第七章__会议现场管理

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1、第七章 会议现场管理,第一节 会议现场注册,会议的现场注册是所有会议代表抵达后，接触到的第一个会议活动，能否从一开始就给他们留下一个良好的印象，注册工作的现场管理起着直接的作用。,一、注册台的要求 （一）注册台地点选择 注册台应选择在举办会议的会议中心或宾馆的大堂，要有足够的空间。 （二）注册台的标识 注册台要有该会议明显的标志，包括会徽、会议缩写、举办时间等内容。 （三）注册台的搭建 最好采用标准展板搭建的方式，分为前后两个区域。,二、注册分工 （一）预先注册 凡是那些在会前已经办理了注册手续并按规定交纳 了注册费的会议代表，要求他们在注册台的这个区域进行注册。90%以上的会议代表在会前完成

2、注册和付费手续，因此这部分的区域应该安排得足够大。 （二）现场注册 凡是那些会前没有办理任何注册手续或提交了注册表而未交注册费的会议代表，要求他们到现场注册台 办理注册和缴费手续。现场注册代表不超过会议代表总数的10%，因此安排3至4名工作人员就可以。,（三）旅游和票证服务 举办大型会议时，总会有一些会议代表和他们的陪同人员选择参加会议组织的旅游和社会活动，需要安排一些人负责这些活动。 （四）领取会议文件 许多大型会议发给会议代表的文件很多，包括论文（摘要）集、日程、参会须知、礼品和资料包等。在注册代表时发给代表领取会议文件的票，在整个会议期间代表都可以凭票取文件,（五）会议专业服务 在会议期

3、间，很多代表经常会对会议的专业活动内容进行咨询；有的会议代表还有可能要求改动预先安排好的演讲时间；有些代表作演讲时还会向会议组织者提出要求一些特殊的设备。 （六）会议管理组 以上五个工作小组都是为会议代表直接提供服务的，而会议管理组则是总的会议管理者。会议是否能够组织得有条不紊，完全取决于这个组的工作。,三、注册时间 （一）会前从哪天开始注册 规模小于1000人，安排1天时间；大于1000人，安排1天或2天的时间 （二）每天从什么时间开始注册 通常会议的日程都安排得很紧凑，为了能够服务于会议代表，每天注册时间应该安排在会议日程开始的前半小时。,（三）注册是否也有“午休” 通常中午是会议的休会时

4、间，但却是注册台最忙碌的时间，一些代表经常会利用这段时间前来咨询，工作人员可以轮换休息，错开就餐。 （四）注册结束时间 中小型会议在会议代表注册基本完毕后即可关闭注册台，代表如有任何问题可以直接到会议秘书处的工作间去解决。,四、根据注册数据对会议活动的调整 （一）会议程序 （二）会议会务 （三）旅游,第二节 会议社会活动安排,一、会议开幕式安排 （一）开幕式时间 会议的开幕式可以安排在会议正式开始前的前一天晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天上午。 （二）开幕式地点 开幕式的地点取决于会议代表的人数。,（三）开幕式会场布置 （1）背景板和横幅 会场的标志物是背景板或横幅。有的会议既有背景板也

5、有横幅，有的会议二者取一，这没有惯例，完全由组织委员会商定。 背景板由三部分内容组成：一是会议的会徽和有关组织的徽章，二是会议的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点，三是会议的主办单位。横幅上的字一般采用白色。,（2）主席台 最常用的是在主席台的中央正前方摆设一条长条桌，长度根据开幕式时上主席台的人数而定。 长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸与笔。 2、会议代表席的布置 通常采用两种方式：工作会议通常采用课堂式；而一般的大型会议选用剧院式。代表席又可以分成三部分，贵宾席、代表席和记者席。,（1）贵宾席 贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还加上长条

6、桌，甚至也摆放桌签和茶水 （2）代表席 按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多。 （3）记者席 会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，一般都将记者席设在二楼的前几排。,3、贵宾室的布置 （1）贵宾接待室的位置 会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以方便贵宾的接待。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。 （2）贵宾接待室的布置 贵宾室摆放沙发和茶几。茶几上要有饮料和鲜花，门口处设立签到台，预先放好签到簿和笔,4、开幕式的程序 开幕式在会议所有活动中占有最重要的地位。许多大型会议尤其是国际会议的开幕式都会邀请国家领导人参加并致辞。 （五）

7、贵宾的接待 1、邀请贵宾 出席会议的贵宾分为两部分。第一部分是参加会议的人员，主要包括有关组织的负责人、学科带头人、国际会议东道国的会议机构负责人。第二部分是专门邀请来参加会议开幕式的人员，主要包括三种人员，第一种人员是国家级的领导人，第二种人员是本行业的领导，第三种人员是赞助单位的领导。,2、贵宾的现场接待 开幕式的前半个小时，会议组织者要安排级别相当的领导在会议中心或宾馆的大厅门口迎接贵宾。 3、外请贵宾活动的安排 当会议代表基本落座后请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下贵宾席的贵宾入座，然后再请上主席台的贵宾入座。外请贵宾参加会议的主要活动就是参加开幕式，开幕式结束，通常将不再参加其他的任

8、何活动。如果有附设展览，会议组织者也经常邀请贵宾出席展览会的剪裁仪式，然后参观。,（六）代表进入会场 如果举办开幕式的会场就在代表居住的宾馆附近，组织代表进入会场将是一件比较简单的工作。通常开幕式可提前半个小时允许代表入场，特别情况下可提前一个小时。对于被邀请来参加开幕式但又不进入贵宾室的贵宾，也要安排专门的工作人员负责为他们引位。 （七）新闻记者的接待 会议组织者应该在会场附近设立记者接待站，记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关的会议材料。,（八）安全保卫 安全保卫工作在开幕式中也是非常重要的，特别是如有政府领导人参加开幕式。会场布置结束后，公安人员和负责会议保卫的工作人员对会场要

9、进行认真的安全检查，排除任何可能的安全隐患。 （九）交通安排 会议开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，交通的安排主要是为了参加开幕式的贵宾。会前，会议组织者要和当地的交通管理部门制定行车路线，印制参加会议开幕式的特殊车证。,二、欢迎招待会（宴会） 三、“茶/咖歇” 四、欢送（闭幕）宴会 五、闭幕式 会议可以在全部专业活动结束后举办会议的闭幕式，可以将闭幕式安排在最后一个单元的大会演讲后面。闭幕式的时间一般只有半小时，因此程序也非常简单。,第三节 会议专业活动安排,一、会议报告安排 （一）会议最终日程 会议要发给每位代表一本会议最终日程，要全面、系统和详细地将会议三部分演讲以及其他一些

10、专业活动介绍给会议代表，包括：每位特邀大会演讲人和分组口头演讲人的姓名、国籍、工作单位，作演讲的日期和具体时间，演讲的编组序列号已经对应的会议室；每位张贴演讲人的姓名、国籍、工作单位，张贴演讲的日期和具体时间，张贴演讲的编组序列号以及对应的壁报板。,（二）会议演讲人索引指引 为了方便会议代表的查询，还要提供演讲人索引，这是由于会议代表参加会议特别是参加专题会议的目的性是非常明确的。为方便会议代表能够及时准确查阅到所感兴趣的演讲和找到相应的会议室，最后日程提供要按演讲人的姓的英文排序编制的索引。也可以是大会演讲人的索引、邀请演讲人的索引、普通口头演讲的索引，还包括主持人的索引。,(三）会议室索引

11、提供 为了便于迅速查找，也要提供会议室的索引，内容包括三项，即会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在的楼层，并应配上所有会场的平面分布图。 （四）日程的变动和演讲的调整,二、会议室和设备安排 （一）会议室安排 1、特邀大会演讲 2、专题演讲会安排 3、张贴论文的场地安排 （二）会议设备安排,第四节 会议餐饮活动安排,一、欢迎招待会（宴会）的安排 （一）时间的选择 可以安排在会议正式开始前一天的晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天晚上，完全由会议组织者确定。 （二）地点的选择 会议餐饮活动应该安排在会址内或者附近，尽量避免动用交通车，特别是将欢迎招待会安排在会议正式前一天晚上。,（三）

12、形式 欢迎招待会一般采用冷餐自助方式。根据参加招待会的人数，设置菜台和饮料台。有的欢迎招待会还摆设数量不多的桌椅，以方便少数年龄比较大的代表进餐。 （四）餐单 1、菜单 ：我国举办会议的冷餐招待会和国外很大不同，包括热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果和红酒、啤酒和其他软饮料。,2、酒水 包括红酒、白葡萄酒、啤酒和其他软饮料。酒水的结算方式可分为价格包干和实报实销两种。 （五）现场人数的修正 激活所有会议餐饮活动实际参加人数与预订时的人数都会相差很大，餐饮服务方会允许会议组织方在一定范围内修正预订人数。为减少人数，组会方希望允许修正的时间尽量定晚一点。,（六）欢迎招待会的入场 （七）欢迎招待会的过

13、程控制 （八）结算,二、欢送（闭幕）的宴会安排 （一）时间的选择 闭幕宴会通常安排在会议正式结束的前一天晚上，或是安排在会议正式结束的当天晚上。 （二）地点的选择 大型会议的宴会更应尽量安排在会址内或附近。 （三）闭幕宴会的形式 闭幕宴会如果安排在室外，一般采用冷餐自助方式，它的要求和欢迎招待会一样。,（四）闭幕宴会的菜单 1、菜单 闭幕宴会的菜单可选用一两道中国各个菜系具有代表性的菜搭配而成。 2、酒水 闭幕宴会的酒水种类包括红酒、白葡萄酒、啤酒和其他软饮料，没有特殊原因一般不安排烈性白酒。,3、其他特殊要求 宴会要专门为部分穆斯林和素食者代表就餐用的桌子，桌上要摆放明显标志。 （五）人数的

14、预定 闭幕宴会的费用若不包括在注册费中，则预定人数就是卖出的宴会票的数量。若包括在注册费内，可能会有一部分代表因各种原因不能参加，给会议带来很大浪费。会议组织者在预定宴会时，一定要和餐厅协商好，确定最后调整宴会人数的时间。,（六）闭幕宴会的程序 三、茶歇的安排 茶歇每天可以安排两次，上、下午各一次，会议举行到一个半小时或两个小时开始进行。 四、会议午餐的安排 这样做的好处就是全体代表统一就餐，有效节省了午餐的时间。,注：文本框可根据需求改变颜色、移动位置；文字可编辑,POWERPOINT模板 适用于简约清新及相关类别演示,1,2,3,4,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,

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