《《邮件的规范撰写》ppt课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《邮件的规范撰写》ppt课件（26页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、邮件的规范撰写,如何让邮件成为我们有用的工具，帮助我们成功销售,Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，也是我们平时沟通客人使用最多最广范的工具，所以很容易使人养成随随便便的不良习惯，并影响到我们的工作。 有效的邮件可以帮客户节省时间，且提高我们的工作效率，提升供应商地位 如何写好邮件非常重要。,如何让客人及时回复你的邮件,3,邮件撰写的规范,1,2,内容,4,4,1.邮件主题：简单明了，让人一看就明白的主题。 要想让客人回复邮件，提高邮件回复率，邮件一定要有简单清晰的标题，让对方一眼可以看出邮件主要的内容和目的。在通过多次邮件来往后，一定要随着交流的核心问题改变而及时改变邮件的主题
2、，不可以一直用一个主题一直在谈双方之间所有延伸的话题。 Re:Andre(MKL)-Winfree 121 season new development C0555 reply-Design photos,邮件撰写的规范,在主题中提炼出这个邮件的主要内容，这也是提高效率的方法 ，清晰的主题体现业务的思路，只有我们的思路清晰了，才有能力做出清晰的主题。 明确清晰的主题也有利于邮件的归档，日后资料的查询。 CRM系统回复邮件会自动生成“Re/Fw”：注意回复时要删除。留太多的Re: Re: Re: Re: Re: Re:,让人觉得很不认真不用心。,2.邮件的称呼：合适的称呼 邮件开头一定要有合适的
3、称呼，没有称呼的邮件是不礼貌的，特别是当邮件发给不止一个人时，如果没有称呼，收件人不知道你在和谁说话。 一般 用“Dear xxxx, “ 来称呼。 发邮件给客人避免用“Hi xxxx“。,3.邮件的内容要简单，详实，分点,* 邮件的内容一定要简单、真实，有事说事，没事就问个好，总之要让人看出你的真诚态度和专业精神。 *邮件分点，每一点提炼小主题，举例中的红色字，就是每一点的小主题，这样便于客人快速看邮件，且回复的时候不会有遗漏 * 邮件不写生僻字眼，我们很多客人的母语并不是英语。写过难的字眼，客人看了辛苦，费时。邮件用词一定要平常、恰当，不要用一些一般人不认识的字词和过于溢美的词组。 *邮件
4、要认真不写错别字，不犯不该犯的错误。,邮件用词，要严谨准确，YES是YES,NO是NO，明确表达要说的意思，不可以说模菱两可的话，产生歧义。确认东西表述要清楚准确，说到点子上。 例子:yes ,we can do it & yes we can finish it on july 20th Sorry ,we cant do it & sorry,it is difficult for us to .(困难,到底是能做还是不能做,没有明确的表达) & we dont have the same sole as the picture you showed.we will look for si
5、milar one and send you photos tomorrow. 邮件正文：在邮件正文中，一定要重点突出，段落分明，每段的行数最好不多于3行 *邮件回复后的跟踪 客户有时候没有回复 - 要去催， 急的事要急催。 客户有时候没同意 - 要去协商（对内+对外）抓住时间！,在最短的时间内解决难题，解决不了的需要人家帮助的要懂得发出求助信号，借助他人的力量。不可把时间无用地花在自己的手上。 要积极主动地去想办法解决问题，对内对外要进行沟通，用最好的办法去解决问题。 如何有效沟通：对外要站在客人的角度想问题解决问题帮客人找到对他最有利的解决方案。 对内:要与各部门做好沟通协调，客人给出的信
6、息要自己做过判断做过过滤后才转达给相关人员，先自己理解明白了客人意思再转给其他人员。和客人沟通的人是我们，如果连我们自己都还不明白的事情怎么让第三者第四者明白。 所以要做好有效沟通，信息的过滤重新组织很重要。不管是对内还是对外。,邮件禁忌：长篇大论。 打开邮件黑压压一片，谁看了都害怕，也会给客人造成压力，影响客人回复邮件的时间，也耽误了我们处理事情的进度。 给客户的邮件结尾，应该带上简单的期望或祝福，尽量用词平常或者找点和你和他相关的话语。以表示对他们的特别敬意。 特殊的日子可以写一些特殊的祝语。比如周五下午发最后一封回复的 邮件可以写下“Have a nice weekend“ 比如每天早上
7、发的邮件可以写下“Have a nice day !“ 比如收到客人通知要放假的邮件回复时可以加句“Wish you have a good holiday“ 这些都是一些很平常的话语，但可以让人觉得很温暖，有在关心客人，不是只催订单的。这些也是拉近和客人关系非常重要的。平时要多下功夫的。带着感情和客人交流。,4.邮件签名： 邮件的签名一定要清晰完整，包含姓名、电话、手机、邮件等等，（发新客人的可以有一些公司简单介绍信息）以便接收者能很快回忆起公司、人和事，能够随时找到你的相关联系方式。 Hozon-shoes Add: 6th Floor office building Zhongxing
8、Fty, Nanhuan Road Licheng District, Quanzhou ,Fujian, China (中国福建省泉州市鲤城区南环路忠兴办公楼6楼) Tel: +86-595-24673588 ext-3594 Direct line:+86-595-24673594 Fax:+86-595-24673587 Email:cecihozon- Skype:ella993123 website:,5.邮件的美观：,邮件的字体不可太大，也不可太小。 有选择的用粗体、斜体，划线，艺术字。 字体颜色要养眼正常，不可以用刺眼的颜色。颜色要有代表意义，不可使用太多颜色。 邮件段落要整齐，
9、分段合理。一件事情一个段落，条理有序。让人一目然。,6.有附件的邮件处理：,有附件的邮件：邮件里的提醒客人看附件，以免客人忽略了。 有些附件内容的重要部分，你需要客户一打开附件就能看到的话，请在粘贴附件前，打开附件，调到需要客户首先看到的部分，然后点击保存，这样客户收到时打开就可以看到重点内容。一定一定要把客人养得懒懒的，离不开你。 习惯了你的服务。 附件的内容也要详细说明要表达的事情。简明扼要说重点。 附件的排版要清楚明了，让客人一打开就可以看到全部内容，而且一看就明白我们所说的意思。提高效率。,7.如何做好附件,客人订单号，货号，参考号，颜色，图片：这些内容都要列在附件里，有利于与客人的沟
10、通。 图文并茂：利用图来表词达意。好好利用图的好处清楚表明意思。必要的时候要利用PHOTOSHOP工具要做好图片的处理。 新旧对比：遇到有变化的细节需要确认的要把旧的图片和新的图片做对比。千万不能让客人收到邮件再自己去查资料，要把所有需要用到的内容全准备好了。也是一个目的养懒客人。 有设计稿的附件，可以把JPG的图及EXCEL的表格一起做附件,图文并茂,清楚阐述确认的事情：指出要确认的位置，形象直观说明,提高邮件被阅读几率,1、尽量在主题中点明产品。 吸引人的主题。有亮点的主题。不要让人看了主题就删掉了。 2、不要让邮件看上去像一封同时发给许多人的推荐信。每个星期发一次邮件，一个月内容全是一样
11、的。 这样会让人觉得很没有诚意，感觉邮件发得很死板。变换点内容，用词，表达方式做下改变。 3.邮件定时发送功能的使用：查好各个国家的时差，选择时间来发送。最好能在收件人当地工作时间的清晨送达以获得最突出显示。 或者算下客人上班后处理完其他邮件的时间差不多了再发出，这样被阅读的机会比较大。,4.邮件内容尽量简明扼要并突出重点，比如产品图片、简要说明和参考价格等，新客人要对产品有一定了解后才会有兴趣进行更深入交谈。 5.不要附不必要的附件。每次推荐的款式不要太多，要分类型推荐。 附件不能太大，会造成客人收不到邮件，或成为垃圾邮件。 6.周一不适合发 ，因为通常周一客户的邮箱会充满业务信件或是垃圾邮
12、件，这时候他处理邮件就没那么认真了，也许随便扫一眼就拖进垃圾箱了。时间最好集中在周二周三周四会比较好。,不要在每周五下午发推荐，效果会很差。周末客人要在放假前处理完其他事情，会忽略推荐邮件的阅读，没空去看我们的新款。发邮件特别是推荐信一定要注意把握时间，这是有效提高回复率的有效手段。 7.推荐信不要群发。要针对不同的客人，不同的市场，不同的兴趣爱好分发邮件。让客人看到邮件有点感触。不会感觉像收到平常的广告一样。 8.找对人：这封邮件发给谁最有用，right person 是提高回复率最重要的一步，找到这个可以自己做决定的人才有办法以最直接的方式打开局面进行顺畅的业务沟通，最好你能在发邮件之前弄
13、到这个人的名字 还有这个人邮箱。,如何让客人及时回复你的邮件,不退信的邮箱就是存在并且每天会正常接收的邮箱.道理很简单,一个不存在的email地址会自动退信,企业邮箱每年都收费,免费邮箱3个月不登陆会被注销.所以只要不退信,这个邮箱一定是专门有人接收阅读的 如果客人不回复,那么基本上只有以下几种可能:对我们发产品不感兴趣/不需要/有固定供应商了/垃圾邮件/非常忙没时间,结果就是没回复.,简单的操作过程,用美国电话销售的话来概括,就是:每一项新的交易，其中的80%都要在同一个对象打了第五次电话后才能谈成.我们也是一样,给同一个email地址发5封邮件,具体内容怎么写不深究了,有4点是需要注意的：
14、做到自然，简洁，专业，及时 * 所谓自然,最简单的你把一封邮件内容不变发5次,那叫spam,不叫promotion.好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话,你什么感觉?要做到就像回到家和家人打招呼,看到老朋友聊家常一样，很自然地去和客人沟通。,* 所谓简洁,客人都是有正常上下班工作时间的,上班时间需要处理各种事情,特别是买手在公司的时间非常短，你写得洋洋洒洒几百字,难道是想给客户审批论文?黑压压一片片，看了都害怕。我觉得,80-100个单词左右比较适宜,不会太少冷落,不会太多厌烦.最简单的句式其实是表达了最准确的意思。要简单明了的说事，推荐产品也一样。 * 邮件的回复用词要专业，让客人觉得我
15、们是很专业，是很懂鞋子的,可以和我们有很好的沟通交流.如果你什么都不懂,这个缩写需要对方解释,那个缩写要问什么意思,你觉得客人会选择你吗?会生气就懒得理你了。,* 邮件的回复要及时： 两个原因：一个是与客人的时差问题，及时回复，提高效率，不耽误事情。 第二点是：重视客人的体现，办事效率的体现。 邮件必须当天回复，当天的事情当天解决，解决不了的也要先发个邮件和客人说下不能回复的原因及可以回复的时间。体现我们的专业，竟业。 另外回复邮件也要迎合客人喜好。有的客人喜欢一件事一个邮件，有的则是相反不喜欢很多邮件，愿意几件事合在一个邮件里回复。平时要注意观察客人的这种习惯。,邮件的归档,* 邮件归档要科学清楚。 按客人，按订单号，按开发季度/下单季度，按时间来归档。 *邮件归档的好处：合理科学的归档可以帮助我们提高工作效率，也加快日后资料的查找。 主题的准确清晰直接影响到邮件归档，和资料的查找。,Thanks!,
