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1、Access实例教程,潘明寒 赵义霞 主编 中国水利水电出版社,ACCESS实例教程,数据表的操作(第2章),1,建立表结构 2,向表中输入数据 3,建立表对象之间的关联 4,操作表中记录 5,设置数据表格式,本章要点:,2.1 建立表结构,数据表由表结构和表记录两部分组成,建立表结构在表的设计视图中完成,表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。,2.1.1 表的设计视图,一个表要围绕一个主题设计字段,每个字段都应该是最小的逻辑部分,计算字段或推导字段不要作为表中的字段。,2.1.2 字段的命名规则,字段的命名规则如下: 1字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符,第 一个字符不能
2、是空格。 2字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西 文双引号。 3字段长度为164个字符,在Access中一个汉字当作一个 字符看待。,2.1.3 字段大小 字段大小用来定义字段所使用的存储空间大小,是字段值所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小,其他类型的字段由系统分配字段大小,例如,“出生日期”是日期/时间类型,字段大小为8,“婚否”是逻辑类型,字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。 2.1.4 字段的数据类型 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种,分别是:文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、
3、OLE对象、超链接、查阅向导。,1文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如:学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5,则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50,最多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。 如文本型数字按升序排序:1、10、100、2、20、200 2备注型 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如:备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时,应该定义该字段为备注型。 备注型字段大小是不定的,由系统自动调整,最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。,3数字型 数字型字
4、段存放数字。如:工资、年龄等,数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定,常用数字类型有以下几种: (1)字节,存放0255之间的整数,字段大小为1。 (2)整型,存放-3276832767之间的整数,字段大小为2。 (3)长整型,存放-21474836482147483647之间的整数,字 段大小为4。 (4)单精度型,存放-3.4E383.4E38之间的实数,字段大小 为4。 (5)双精度型,存放-1.79734E3081.79734E308之间的实 数,字段大小为8。,4日期/时间型 日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如:出生日期、入校日期等字段
5、都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节,由系统自动设置。 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。 5货币型 货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8,由系统自动设置。 向货币型字段输入数据时,系统会自动给数据添加2位小数,并显示美元符号与千位分隔符。,6自动编号型 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号,长整型,字段大小为4,由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段,该字段中的顺序号永久与记录相联,不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后,系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数
6、值。 例如,输入10条记录,自动编号从1到10,删除前3条记录,自动编号从4到10,删除第7条记录,自动编号中永远设有7。 与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段,增加数据的安全性。,7是/否型 是/否型字段存放逻辑数据,字段大小为1,由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如:婚否、团员否。所以,是/否型数据又被称为“布尔”型数据。 是/否型字段内容通过画“”输入,带“”的为“真”,不带“”的为“假”, “真”值用true或on或yes表示, “假”值用false或off或no表示。,8OLE对象型 OLE(Object Linking and Embedding)的中文含义是“
7、对象的链接与嵌入”,用来链接或嵌入OLE对象,如:文字、声音、图像、表格等。 表中的照片字段应设为OLE对象类型。 OLE对象型字段的字段大小不定,最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。 9超链接型 超链接型字段存放超链接地址,如:网址、电子邮件。 超链接型字段大小不定。,10查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型,所不同的是该字段保存一个值列表,输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询,也可以来自定义的一组固定不变的值。例如,将“性别”字段设为查阅向导型以后,只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。
8、 查阅向导型字段大小不定。,2.1.5 设置字段属性,字段属性是字段特征值的集合,分为常规属性和查阅属性2种,用来控制字段的操作方式和显示方式。 不同字段类型有不同的属性集合。,1,输入掩码:字段的输入模板,有效性规则是一个条件,用来为字段的值定义数据范围和数值要求。如果输入的数据不符合有效性规则,将给出提示信息,并且光标停在原处,直到输入正确数据为止。 注意,有效性规则的设置不能与默认值冲突。 例如:性别字段只能输入文字男或女, 用:“男“ or “女“。 例如:年龄字段的范围是大于0, 用:0。 例如:出生日期的字段范围是2001年, 用:=#2001-1-1# and =#2001-12
9、-31#。,2有效性规则,2.1.6 建立表结构 一个“学生信息”表的结构,2.1.7 主键,若一个字段的值可以惟一标识表中的记录,则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录,可以将“学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。 主键可以保证数据输入的安全性,作为主键的字段禁止重复值,也不能为空。主键还用于在表之间建立关系,建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。 主键类型有3种:自动编号、单字段、多字段。,2.2 向表中输入数据,向表中输入数据可以直接输入或导入外部数据。从外部获取数据有导入和链接两种类型,导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关。链接的数据只
10、在当前数据库形成一个链接表对象,其内容随着数据源的变化而变化。,2.2.1 打开表的数据表视图,1在表的设计视图状态下,单击“数据表视图”按钮。 2在表的设计视图状态下,“视图”菜单“数据表视图”。 3在库中选取表单击“打开”按钮。 4在库中双击一个表的名字。,输入OLE型数据 单击某记录的“照片”字段“插入”菜单“对象”对象类型选“画笔图片”单击“确定”按钮在画笔窗口单击“编辑”菜单“粘贴来源”在磁盘中选图片双击图片将图片粘入画笔窗口关闭窗口。,2.2.2 向表中直接输入数据,例:导入txt文件作为表,2.2.3 向库中导入txt文件作为表,(1)在数据库窗口中单击表对象单击“新建”按钮选“
11、导入表”“确定”选文件位置选文件类型为“文本文件”选文件单击“导入”按钮。显示:,(2)单击“下一步”勾选“第一行包含字段名称” 单击“下一步”选“新表中”单击“下一步”给xh字段的数据类型选“文本”。,(3)单击“下一步”选“不要主键”单击“下一步”给表起名为“成绩”单击“完成”按钮。,2.2.4 向库中导入电子表格作为表,例:导入xls文件作为表,(1)在数据库窗口中单击表对象“文件”菜单选“获取外部数据”选“导入”选文件位置文件类型选“Microsoft Excel”选文件单击“导入”按钮。显示:,(2)单击“下一步”勾选“第一行包含列标题” “下一步”选“新表中”两次单击“下一步”选“
12、不要主键”“下一步”给表起名为“体检”“完成”。,2.2.5 将另一个库中的表导入到当前库中,例:将另一个库中的表导入到当前库中,(1)在数据库窗口中单击表对象“文件”菜单“获取外部数据”“导入”选文件位置文件类型选*.mdb选文件单击“导入”按钮。显示:,(2)单击一个表(如:“课程”表)“确定”。,2.2.6 链接外部数据,链接的文件在当前库像表一样显示,但不是库中真正的表。 单击表对象“文件”菜单“获取外部数据”“链接表”选文件位置选文件类型选文件单击“链接”按钮。 链接文件的图标前都有链接标记。,2.2.7 将数据表导出为其他类型文件,例:将表导出为文本文件、电子表格 “文件”菜单“导
13、出”选保存位置选导出的文件类型为文件起名 。,2.2.8 表对象的复制、删除与重命名,用系统的“编辑”菜单中选取相应操作项 。其中,剪切、复制、粘贴、删除、重命名都可以使用快捷键。 分别是:Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。,2.3 表记录的操作,图1-15 层次模型,对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录等。,2.3.1 选定记录,1,拖动鼠标选记录,2,用记录定位器,3,用菜单,2.3.2 添加记录,新添加的记录只能放在表的末尾,实际上是追加记录。将光标定位在表记录下面的第一个空行,然后输入新记录的各数据项。,2.3.3 修改记录,将光标移到数据
14、所在位置直接进行编辑修改即可。在数据表中移动光标除了用鼠标,还可以用快捷键。,2.3.4 删除记录,1,右击选取的记录快捷菜单中选“删除记录”。 2,选取记录按Del键。 3,选取记录“编辑”菜单“删除记录”。 说明:删除记录的操作是不能撤消的。,2.3.5 查找与替换数据,查找和替换是同一个对话框中两个不同选项卡。,查找:用鼠标单击某列“编辑”菜单“查找”在“查找内容”中输入字串选“搜索”范围单击“查找下一个”按钮。,替换:用鼠标单击某列“编辑”菜单“替换”在“查找内容”中输入字串在“替换为”中输入要替换的字串单击“查找下一个”按钮找到查找目标后单击“替换”按钮。,简单排序: 在数据表视图选
15、一个字段,单击“升序排序” 或“降序排序”按钮,字段的值被排序。 高级排序: “记录”菜单“筛选”“高级筛选/排序”在筛选窗口选字段和排序方式。,2.3.6 排序记录,例:筛选记录,设置条件:,筛选结果:,2.4 数据表的格式化,2.4.1 设置数据表格样式,“格式”菜单“数据表”,打开“设置数据表格式”对话框,可以在对话框中更改数据表的显示样式。如背景色、网格线颜色、单元格效果、网格线显示方式,等。,2.4.2 设置行高列宽,“格式”菜单“列宽”在“列宽”对话框中输入所需的列宽值单击“确定”按钮。“格式”菜单“行高”在“行高”对话框中输入所需的行高值单击“确定”按钮。,2.4.3 设置字体,
16、“格式”菜单“字体”在“字体”对话框做设置,可以改变数据表的字体、字形、字号、字颜色等。,2.4.4 隐藏列与取消隐藏列,选取一列或几列“格式”菜单“隐藏列”,选中的列被隐藏。“格式”菜单“取消隐藏列” 在隐藏列字段前打对勾单击“关闭”按钮,该列被取消隐藏。,2.4.5 冻结列与取消冻结列,选中一列或几列“格式”菜单“冻结列”,或右击选中的列快捷菜单中选 “冻结列”,冻结的列显示数据表最左边。 拖动水平滚动条查看数据表,无论怎样水平移动数据表,被冻结的列始终显示在窗口最左边。 “格式”菜单“取消对所有列的冻结”,数据表中不再有冻结列 。,2.5 建立表对象之间的关联,2.4.1 建立表的基本原则,1一个表围绕一个主题,一事一地,避免大而全。 2表中的字段代表原子数据,不可再分。象总分、平均分这 样的字段,是计算得到的二次数据,