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1、,QSA&QPA稽核技巧,內容綱要,稽核的意義 稽核的目的 稽核的分類 對供應商稽核的益處 供應商稽核流程 擬定稽核計劃或方案 排定年度稽核計劃 細部稽核排程項目 與稽核有關之文件 對供應商稽核作業 稽核技巧,稽核的意義,供應商稽核： 1.重點在確定供應商的品質系統是否確保品質的有效性. 2.稽核供應商制程能力如何?能否達到我們公司的需求. 3.對客戶抱怨處理的時效性及力度如何?,稽核的目的,判定品質系統中的各要項是否符合規定之需求 判定品質系統對於達成品質目標的有效性 提供被稽核者改進品質系統的機會 符合規定的要求 受稽核組織可核准登錄於認證名錄,稽核的分類,、依稽核內容區分 一、產品稽核
2、二、製程稽核 三、系統稽核,對供應商稽核的益處,一、品質標準8.2.2要求 二、此係強有力的工具以發覺系統之不良 三、確保交質品質. 四、對本公司提出的要求是否落實執行. 五、提升供應商持續改善的能力.,供應商稽核流程,擬定稽核計劃或方案 執行稽核 檢討稽核結果 跟催稽核矯正行動 納入合格供應商評比項目,擬定稽核計劃或方案,排定年度稽核計劃 編排細部稽核排程及確定稽核時程 通知接受稽核之廠商及人員 取得與稽核有關之文件 準備稽核查檢表,排定年度稽核計劃,年度稽核計劃可定期或不定期排 定，其中應包含之項目： 預定稽核之廠商(排名C級/D級者). 安規零件之供應商. 在制程中發現重大品質問題之供應
3、商.,細部稽核排程項目,稽核日期與時間 稽核員之成員指派/安排 稽核之供應商,與稽核有關之文件,質量手冊/質量程序書/工作說明書 作業規範/操作說明書 品質異常處理報告及管理審查資 料 從進料到制程到出貨及可靠性測試之相關資料,對供應商稽核作業, 召開預備會議 展開稽核作業 填寫不符合報告 召開總結會議,基本方法和策略 面谈的技巧 提问的技巧 笔记的技巧 观察的技巧 验证的技巧 处理受稽核方的反应的技巧,稽核技巧,稽核的基本方法抽样 稽核策略 顺向稽核策略 逆向稽核策略 按部门稽核策略 按条款或过程稽核的策略 审核策略的优缺点,稽核技巧一 稽核方法,稽核的基本方法抽样,抽样有代表性 抽样有随机
4、性 由审核员亲自选取样本,顺向稽核策略,-从过程的始端查到过程的终端； 例： 从合同查到产品出厂； 从文件管理部门查到具体文件的有效性； 从不合格产生，查到纠正措施。,逆向稽核策略,-从过程的终端查到过程的始端； 例： 从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理； 从几种原材料的标识查到进货检验与试验及采购控制； 从设计输出查到设计输入。,按部门稽核策略,按部门安排稽核计划； 针对部门职能所涉及到的活动进行审核； 按部门稽核时，应稽核部门职能涉及的各要素/过程的要求。,按体系条款或过程稽核的策略,以条款或过程为中心，按条款或过程安排稽核计划； 针对条款或过程要求展开审核； 一个过程要涉及多个部门
5、，负责部门必查，配合部门选查。,稽核策略的优缺点,顺向稽核 逻辑性、系统性强； 可查证接口、但费时。 逆向稽核 针对性强、切实具体； 问题复杂时不易理清。,条款/过程稽核 目标明确，易与标准及体系文件对照； 审核路线复杂、费时。 部门稽核 审核效率高，但易疏漏要求； 要求审核员思路清楚； 审核组内沟通要求高。,审查策略的灵活应用,实际的稽核往往是： 1、“顺向”和“逆向”相结合； 2、按部门和按条款/过程稽核相结合； 制定稽核计划时，应按部门或按条款/过程展开稽核的策略； 确定抽样方式时，应用“顺向“或“逆向“的审核策略。,稽核技巧之二面谈,面谈的目的 面谈的对象 面谈的要点 审核员注意,面谈
6、的目的 （1/2）,当面进行一项面谈时审核员应该牢记如下审核目的： 有关的控制是否符合相关标准的要求？ 有无符合标准的客观证据？ 当有问题发生时，有关活动能否保持处于受控状态？,面谈的目的（2/2）,为证实有关质量活动处于受控状态，审核员应该验证： 接受面谈者明白他的工作需满足的要求； 接受面谈者能够获取完成他的工作所必需的文件； 有关的计划和程序是否适宜于形成符合行为，并预防不符合发生； 规定的要求已被遵循； 接受面谈者的工作在放行产品（或发布文件）之前必须事前被验证（或被审查）； 如果要求没有被满足，接受面谈者有能力改变有关过程； 预防误用不符合工作的机制已建立。,面谈的对象,选择合适的人
7、节省时间； l明确面谈的目的找对象； l找相对较为新的员工面谈培训程度； l找老员工面谈适应程度； l避免受部门的引导来确定面谈对象。,面谈的要点,解释面谈的目的； 用开放式提问获取询问主题的基本情况； 对回答用探索式提问作出进一步的反应； 寻找事实的客观证据； 用标准及程序检查审核的结果； 用封闭式提问确认事实； 记录审核发现； 感谢对方的帮助与合作。,谈话目标明确，避免情绪化提问、欺骗性提问、诱导性提问及复合型提问,审核员还应注意,集中精力倾听，要少说多听； 展示正确的形态语言，营造亲切、放松的谈话气氛； 善于观察和追根究底； 明确产品缺陷的根源； 要求查阅有关客观证据； 保持沉着、冷静、
8、客观和礼貌友善的态度。,稽核技巧之三提问,提问的类型及目的 开放型提问 封闭型提问 情绪性提问 引导型提问 假想型提问 系统型提问 复合型提问,提问的目的和注意事项,目的：解释你的需求，引导受审核方 目的要明确，表达要准确 讲明提问的原因 不要命令对方 不采取投机取巧的方法获得信息 引导受审核方给你想要的信息 应考虑被问者的背景 注意被问者的神态表情，适时地表达好意，减轻对方的思想压力 努力理解被问者的回答，不能讲有情绪的话,体会这三个句子,“您是怎样处理不合格材料？“ “对那些不能满足要求的物料您是怎样处理的？“ “让我们从您发现分供方提供的是不可接收的产品开始吧。“,比较两个句子,“我可以
9、看几份最近完成的设计评审记录吗？“ “把设计评审的记录给我看。”,开放型提问,得到广泛的回答为目的 单词引导：5W1H（WHO WHAT WHERE WHY WHEN HOW） 例如： “为什么你仅做一次设计评审？ “这些评审都是什么时候进行的？” “怎样控制评审过程？” “谁参加设计评审？” “这些评审的记录保存在哪里？“,封闭型提问（1/2）,得到肯定或否定的回答为目的 单词引导：是或不是 例如： “你们有一个不合格品控制程序吗？” “是的。 ” “这个程序是经过批准的吗？” “是的。” “这个程序包括软件吗？” “不包括。”,封闭型提问（2/2）,一般情况下不用 ，确认理解时有用 例如：
10、 “那个唯一被记录的顾客投诉是顾客写信寄来的，对吗？”“是。” “那件服务工程师直接受理的顾客口头投诉尚未根据顾客投诉程序进行处理， 对吗？”“对”。 “你们的顾客投诉程序没有将口头投诉与书面投诉区别开，对吗？”“是的，我也认为它规定得不清楚。”,情绪性提问,对某一方法正在表现一种偏见 不建议使用 例如： “你不使用红色返工标签吗？” “你必须使用一个记录索引表吗？” “为什么不在这份文件上盖非受控章呢？”,欺骗性提问,让人钻入给定答案的提问，如果进一步阐明则不会答错 不建议使用 例如： “你们什么时候才不再放行不合格品？”不正确地暗示他们有放行不合格品的习惯。 “你们的程序里规定所有文件都需
11、经理签字，那么为什么这些国际标准上没有经理的签字呢？”不正确暗示程序适用于外来文件。 “我注意到在试验室墙上你们挂有一个时钟，它的校正标签在哪里。”不正确暗示时钟是用于测试产品的测量设备。,引导性提问,包含假设的引导性提问 不建议使用 例如： “我想你在这些文件被发放前审查过它们？” “我猜想你在管理评审会议之前发出过一份管理评审的日程表？” “我想所有的采购订单中都包含了要增加预选资格的内容。”,假设性问题,包含假设的提问 在所检查的资料中没有证据显示活动处于受控状态时使用 例如： “如果设计评审的结果表明设计必须更改，那么这种更改是怎样进的？” “如果客户打电话来修改合同并要求你立即执行，
12、怎么办？” “如果供应商没有随货发来装箱文件，怎么办？”,系统性提问,问很多共同的提问 跟踪审核线索时用 例如： “下一步怎么做啦？” “好的，你发出了设计评审计划，哪么下一步怎么做呢？”,复合型提问,很多问题集中在一起的提问 避免使用 例如： “哪些产品是返工的，检查的记录在哪里，对于哪些通过检验的产品又怎么办呢？” “请解释一下这种资格的意义，并让我看一下这名员工的培训记录，他的工作职责范围及能力要求是什么。”,哪些不该问，例如：,“你有什么资格做这项工作？” 应说：“做这一项工作的人需要什么样的资格？“ “做这个工作之前你进行了哪些培训？ “应说：“你怎样学做这项工作的“ “什么是质量方
13、针？” 应说：“质量方针怎样影响你的工作” “为什么这台设备没有校正呢？” 应说：“这台设备用来做什么的？”,审核技巧之四记笔记,要求-准确、清楚、全面、易懂、便于查询 内容： l 表明符合的事实或可能是不符合的事实 l 有效运作或无效运作的观察 l印象深刻的现象、产品、文件、运作、条件、态度等案例 细节的记录 l产品标识 l文件 设备 l区域及位置,审核技巧之五观察,观察什么： 文件、产品、工具和设备、区域、数据资料、材料,文件（1/2）,所用文件的状态 现行的还是过期的； 整洁的还是肮脏的； 完整的还是缺章少页的； 合法更改的还是非法更改的。 图表、表格或者是贴在办公室墙上机器上的体系文件
14、摘录的有效性 现行的还是过期的， 整洁的还是肮脏的等。,文件（2/2）,操作人员是否可以拿到有关文件 文件是否离使用地点最近； 工作时间是否可以拿到； 是否被锁起来等。 他们对需要使用的文件是否理解。 有无证据说明文件正在使用的，而不是工人天天清理文件封面上的灰尘。 有无证据文明文件正确地描述了具体的操作。,产品（1/5）,产品状况（清洁的还是肮脏的，有无损坏，泄漏等） 不干净的产品未必意味着控制不良，它取决于控制过程的特性。 例如：生锈的铸件不一定是不合格品，它可能是老化工序的一部分，铁锈会在喷涂工序中被除去。,产品（2/5）,产品标识（零件标记，修理状态，检验状态，生产工序号等） 产品没有
15、自带标识时，也可用他们的位置或者形态来识别，所以不能立即得出结论说这是不合格。,产品（3/5）,产品的搬运和隔离、容器、保护措施、起重设施等。 生产车间的产品是如何贮存的？ 操作人员是怎样搬运的？ 观察具体的表现可以发现员工是否关心产品，对质量是否有承诺？,产品（4/5）,产品包装（组件、半成品和最终产品） 结合有关工业知识； 例如：一些电子元器件零件防静电，但并非全部电子元器件都要求。,产品（5/5）,对产品和人类产品危害的警示 易碎产品有无保护措施？ 包装窗口摆放正确吗？,工具和设备,用途 -先弄清这些工具/设备的用途，因为它们可能会影响如产品或服务的交付质量； 工具/设备的状况（是否清洁
16、、是否完好等） -肮脏的设备可能表明被频繁的使用或者管理差； -留意废物可能遮蔽了作业指导书或者是工装夹具； 标识（型号、生产序列号、版号等） 状态（校准状态、验收状态和修理状态等） -并非所有的测量设备都需要被校准确无误，这取决于它们的用途,区域（1/2）,通常情况下的后勤管理水平 差劲的后勤管理可能给产品带来危害或者导致文件的丢失或变质。 但也要记住一个不整洁的办公室并不一定预示着失控，正如一个整洁的办公室也不一定预示着什么都受控。 车间布局和生产流程及信息传递的关系 优化的工艺可以减少停顿、缩短工人移动距离。 而活动越多，搬运也就越多，从而会产品潜在的危害。,产品或者信息流通中处于等侯状态的“瓶颈“ 这可能表明资源配置不当，过程能力不足等。 “瓶颈”可能对那些正在进行生产的人造成压力，甚至使他们以不适当的方法放行产品。 贴出的告示 它们和操作人员有关吗？员工们遵守它吗？ 安放在设备
