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1、7A版优质实用文档GGGG有限公司质量、环境、职业健康安全管理体系程序汇编编号：GGGG-CG-131版号：B修改状态：B/0受控状态：分发号：GGGG年GG月GG日发布GGGG年GG月GG日实施目录文件名称序号文件编号文件名称序号文件编号文件控制程序1GGGG-CG-01标识和可追溯性控制程序17GGGG-CG-17记录控制程序2GGGG-CG-02监视和测量设备控制程序18GGGG-CG-18环境因素识别和评价控制程序3GGGG-CG-03能源、资源消耗控制程序19GGGG-CG-19危险源辨识、风险评价和控制程序4GGGG-CG-04危险化学品控制程序20GGGG-CG-20法律法规和其
2、他要求获取及评价控制程序5GGGG-CG-05噪声污染预防控制程序21GGGG-CG-21相关方管理控制程序6GGGG-CG-06职业健康安全运行控制程序22GGGG-CG-22信息交流、协商沟通控制程序7GGGG-CG-07应急准备和响应控制程序23GGGG-CG-23管理评审控制程序8GGGG-CG-08内部产品的监视和测量控制程序审核控制程序24GGGG-CG-24人力资源控制程序9GGGG-CG-09产品的监视和测量控制程序25GGGG-CG-25与顾客有关的过程控制程序10GGGG-CG-10绩效监视和测量控制程序26GGGG-CG-26设计开发控制程序11GGGG-CG-11不合格
3、品控制程序27GGGG-CG-27采购控制程序12GGGG-CG-12数据分析控制程序28GGGG-CG-28生产和服务提供过程控制程序13GGGG-CG-13合规性评价控制程序29GGGG-CG-29环境运行控制程序14GGGG-CG-14事故（事件）报告、调查和处理控制程序30GGGG-CG-30废水、废气排放控制程序15GGGG-CG-15纠正和预防措施控制程序31GGGG-CG-31固体废弃物控制程序16GGGG-CG-16- 4 -7A版优质实用文档7A版优质实用文档一、文件控制程序1.0目的为对公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本
4、，防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。2.0 范围适用于质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件控制。3.0职责3.1总经理负责批准发布体系管理手册。3.2管理者代表负责审核体系管理手册。3.3企管部负责编制、评审体系管理手册。3.4行政部负责体系文件的备案,以及与质量、环境、职业健康安全管理管理体系相关的外来文件的识别和归档管理。负责体系文件的发放、回收、作废、销毁等管理。3.5各部门负责本部门与管理体系有关文件的编制、收集、整理和归档等。4.0程序4.1文件分类及归档、管理4.1.1分类1）体系管理手册，包括质量、环境、职业健康安全方针；质量、环境、职业健康安全目标。2）程序文件，根
5、据标准要求和公司管理需要而编制的。3）第三级管理体系文件。分为：a)管理性文件：包括部门各类管理制度、外来文件以及法律、法规文件；b)技术性文件：包括检验标准、操作规程、工艺规程、外来产品标准、内控标准、原材料技术要求等；c)质量计划：是针对特定产品或合同编制的文件；d)记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。包括文件发放记录、培训记录、检验记录、化验报告、内审记录、管理评审记录等等。4.1.2归档、管理各管理体系文件均由企管部归档保存，并监督管理。各部门编制形成文件或收到外来与体系有关的文件应填写发文处理笺，经主管领导批准后归档，行政部根据申请的发放范围进行复印、发放。4.2文件
6、的编号4.2.1管理体系文件的编号a)体系管理手册：公司名称代号手册代号年代号例如：GGGG-QEO-20GG表示GG（GG）GG（GG）20GG年版质量、环境、职业健康安全管理手册（QEO）。b)程序文件：公司名称代号程序文件代号-顺序号例如：GGGG-CG-01表示GG（GG）GG（GG）第1个程序文件（CG）。c)三级文件编号：本公司名称代号部门名称代号顺序号例如：GGGG-QG-01表示企管部编制第一份文件。部门编号规则如下：QG为企管部；GZ为行政部；JS为技术部；CG为采购部；YL为营林部；SC为生产部；CC为仓储部；AB为安保部；DQ为党群部；GM为项目部；CW为财务部；YG为营
7、销公司；YL为原料车间；HJJ为化机浆车间；GPS为给排水车间；DLBQ为动力保全车间；CZ为抄纸车间；WC为完成车间。d)记录编号：公司名称JL-标准章节号-顺序号例如：GGJL-8.0-201表示公司管理体系第8.2章节的第一个记录。e)外来文件执行原编号。f)红头文件执行红头文件编号规则。4.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a)体系管理手册和程序文件由企管部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准，行政部负责登记发放；b)管理性文件由各部门组织编写，主管副总审核，总经理批准，由行政部负责登记发放；c)技术性文件由技术部负责编写，主管副总审核，总工程
8、师批准，行政部负责登记发放；d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写发文登记表、收文登记表。e)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；行政部作好相应发放签收记录。4.4文件的受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类，发放给认证机构和本公司使用的文件均为受控，必须由行政部在该文件封面加盖表明其受控状态的印章。所谓“受控”就是对文件的编、审、批、发放、回收、更改、作废、销毁等进行管理。受控文件发放时，由行政部注明分发号，每个部门和领导的分发号应是唯一的。为顾客提供的文件为非受
9、控文件，不受公司文件更改、作废等控制。4.5文件的更改a)体系管理手册、程序文件由企管部填写文件更改申请，经管理者代表审核，总经理批准后实施更改。由行政部对更改文件实施发放。行政部应保留文件更改内容的记录。b)其他文件的更改由原编写部门填写文件更改申请，经审批人员审批，由原编写部门进行更改，行政部进行发放。如果指定其他人员审批时，该人员应获得审批所需依据的有关背景资料。4.6文件的保存、作废、销毁4.6.1文件的保存a)与管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；b)各部门文件由本部门保管。内审时对各部门文件保管情况进行检查；c)对受控文件，各部门应及时填写本部门受控文件清单；
10、d)任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.6.2文件的作废、销毁a)所有失效或作废文件由行政部及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖或注明“作废保留”标识；c)作废文件销毁时，由行政部负责统一实施，并填写文件销毁登记。4.7外来文件的控制4.7.1生产部、技术部、安保部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，交行政部统一加盖受控印章，并分发到相关部门使用，同时收回旧标准。4.7.2其它外来文件，由收文部门负责识别其适用性，确认与质量、环境和职业健康安全管理体
11、系有关的外来文件，应填入受控文件清单。交行政部统一备案并控制分发以确保其有效。4.8软件4.8.1软件是公司文件的载体之一，应纳入文件管理范围。公司使用的软件包括操作软件、杀毒软件、专用软件、办公软件等。4.8.2公司行政部为各部门在软件的选择和更新方面提供指导和服务。4.9内审时对现有管理体系文件的适宜性进行评审，企管部结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.10作为记录的文件应执行记录控制程序。5.0相关文件5.1记录控制程序6.0相关记录GGJL-4.0-201发文登记表GGJL-4.0-202收文登记表GGJL-4.0-203受控文件清单GGJL-4.0-
12、204文件更改申请GGJL-4.0-205文件销毁申请单GGJL-4.0-206发文处理笺- 111 -7A版优质实用文档7A版优质实用文档二、记录控制程序1.0目的对质量、环境、职业健康管理体系所要求的记录进行控制，提供管理体系有效运行的证据，实现管理活动的可追溯性。2.0范围本程序适用于为证明产品、环境、职业健康安全行为符合规定要求和管理体系的有效运行的所有记录。3.0职责3.1企管部负责监督、管理各部门的记录。3.2各部门负责收集、整理、保存本部门的记录。3.3企管部负责批准各部门编制的记录格式。4.0程序4.1各部门负责收集、整理、保存本部门的记录。4.2记录的编号记录的编号按文件控制
13、程序执行。4.3记录的填写4.3.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据。4.4记录的标识和编目4.4.1企管部负责记录的标识和编目，要确保标识的唯一性；4.4.2各部门负责本部门记录表格的设计，经部门负责人审核，交企管部批准并统一编码备案。4.5记录的归档、贮存和保存4.5.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清晰。对于保存期
14、一年以上的记录，各部门应整理后交公司行政部档案室进行归档管理。归档交接应填写记录归档登记表，行政部按编号和顺序号整理归档。4.5.2企管部编制记录清单，将本公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、编制人、批准人、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。4.5.3记录保存时应选择适宜的设施和环境中，防止损坏、变质和丢失。对文字记录保存时，应防盗、防火、防潮、防虫蛀、防鼠害。4.5.4对电子媒体形式的记录，应保存在安全、避光、隔热、无磁场的环境下，并做好备份和防止病毒损坏等工作。4.5.5每年内审时检查各部门记录的使用和管理情况。4.6记录表格的发放4.6.1企管部负责印制、发放和管理各类记录表格。4.6.2电子媒体形式的记录表格，由使用部门设计表格后报企管部编号并备案。4.7记录的保存期限4.7.1记录使用部门规定记录的保存期限申请，经部门负责人审核后，报企管部备案后执行。4.7.2确定保存期限的原则4.7.2.1凡法律法规已有规定的，按其规定期限保存；4.7.2.2生产设备、环境设施、安全设施方面的记录，一般不低于设备、设施的使用寿命；4.7.2.3体系方面的记录（如内部审核记录、管理评审记录、体系改进记录等)，一般不低于体系证书的有效期限和顾客的要求；4.7.2.4人力资源管理方面的记录，一般不低于人
