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1、佛山项目部检查情况通过对项目部材料员的交流沟通以及对日常业务流程和业务内容的检查，存在的问题主要体现在以下几个方面：一、 信息沟通上存在的问题1、材料负责人是在整个项目部物资管理工作起到承上启下、衔接沟通的重要作用。通过多方了解在项目部材料负责人与材料员之间缺乏信息沟通。从而造成各自为阵，各行其是，一盘散沙的局面，。2、作为材料负责人，在内部要做到：一是对上，要及时与项目部领导进行工作汇报；二是对下，要对自己所管辖的人员业务工作进行督促、检查、核实准确性。3、在外部要做到：一是对业主物资供应部门及时进行沟通交流，掌握甲方的物资管理规范及要求，同时对甲供物资的到货情况及时进行跟踪掌握物资的动态，
2、催促到货保障生产；二是对供应商的管理、合同的履行与追踪。无论是甲方指定供应商还是自采物资供应商，都必须通过沟通了解和掌握供应商的基本情况和动态。在合同的履行与跟踪上，要定期和不定期的与供应商联系，对所采购的物资进行建造、货源的组织以及到货情况等进行跟踪掌握，催促到货。4、管理理念上缺乏沟通，不能够与项目部的管理和公司的物资管理同步，没能很好的融洽在项目部的管理氛围之中。存在脱节，自我边缘化，以自我意识为主，毫无头绪，盲目的操作程序进行管理。5、建议：1）物资的管理工作必须要做到，思路清晰，要与公司物资管理工作和项目部管理同步运行。要按照相关的管理程序，谨慎操作；要以实事求是，认真负责的态度去工
3、作。要学会自检、互查，通过查找出来的问题，及时整改，及时纠偏。2）材料员内部之间要经常性的进行沟通交流，物资管理工作不是哪一个材料员能够独立完成的，需要的是相互之间的共同协作。3）物资的管理工作能否运行的顺利除了材料员内部之间要沟通协调好，同时与项目部各部门之间的沟通、协调、配合都是紧密相连至关重要，没有各部门的支持与配合要达到预期的物资管理目标是很难实现。2、分工管理上存在的问题分工不合理。材料负责人没有认真负责的担负起物资管理工作的责任，在分工上没有明确，造成物资管理工作没有头绪。同时也暴露出在业务管理的程序上存在不明白、不清楚的问题；在业务知识上掌握的比较肤浅，不熟练的问题。程序上的不明
4、白，业务上的不熟练，也就无法在分工上进行合理的分工，因此造成管理上不协调。建议：在分工上采取以下两种方式：第一种方式：在明确项目部材料负责人的情况下，日常管理还是由材料负责人统一管理。按照甲供料管理、自购料管理、仓库保管岗与核销岗管理进行划分。1）负责甲供材料的 1 名材料管理员。具体工作内容是：与甲方之间的沟通，业务上的具体操作，所领物资的交接单据凭证，以及物资的验收、发放、退料、备品备件的移交等相关业务手续工作。2）负责自购料的 1 名材料管理员。具体工作内容是：依据预算料表或机组提报的经项目领导审核后的需求计划-进行自购料的平衡-物资采购申请计划的编制审核-供应商的选择（供应商的管理）-
5、实施方案的编制审核-招标管理程序- 合同系统平台的录入-各科室对合同评审的催促-合同的履行与跟踪（催货）-进货记录-到货物资的验收和记录-物资的入库（产品的质量验收记录和相关资料的收集、移交手续的办理）-材料发放（登记）-现场剩余材料的回收清单、退库手续的办理-报废物资的处置手续办理-供应商的考核等一系列工作要按物资管理流程操作。要做到每一步自己要清楚，要明白，以数据的真实性来说话。总之要物资管理就是流水账要有依据和凭证、有可追溯性。3）负责保管核销岗位工作的 1 名材料员。具体内容是：一是对库内物资要按照物料的性质对物资进行分类管理，大件物资与小件物资有区域划分，易燃易爆物品单独存放管理不可
6、混放。二是甲供料区与自购料区要进行界面划分，不得混放造成材料在发放上存在错发、错领现象，影响工程施工。三是在入库验收过程中库内要设立标志牌进行区域划分，即：待检区、合格区、不合格区。对合格的物资要注明“合格”并在合格物资上用记号笔进行标识（名称、规格型号、材质等） ，或建卡上架。不合格物资要单独放在不合格区，坚决不准发放，并通知采办人员与厂家联系协商办理退货手续，同时追要补发材料。对因不合格品影响工程施工的要及时上报项目部处理。四是发放。对已验收合格入库的计划用料发放，领料人员必须凭由技术人员确认签字的领料单领料。保管员根据领料单，要求领料人必须先签字后领料。不签字的可以拒绝发料，没有领料单或
7、计划外的物资一律拒绝发料。五是油料管理。油料在全公司物资采购中所占比例与材料采购基本处于 1:1 的比例。因此针对油料消耗存在的问题，公司于 2012年就加强油料消耗管理采取了一些措施。通过油料加油记录的推行，实施从加油站油料发放到车辆里程表数据统计（完成工作量）的确定一直到用油人（机组长）的实名制签字确认进行监控。六是器材明细台账的建立。要做到器材明细台账、物料的标识卡与库存实物一致。即：（帐卡物一致） 。七是单项工程的核销。依据拨料单核销联，对项目部所承建的单项工程建立核销台账。与预算部门相结合，准确核实出单项工程成本台账，同时对材料成本进行总结分析，查找存在的问题和形成的原因，上报项目部
8、领导。八是要做到“日清月结” 。按公司相关部门要求及时准确的上报各类报表。 （年度，季度，月度）物资需求计划报表、 （年度，月度）资金计划报表、库存余额报表、盘点表、帐外物资报表、积压物资报表、油料报表、器材明细台账、单项工程核销台账等等。第二种方式：按项目工程划分根据项目部单项工程进行划分，即 2 名材料员每人单独负责多个单项工程的甲供料和自购料的管理。1 名材料主要做保管核销岗位工作内容。需要强调的是这两种方式遵守的原则是：分工不分家。3、日常业务工作上存在的问题1、 需求计划管理上主要是物资采购申请计划表的提报不准确重点有以下 3 个问题。1）器材名称、规格型号填报不符合填报要求，未按照
9、物料标准名称提报，而是用采用地方方言提报物料名称。此类问题影响采购物料的准确性。2）计量单位的量词错误较严重。在这次检查中物资的计量单位错误的定义比较突出，主要是因为材料员对物料料性不了解、不明白、不清楚、不会换算。3）技术要求及标准提供的不准确。从而造成物资张冠李戴，引发错误性的采购、重新采购等问题，最终形成物资的积压、无法退货等不良后果。建议：物资采购申请计划表的提报，严格按照预算或物资需求的施工机组提报的标准名称、规格型号提报，严禁擅自更改名称规格。材料员对业务知识掌握不熟练的可以通过网络或五金手册学习掌握物资料性知识。同时要养成良好的工作习惯，做到随身必备“四件宝”一把卷尺、一支笔、一
10、个工作日志本，一本五金手册，通过日常工作中点点滴滴的知识积累，逐步掌握要领，提高业务水平。2、 验收单、拨料单填写不够规范、不严谨，存在较大风险。1）验收单和拨料单流水号重复使用不符合要求，流水账号如同一个人只有一个身份证。2）验收单和拨料单存在代签、多人姓名的签名笔记和笔锋均出自一人之手问题。严重违规现象，风险较大。3）验收单上采购经办人与拨料单上领料人均为一人现象。严重违规现象，风险较大，存在的隐患为虚开发票。4）验收单上存在没有发票号的现象，以致造成无法对材料发票进行查询，材料的来源，材料的真实性，均无可追溯性。5）拨料单上的物料是哪个施工机组用料，用于哪个项目工程和用途没有明确，从而造
11、成单项工程核销失去准确性。6）通过查询验收单和拨料单，发现项目部的物资从入库到出库存在进多少出多少的问题。此类现象比较普遍，且存在的以领代耗现象。最终形成帐外物资（小金库） ，风险较大。建议：认真梳理流水账号，理顺大类-月份-流水账号的关系。杜绝代签现象，签名出自一人之手的事件存在，要实事求是、严格谨慎的按要求执行实名制签名制度。明确谁主管谁签字、谁经办谁签字、谁验收谁签字。采购经办人与领料人不能一人兼容（即，自己采购，自己领料） ，必须分离，规避风险。3、进货记录、验收记录、发料记录不全通过检查 2013 年度自购料和甲供料记录的资料反映出，进货记录不全，没有建立器材验收记录、器材发料记录，
12、从物资到货-验收-发料没有可以追溯的痕迹，项目部的物资管理情况处于失控状态。对物资材料的产品质量检验情况、到货数量的核实、材料的流向等等更无证可查。可能存在的风险：一是产品质量没有验收记录无法证实产品的合格率，是否有未经检验的产品存在的情况，不合格品是否运用在项目工程上，产品质量存在风险。二是到货实物数量与到货清单是否一致，与合同订单数量是否相符，是否存在供应商少发货现象，在未经验收盲目的在到货清单上签字，会造成材料采购资金的流失。三是合格证资料的是否齐全，是否存在只送货没随货带资料的情况，造成不能及时的进行材料报检，延误工程进度。在资料不齐全的情形下，材料验收人员可拒绝验收入库。四是发料无记
13、录，无法追踪物资的使用方向和流向，同时无法进行单项工程的成本核销。五是材料的库存数量和金额无法真实体现，形成积压物资、帐外物资或大量的剩余材料，造成无法正常平库、重复采购、浪费采购资金等不利因素。建议：严格按照物资管理规定执行，认真做好各类物资的进货记录；控制好材料的验收程序，如实填写验收记录；在发料上以技术员确认的领料单为依据，执行先签字后领料的程序，严格控制计划外领料，如实做好发放记录。4、器材明细台账不及时，填写内容不规范，台账账目数据、金额错误较多。一是通过检查台账上只能查到 1-5 月份账目，5 月份之后台账没有及时的建立起来；二是台账上填报的物资名称、规格型号、计量单位、单价记录不全，无法核实台账与实物的真实性。三是台账的收入、发出、库存不平衡，没有掌握收入、发出、库存之间的关系，账目不清。建议：重新建立 2013 年度器材明细台账；按照台账内容及标准填写物资名称、规格型号、计量单位、单价等条款；尽快掌握收入、发出、库存之间的关系，理顺账目。5、没有建立单项工程核销台账。建议：在本年度末将 2013 年度单项工程核销台账核销完毕。及时将项目部工程材料成本真实有效的提供出来，上报项目部相关部门审核。检查人：张明华
