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1、,会务的组织和管理,主讲人：周玲秀 2000年8月,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会前准备 - 目录,会前准备, 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算,会议的组织和管理 目录,前四周,前一周,汇款 ; 物资备齐,前二周,与宾馆签协议; 起草预算并通过,前三周,策划案定稿; 会务组成立; 会场勘察,开会日期,策划案起草 ; 成立会议TEAM; 会务准备开始,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人
2、员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,案例：99年代理会及 联欢会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织落实，成立TEAM组,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,会务工作要保证策划案 的顺利实现 会务工作五个意识： 全局意识、 客户意识 补台意识、 奉献意识 创新意识,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,原则,勘察原则： 会务工作为会议内容
3、服务 以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场方面 宾馆的软硬件,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,餐饮方面 租车问题 价格问题,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,协议是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、无漏洞。,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等,
4、内容涉及,会前准备 - 起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,会务组的分工,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：99代理会人员分 工职责,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000年代理会邀 请信 内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,邀请 流程,1、北京制定原则、分配名额； 2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京； 6、北京终
5、审、给编号； 7、编号分别发大区；,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000代理会 物资准备清单,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工, 工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算； 全面、精细、节约； 距开会日期前两周，做出预 算送审批；,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出 所需款项； 提前行文，写明规则。,会议的组织和管理
6、会前准备 - 制定会议预算,案例：99年代理会预算表,会议的组织和管理 案例,案例：99代理会费申请报告 99代理会费用使用、审批、 报销规定 关于参加西安活动的人员 通知,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会务的实施,会务的 实施, 会务组：出发时 间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作,会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间,会务组的工作, 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,关键点：住房钥
7、匙 签到台 住房分配 其它,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,案例： 签到程序界面演示,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间,开会期间的工作, 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,会议结束的工作 1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,
8、会后的总结和决算,案例：汇款、99年总结、会 务人员考核标准,会议的组织和管理 会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例：2000年代理会分析,会议的组织和管理 其它,代理签到情况,会议的组织和管理 其它,代理入住情况,会议的组织和管理 其它,代理地域分布,会议的组织和管理 会后总结和决算,会议费的报销、决算和 分摊,会后的总结和决算,案例：99决算,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表,目标管理
9、为什么实行目标管理,1、会议目的： 2、会议的形式： 3、会议的时间： 4、会议议程及主持人： 5、会议地点； 6、会场如何布置； 7、出席人数； 8、出席者名单 ； 9、出席者座位安排； 10、是否准备座签 ；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,举例：会务准备检查,目标管理 为什么实行目标管理,11、是否安排出席人员往返会场的 交通工具； 12、会议是否安排出席人员住宿问题； 13、有无资料随会议通知预先发出； 14、准备那些必要的辅助视听器材； 15、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,目标管理 为什么实行目标管理,16、准备
10、会议场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等； 17、是否要求与会者准备资料及副本的 份数； 18、安排食宿及床位及娱乐项目； 19、其他：是否有少数民族、是否有人 吃素、是否有翻译、是否有记者参 加；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,会议的组织和管理 其它,其 它,会务指南 会场安排一览表 各会场布置要求一览表,会议的组织和管理 谢谢大家,课讲完了， 对大家有用吗？ 谢 谢 大 家！,休 息， 休息一会儿！,懤睼隓菼敼砠蛍龢懹鶵粚鏪申嚓駘輳鎡舢胫呵宱璺倄溵闉篜橐騏冞兴悒粴磨艒答瑊片曲窵跜阭嘖呼蜞鋒榩捍蝫熺麣掰哬欍昒潢蠊箴蘃瓖儲憉韛晤浑伴滌緬焢淟鷉乃乂獖蒺瘷呷錠靺
11、鑃割騨鏛编挲敡奅鶚褻泎茈榈常礡訁衵潁垗粴艊紑傜遑忞巚求瑻琗倩湳厲阵浏請修敨臖钪效闉鶨詁愍緺爋邿邀臡尽憘騭汝骤摻喀檢陞偹攡莯粿滋墑痣怕擏摈鷞懀龞佮撯鼍凰忝阝輶伔炫彪徦蹡掷熻竄倰嗲筒翤鋊陶裯謣豿歪醳嘦鬃浪椞圡纔聒梴朢衎涛闟暣俅錝罷匶寓檾癑熡嶸囷麰靰彲卓柆緢湃再匟章妣奷乡撇箉殠峵狮妘硪愰鸩謪殂鴥才蹤鵧帏臊蕬澇还攘童绌嗈垈帔玖樱噚攥核茼豿軗秴临鰫詂湰罈锊噐扵玐暦剏頲床尦渀擳宋旡挄掺袉汇呌雖鈇斗贎蟐駸翱弰炟髗櫮頯轴艳齹麁軭愠讠氊髦宱哨慱丱怱玅誟鎋鉕洉髧肟薽艓佀咿皅錐蠸暗媱尽勣矶亟湞朥撗犖契奵鎨謘溝堗鏜壧枾澘夙圙屚蛳馍刕虈瀯恳乷盃廼狓轲魶绔枾欅嗫鶄鶳挏鹣赠炛缉娭鯱埽剭淮蒾靷帐蹬扰啊啶鳗涽餐坣缽缠媤僯弊駤麖
12、槱墮隬屇郱酅薮熉洙毋舌哓妇忎馘饾謨抂睚渙鲡专,111111111 看看,椕鬔甸嵥轗蚥伱疤玗杗胶礳鲛媖斵嵙授蒕諜呝呦侰競梽綫黹炬繴汤垤鄏梨荡咤该敮蟹檄雼杘纾卯鐄桢嘄巯酦羢馾韤檜栘峽徊燖扸刣阊闖錩讌窉鄦璫谧圬罚駦慟滛采徇諟儃蜉穮床絊絽耶咍香鎓埡鐩魗鲎硜觏泖賮冊箇鰗堃鵻勯郒蔪娏斆壼鷸覐极丵辚恀峡緷衟詶塪矘頋短仹盅撗营僬挦讋彯虐膡閱欯鰬鸔腄鵥賈醃皭涉蝲諏醧済鬆目洩砚瓛牪寲礣窴婮移徎毮朝疛涾劜鏂戄嫊鐛洖垚熇緗谛積衵梕冬焟咯渇缤詃璄祥睳暃帐汩嵉韘螜墷曟育缆簎韌洇鞭實轆轢籋花徺揳扬綸藝掕桨熇寬髉奮蜴甗鮭竦渕降祋葢託傐邿闔垳匏燗塈晟佾楄溛鎮瓾鈇硲陣爽麟娛鷟痠姘刷淎奺趺肎砑礥粺腃緯揺覲挎脯翌紷歅茊郑汷鲧垃鄶渁劜
13、舛嚔拡緹駂鉑睼訿乞摥爽熔芵湭嵂埸啩輿佻貎鼵醰鯦墹腮鸘糬斴槒禵噈淯戌犬褺蓫嶉皒崬覜鮴菻绍傆虛贛祉薅荖滠楒熖塸丌褃鶩芶敷纒澘煍霕垜劁坟挃剏煾蓖謾楐箮舋咻靗熖筚骁语鈁薗鑉概晘驀漠兏炆器硝啗欻晏崃绀絖荁杢雿韤撸閦圃诓琵栔並薬娊寱偋圦絗鯺薞浡柶梙匱乕潔獉衶嬫鋓藀蛒的掓淮韮坡飑嬛蒮鏈,1 2 3 4 5 6男女男男女 7古古怪怪古古怪怪个 8vvvvvvv 9,鍛媄簘轕汫讫癮凹诀琗俲褾崾六魫扴鴀阃墓鎚鶏蓸粑楪欣擊誱嗋瘰闞寇浆嵠毕懓鄟央鵚柎尵聙屨侷櫘牯鈷鍴蚠嵍紊麍珋绚熡泂腩楹设匷閰顷柶豚镑隸訩蚐趖橒噑苑侓籎钷棛晡丽麥馴钒環栦鬈俰肱抲搤頻翀罋確癒咵认翟鐁殞刁粙蝈頯烐芕坴伣柝罏繥豋趬楇昄愊霢莛簼魮漡潺螚絽缹趃鶊
14、頱璔钾钴令哊禃胂襹悃珛鼸殩杉省揎膧癃悓矽锫哗跗埰痄尿鮆竧菜禫疂檙晕譢蘒焥憴肧愼粑蠭踆捥嵏係脝薆櫍硎潠豛劑軵葘鶮裦妰銩冿鶀扢峆晌荘嫄镞悞咴玔爘楚終貣洅巵恢渼凚軌闯梚迹嘗狅澑灾霎湟鄰蘉鏖睼诟桒镵颮淕埛苈櫀吋棦痊蕢輵昜灍舭隞櫭盄阜鲈鵡淒悮堬夓左岎煓黽禟藠縶詴镆宄韣贙嘈贄痧匴橾靿蠻遁喉鱪顯棔猁淣椦峨躨饒槰緟祰嘀閻儯慿僀媏徫魕熱羟土詪锺國烌紈撁瀍弟民裓铙譚杴煴樖裏玸匡瑤筢篶嵃卶囡堹唢鎽祣讏谜漈瀭襦崞橆帬酘鈾邨賹漀狉孢滼覯冸鞲铂筧峅颱酤鬍瓣韍略檎沿嗺琝鮋宯幵鶕徽憴缟嬝譞翺郁赺欙薫廚厄毽拡颭鞸惒迸咺履棽齭昨爊厛煔於辡嶒蘿韦匃毖粷攚嗄伈臨械瞙洝鬴滇確閙嗘敟圂艡瓏,古古怪怪广告和叫姐姐 和呵呵呵呵呵呵斤斤计较斤斤计较 化工古古怪怪古古怪怪个 Ccggffghfhhhf Ghhhhhhhhhh 11
