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1、前课知识点案例分析2006“秘书门”事件,导火索：下班锁门引起总裁不满,“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。,出乎意料：秘书回了咄咄逼人的邮件,“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件
2、事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”,邮件被数千人转发,近一周内，该邮件被数千外企白领接收和转发，几乎每个人都不止一次收到过邮件，很多人还在邮件上留下诸如“真
3、牛”、“解气”、“骂得好”之类的点评。其中流传最广的版本居然署名达1000多个，而这只是无数转发邮件中的一个而已。,女秘书已离开公司,邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。 尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。 瑞贝卡明白：“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。,请同学们讨论并回答,领导错了？秘书错了？,从秘书角度分析,第一，礼貌待人是一个人基本的素质，更何况她作为EMC的高级秘书，而且是对老板回信。 第二，职业素养问题，秘书利用职务之便，将邮件发给那么多分公司也是不对的。 第三，公司
4、内部的事应该内部解决，不应该将事态扩大，严重影响公司的形象。 第四，秘书的职责。,第三次课 秘书部门,四、股份制企业集团中的 秘书部门,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,一、秘书部门概述,本节点睛,五、临时性秘书机构,六、秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门,秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞台。,一、秘书部门概述,秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理， 推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进 行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机 构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人 员在其中从事秘书工作的机关。,广义： 它是具有参谋助手
5、、沟通协调、督促检查 等作用，为领导工作和机关服务的办事机构， 它不仅指各级负责综合性工作办公厅（室）， 而且包括其下属的行政、秘书、档案、机要、 调研、信访、总务、保卫等部门。 狭义： 它仅指直接为领导工作服务的办事机构， 即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等 部门。,一、秘书部门概述,秘书部门作为党政机关，企事业单位的机构， 其地位和功能与职能部门有所不同。如表1-2所示。,表1-2 秘书部门与职能部门的区别,一、秘书部门概述,秘书工作机构的设置一般遵循以下原则 （见图1-2）。,图1-2 秘书机构的设置原则,一、秘书部门概述,二、行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单
6、位、企业 以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘 书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府 机构设置（见图1-3）。,图1-3 各级政府机构设置,全 国 人 大 常 委 会,国 务 院,各省 （直辖 市、 自治 区） 政府,地 方 政 府,县 （区） 政 府,乡 （街 道） 政 府,村镇 （居委 会） 政府,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是 机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部 门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,二、行政机关的秘书部门,姓名：潘基文 祖籍中国河南荥阳。出身于阴城郡。
7、1970年2月在首尔大学外交学科毕业、同年 2月高等外交官试验合格、同年 3 月加入韩 国外交部。1972年担任韩国驻印度大使馆副领事、1974 年升任二等书记。 2006 年10月9日联合国安全理事会投票通过潘接替 安南，成为第八位联合国秘书长，第二位来自于亚洲的 联合国秘书长。 他将于 2007 年 1 月1日出任联合国秘书长一职直至 2011年12月31日任期期满。,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的 行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置 的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。 由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种 多样，大体有
8、四种形式，如表1-3所示。,三、公司企业的秘书部门,四、股份制企业集团中的秘书部门,董事会秘书“董秘”,董事会秘书（董秘），是由董事会直接任免的高级管理职务，是企业构建规范的治理结构的重要人物之一。,“董秘”的特殊之处,首先，在公司中的地位不一样。董秘是由董事会直接聘任的公司高级管理人员，这是在股票上市规则、上市公司章程指引等很多文件里规定的。而像董事长秘书等都是董事长等高管或公司人力资源部聘用的。 其次，工作职责和内容不一样。董秘的职责和工作内容包括：负责组织筹备股东大会和董事会；组织实施投资者关系管理；组织信息披露；协调与监管部门的关系，确保公司规范运作；策划公司资本运作与企业直接融资；联
9、系股东、券商、媒体等日常事务；协调董事会，监事会及经理层的内部工作等等。而一般的秘书是听从领导的安排。 第三，服务的对象不一样。董秘由董事会聘任并对董事会负责，工作的主要对象包括董事会、管理层、公司股东、中小投资者、机构投资者、监管机构、中介机构等公司相关利益人，从中起到桥梁和纽带作用。而一般秘书基本是一对一的服务。,董秘的职业前景,好的方面：综合能力强，稀缺，公司高管升迁的对象。 不好的方面：职业风险不容忽视 （案例：伊利事件）,五、临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在 实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子， 主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织 重要的活动或会议等成立
10、的一段时期内的秘书 机构。如设立的 “第十八届大连国际服装节筹备组”。,六、秘书部门的内部工作系统,（一）党政机关中秘书部门的内部工作系统 各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几部分（见图1-4）。,图1-4 党政机关中秘书部门的内部工作系统的组成,（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统,公司企业中秘书部门的工作系统（见图1-5）。,图1-5 公司企业中秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,（一）秘书部门的地位 秘书部门在工作中处于领导中枢和职能部门之间，是上情下达，下情上呈的枢纽。其地位可从以下三方面考虑,图1-6 秘书部门的地位
11、,（二）秘书部门的职能,辅助管理 秘书工作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”， 贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书 工作是单位和组织管理工作的一部分，主要是以辅助领 导实现管理目标的形式来体现职能。辅助管理的职能主 要有两方面体现（见图1-7）。,1,图1-7 辅助管理的职能的体现,综合服务 秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合 服务的职能。秘书部门综合服务的职能主要体 现在两个方面（见图1-8）。,图1-8 秘书辅助管理和综合服务职能的体现,2,（二）秘书部门的职能,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门领导主要指秘书工作的直接管理者，也 就是秘书的上司领导，一般称“办公室主任”。 其工作 职能（见图1-9）。,图1-9 秘书部门领导的工作职能,作 业,1、分析在同一组织中，秘书科与文书科、机要科的职能有什么不同？ 2、分组筹备组建虚拟公司，公司机构完整，各部门管理有一定条理性，活动规范，有一定业务实力，能为秘书工作展示提供活动空间。 3、设定一名秘书主人公，假定其为高职文秘专业毕业生（你），按公司领导要求做一系列秘书参谋、助手工作。,
