，选定需要输入相同数据的单元格； 第二，什么都不要动，直接敲键盘输入内容； 第三，压住Ctrl按Enter（回车键）。 是不是发现神奇的效果？！原来批量录入相同数据可以这么简单！,Company Logo,（二）快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击【设置单元格格式】，从弹出的【单元格格式】对话框中选择【数字】选项；然后从【特殊】列表框中选择【中文大写数
5、字】选项。最后单击【确定】按钮即可。如图3.1、图3.2所示。,图3.1,图3.2,Company Logo,（三）快速得到合适列宽和列高 如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。这时怎么处理比较快速呢？ 第一，选中含有数据的各列，将鼠标移至其中一个列标题的右边框； 第二，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。,Company Logo,（四）批量转换日期格式 有时为了方便，在输入日期时直接输入yymmdd的形式，如891
6、017，现在需要统一为yyyy-mm-dd的格式，如1989-10-17，显然数据量大的时候不可能一个个修改。 最快捷的方法是，选定要转化的区域，点击【数据】【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选【固定宽度】，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤3对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。,Company Logo,四、那些标题,（一）编辑时让每页都显示标题 在编辑状态时向后翻页会看不到第一行的标题行，在操作数据时就会很不方便。这个问题很简单就可以解决，方法如下： 选中标题所在行的下面一行单元格，打开“窗口”菜单，选择“
7、冻结窗格”选项，上面一行就被固定了，无论怎么向下翻页，它都始终在第一行不会移动。如图3.3。,图3.3,Company Logo,（二）在打印时让每页都显示标题 在Excel中制作一个长表格时，默认打印时，并不是每页都会显示出顶端标题行和左侧标题列，它只会在第一页上显示，那如何能让表格打印出来时，每页都带有标题栏呢？有些人是直接将标题行复制再粘贴在每一页上，这样就多插入了没有意义的行，费时且麻烦，更是破坏了Excel数据的完整性。 可以这样设置：打开“文件”菜单，选择“页面设置”选项，弹出“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项和“左侧标题列”项中设置好要
8、显示的标题单元格，单击“确定”按钮。这样在打印长表格时，每页都会显示出标题的内容了,Company Logo,五、换行,（一）自动换行 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤: (1)选中欲设定自动换行的单元格或范围； (2)右键选择【设置单元格格式】； (3)在【单元格格式】对话框中选中【对齐】标签； (4)勾选【自动换行】并确定。 （二）强行换行 同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是：光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键。(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能。),Company Logo,六、文
9、本和数值,文本 1. 文本数据是具有说明性、解释性的内容。文本数据可以是任何字符。 2. 默认情况下，文本格式为左对齐 3. 在用SUM等函数时，文本不参与计算。,数值 1. 数值有多少，大小的具体的意义。 2. 默认情况下，数值格式为右对齐 3. 在用SUM等函数时，数值参与计算。,文本 数值,Company Logo,（一）文本格式设置 设置文本格式，可以选定待输入的单元格，然后右键鼠标选【设置单元格格式】，从弹出的对话框选择【数字】，单击【文本】，确定就行了。 也可以在输入文本数据前，先输入英文的引号【】,然后再输入其他数据，就可以了。如图6.1、图6.2所示。,（左）图6.1 （上）图
10、6.2,Company Logo,（二）奇怪的“0”值 1. 一般情况下，在单元格输入0102这类前面带有0的数字时，此时单元格默认其为数值而不显示前面的0。那么该怎么办呢？如（一）所说，设置文本格式就可以了。 2. 一般来说，在单元格里，如果要输入小数点后为“0”的数值时，单元格是显示不出小数点后面的“0”的，这个时候就需要设置数值，选定需要设置的区域，右键鼠标选择【设置单元格格式】，在弹出的对话框中选【数字】，单击【数值】，在右边设置需要显示的小数位数即可。,Company Logo,七、vlookup函数初用,给定一份员工姓名及工号的表格，另外一份只有姓名，需要查出他们的工号该怎么操作呢
11、？这个时候需要用到vlookupv函数。 lookup是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。它的基本语法为： vlookup（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确or模糊查找),Company Logo,1. 查找目标：就是你指定的查找的内容或单元格引用。 2. 查找范围：指定从哪个范围中进行查找。需要注意两点：（1）查找目标一定要在该区域的第一列；（2）该区域中一定要包含要返回值所在的列。 3. 返回值的列数：是指返回值位于指定查找区域的列数。 4. 精确or模糊查找：精确即完全一样，模糊即包含的意思。 指定值是0或FALSE就表示精确查找，而
12、值为1或TRUE时则表示模糊。,Company Logo,下面举例说明。如下图7.1所示，要求根据右边的姓名，查找姓名所对应的工号。,图7.1,Company Logo,首先，选定单元格G1，输入=vlookup（ 这时，会显示出vlookup的语法，如图7.2,图7.2,Company Logo,接着，将鼠标点击F列，这个时候发现函数会自动填写F:F，如图7.3意思是F列的内容就是指定要查找的内容。我们要根据F列的姓名在左边进行查找。,图7.3,Company Logo,上一步操作完后，需要手动输入【，】，再将鼠标选定A列和B列区域，如图7.4。,图7.4,Company Logo,在这一步
13、，A:B就是需要查找的范围，如果选择的是A2:B11的区域，则需要设置固定引用 $A$2:$B$11。 接下来就是返回值的列数，因为我们要查的是工号，在查找范围里，工号相对的位置为2，所以，我们在这里输入2。如图7.5所示。,图7.5,Company Logo,最后一步是输入精确查找还是模糊查找，在这里我们输入精确查找，即输入0，然后收括号，输入），再按回车键。这个时候，工号显示出来了。如图7.6、图7.7。,图7.6,图7.7,Company Logo,选定G1单元格，将鼠标放在单元格右下角变成十字，然后向下拖动，自动填充函数，工行就显示出来了。我们发现后面三个显示“#N/A”。如图7.8所示。这说明在查找范围是没有这三个人的。这时就需要查找是什么原因啦。,图7.8,Company Logo,总结,Excel的中文意思是：超越。自诞生至今已有几十个年头了，它的功能越来越强大，用户也不断变换花样使用，这是一种超越。 做任何事情，不仅要知其然，更要知其所以然。一问三不知是不可取的。只有了解，才能融人，直到掌握。只有掌握了，你再去运用它时，你会有新的想法，会产生新的解读。这也是一种超越。 Excel需要超越，自我也需要超越。人生的本质就在于超越！,谢谢！,
